Finanzamt ist den Unternehmen auf den Fersen
GoBD-Richtlinie greift seit Jahresbeginn
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Aufbewahrungsfristen beachten
Wenn bei Geschäften kein Bargeld im Spiel ist, sollten sie laut der neuen Regelung innerhalb von zehn Tagen buchhalterisch erfasst werden. Ist im EDV-System eine periodische Erfassung solcher Vorgänge vorgesehen, reicht die Einbuchung bis zum Ablauf des jeweiligen Monats, wobei sichergestellt werden muss, dass die Unterlagen bis dahin nicht verloren gehen, etwa durch Ablage in besonderen Mappen oder laufende Nummerierung aller ein- und ausgehenden Rechnungen.
Je nach Art der steuerlich relevanten Daten müssen diese sechs oder gar zehn Jahre aufbewahrt werden. Wichtig dabei: Die Fristen starten erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Abschlussbericht aufgestellt wurde. Anschließend dürfen die Daten nur vernichtet werden, wenn sie nicht mehr für steuerliche Zwecke benötigt werden. Unternehmen müssen zudem Kontrollen wie beispiels-weise Zugangsprüfungen, Abstimmungskontrollen bei der Datenfreigabe oder Schutzmaßnahmen gegen Verfälschung von Dokumenten oder Programmen einrichten, damit die Ordnungsvorschriften eingehalten werden können.
Werden steuerlich relevante Dokumente elektronisch aufbewahrt, müssen Unternehmer eine Verfahrensdokumentation gewährleisten, welche die eigentliche Erfassung, die eingesetzte IT, getroffene Sicherheitsvorkehrungen und die Protokollierung der Zugriffsberechtigungen umfasst.
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