Fehlstart für elektronische Akte in Deutschland?

Die elektronische Akte ist hierzulande noch lange nicht Realität. Die wenigsten Entscheider aus den Verwaltungen und den Kommunen glauben daran, dass die Umstellung auf die E-Akte bis 2020 gelingt, so das Ergebnis einer aktuellen Studie.

Nur 20 Prozent der Entscheider in den Verwaltungen und zwölf Prozent der Kommunen sind von einer erfolgreichen Umstellung bis zu diesem Termin überzeugt. Das zeigt die Studie »Branchenkompass 2013 Public Services« von Steria Mummert Consulting, für die 100 Entscheider aus deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen befragt worden sind. Fast alle deutschen Verwaltungen wollen die Vorteile einer elektronischen Akte und der digitalen Vorgangsbearbeitung nutzen. 70 Prozent haben bereits in die E-Akte investiert, weitere 26 Prozent planen eine solche Investition kurzfristig. »Mit der E-Akte werden Informationen strukturiert abgebildet und sind leicht auffindbar. Erfahrungen aus zahlreichen Projekten zeigen, dass insbesondere die strukturierte Ablage von Informationen einen bedeutsamen Beitrag auf dem Weg zur »vernetzten Organisation« leistet. Wissensprivilegien, die über viele Jahre nach dem Prinzip »Teile und herrsche« das Arbeitsleben bestimmt haben, gefährden die Umsetzung moderner Formen der Arbeitsorganisation und gehören der Vergangenheit an«, sagt Axel Drengwitz, Principal Consultant und Experte für die öffentliche Verwaltung bei Steria Mummert Consulting.

Teilerfolge im Bereich der elektronischen Akte wurden durchaus erzielt: So geben 78 Prozent der befragten Entscheider in deutschen Verwaltungen an, mit E-Government bereits beschleunigte interne und externe Arbeitsabläufe erreicht zu haben. Unterschiedlichste Objekte werden digital miteinander verknüpft, so dass Anwender eine schnelle, ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhalten. Ein weiterer wichtiger Treiber für die E-Akte ist der Studie zufolge die

Archivierung und die damit verbundene Revisionssicherheit. Denn öffentliche Verwaltungen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und gleichzeitig Vertraulichkeit gewährleisten. Nicht zuletzt erübrigen sich durch die platzsparende elektronische Aufbewahrung große staubigen Archiven. »Darüber hinaus ermöglicht das Durchbrechen der Vorgangssicht oder der chronologischen Heftung einer konventionellen Papierakte völlig neue Such- und Analysemethoden«, so Drengwitz.

Bis alle diese Vorteile überall genutzt werden können, wird allerdings noch einige Zeit vergehen, da die Behörden bei der Einführung der E-Akte weitgehend noch am Anfang stehen. Nur jeder fünfte Befragte geht von einer erfolgreichen Umsetzung des Paragraphen 6 des E-Government-Gesetzes aus. Nach Einschätzung der Befragten ist für das schrittweise Vorgehen bei der Umstellung mehr Zeit erforderlich als die vom Gesetzgeber für Bundesbehörden in einer Soll-Vorschrift verankerte Frist bis 2020. Vor allem technische Hürden stehen dem Erfolg im Weg. Immerhin 86 Prozent aller Behördenentscheider müssen nach eigenen Angaben noch Medienbrüche und Schnittstellenprobleme bewältigen. Die Hälfte der Entscheider klagt außerdem über mangelnde interne Akzeptanz.

Das soll künftig besser werden. Die Grundlagen des E-Government-Gesetzes schaffen zumindest in Teilbereichen der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung Rechtssicherheit. »Auch das Bundesministerium des Innern hat durch die Neufassung des Organisationskonzepts »Elektronische Verwaltungsarbeit« einen wichtigen und zentralen Beitrag für eine Renaissance der E-Akte geleistet. Nutzerorientierte und anforderungsgerechte E-Akten-Systeme werden zukünftig im Zusammenspiel mit traditionellen und modernen Methoden der Softwareentwicklung sicherstellen, dass konzeptionelle Fragestellungen verstärkt auf Basis von Systemen und praktischer Erprobung erarbeitet werden», sagt Drengwitz. Zeit strikter Vorgangsbearbeitungssysteme, die lediglich eine Papieraktenführung nachbildeten und Arbeitsabläufe in vielen Fällen für die Nutzerinnen und Nutzer nur verkompliziert hätten, sei endgültig vorbei.