E-Mail-Software
Out-of-Office-Manager für Microsoft Exchange
Ein Tool, mit dem sich die Benachrichtigungs- und Weiterleitungsfunktionen von E-Mails unter »Exchange« auf einfache Weise verwalten lassen, hat CI Solutions entwickelt.
Mit dem »Out-of-Office-Manager« (OOF) können sich Benutzer, etwa Abteilungsleiter oder Sekretärinnen, die Abwesenheitseinstellungen von Kollegen und Vorgesetzten zentral anzeigen lassen und diese bei Bedarf ändern.
Das ist beispielsweise dann notwendig, wenn ein Mitarbeiter diese Einstellungen nicht selbst vornehmen kann, etwa weil er erkrankt ist oder überraschend eine Dienstreise antreten musste.
Ohne Hilfsmittel wie OOF ist es in solchen Fällen notwendig, die E-Mail-Weiterleitung direkt am System des betreffenden Users zu ändern, vorausgesetzt, dieser hat seine Login-Daten bei einem Kollegen hinterlegt. Wenn nicht, muss der Systemverwalter ran.
Der Benutzer kann seine Termine im Voraus eingeben und Zeiten definieren, in denen die E-Mail-Weiterleitung aktiviert werden soll. OOF schaltet dann die Abwesenheitsfunktionen automatisch ein.
Für jede Benutzergruppe, die in Active Directory festgelegt wurde, lässt sich eine dynamische Vorlage erstellen. Diese kann etwa so aussehen: »Ich bin vom 14. Mai bis zum 25. Mai nicht im Haus. Ihre E-Mails werden in dieser Zeit an Michael Müller weitergeleitet.«
Die Termine lassen sich auch in einen öffentlichen Exchange-Kalender einspeisen und dort anzeigen.
Die Software kann so konfiguriert werden, dass Absender von Nachrichten täglich eine Abwesenheitsnotiz erhalten – so lange, bis der Empfänger wieder erreichbar ist. Exchange belässt es bei einer einmaligen Benachrichtigung des Senders.
Out-of-Office-Manager kostet in der Grundversion für bis zu 100 Postfächer rund 250 Euro. Die Ausgabe für 1500 E-Mail-Postfächer schlägt mit circa 1000 Euro zu Buche.
Eine voll funktionsfähige Demo Version für zehn Postfächer steht auf der Web-Seite von CI Solution zum Herunterladen zur Verfügung.
