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Prozessoptimierung mit Dunkelverarbeitung

7. August 2013, 13:11 Uhr | Karl-Peter Lenhard

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Dunkelverarbeitung erhöht die Produktivität

Bei der Verarbeitung folgen die unterschiedlichen Dokumente einem logischen und zum Teil automatisch unterstützten Prozessschema. Zunächst wird das Eingangsdokument mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition) erfasst. Dabei wird das Dokument als Text- oder Bilddokument erfasst und abhängig von der Dokumentenart klassifiziert. Im nachfolgenden Schritt werden mit den Vorgangsinformationen erste Daten extrahiert. Dokumente mit einem höheren Grad an Dokumentenstruktur erreichen eine bessere Extraktionsgüte. Die größte Herausforderung für Anbieter von Posteingangssystemen stellt jedoch die Extraktions-Qualität dar. Speziell, wenn Daten automatisch an Drittsysteme auszulagern sind, kann es hier zu Fehlern kommen. Als nächstes werden alle Dokumente, die bei der Extraktion nicht eindeutig erfasst wurden, manuell nachbearbeitet. Zuletzt wird der zugrunde liegende Geschäftsvorfall abschließend in ein Bestandssystem übertragen und/oder ein Organisationsprozess ausgelöst (Export).

Bei einem hohen Aufkommen von strukturieren Dokumenten sind die Vorteile einer automatischen Verarbeitung immens und erreicht gute Quoten in der Dunkelverarbeitung. So kann ein nicht unerheblicher Teil der eingehenden Postdokumente nach Dokumententyp und -inhalt vorklassifiziert werden. Mitarbeiter profitieren von einer beschleunigten Verteilung von Geschäftsvorfällen und können die Bearbeitungszeiten senken. Zudem lassen sich einzelne Geschäftsvorfälle priorisieren und nachverfolgen. Mit der kürzeren Bearbeitungszeit sinken auch die Kosten für die Verarbeitung und somit die Betriebskosten. Mittel- bis langfristig ermöglicht der Einsatz eines solchen Systems auch ein effizienteres Monitoring. Prozess-Indikatoren lassen sich messen, Informationen aufbereiten und auch gesetzliche Vorschriften wie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPDU) werden eingehalten.