E-Mail-Fluten
So behalten Unternehmen den Überblick
In vielen Firmen ist die E-Mail schon längst kein reines Kommunikationsinstrument mehr, sondern hat geschäftsrelevante Bedeutung. Das führt auch dazu, dass in Unternehmen immer mehr elektronische Nachrichten versendet und empfangen werden. Auf diese Entwicklung sind jedoch noch lange nicht alle Betriebe eingestellt.
Denn die Entwicklungen erfordern spezifische Regelungen für den Umgang mit der elektronischen Nachricht. Dennoch haben nur knapp zwölf Prozent der Unternehmen haben eine verbindliche Regelung für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails, so das Ergebnis einer Umfrage von Iron Mountain und TNS Emnid, für die Entscheider aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung befragt worden sind. Die Unternehmensverantwortlichen müssen sich der Herausforderung stellen, geschäftsrelevante Inhalte für interne und externe Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen. Hinzu kommen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Regelungen wie der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) oder den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS). Deshalb stehen Unternehmen zunehmend in der Pflicht, ein professionelles E-Mail-Management einzuführen.
Auch die Menge an elektronischen Nachrichten erfordert ein professionelles E-Mail-Management. So erhalten Mitarbeiter in großen Unternehmen, vor allem in der Dienstleistungsbranche, heute bereits mehr als 150 E-Mails am Tag. Analysten erwarten einen Anstieg bis 2012 auf täglich 200 E-Mails im Durchschnitt. Die Masse an elektronischen Nachrichten ist aber nicht nur ein Stressfaktor für Mitarbeiter, wie ein Drittel der Befragten beziehungsweise 40 Prozent der Umfrageteilnehmer im Industriesektor zugeben. Vielmehr stoßen das Wiederauffinden von Mails, das Backup und letztendlich die Leistungsfähigkeit von E-Mail-Systemen an ihre Grenzen.
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