Wenn Kernsysteme fremd gehen

Enterprise-Resource-Planing-Systeme, kurz ERP, bilden in vielen Unternehmen das Herz der Informationsverarbeitung. Darüber werden Kernprozesse wie die der Produktionssteuerung, Warenwirtschaft, Logistik und Finanzbuchhaltung absolviert.

Ob das ERP-System in Eigenregie betrieben oder besser ausgelagert werden sollte, darin sind sich viele Unternehmensentscheider uneins. Doch die Schar derer, die ihr ERP-System extern von einem Service-Provider betreiben lassen, wächst.

In Westeuropa ist der Markt für IT-Outsourcing im Jahr 2006 um 7,5 Prozent gewachsen. In den kommenden Jahren bis 2011 erwartet das Marktforschungsinstitut IDC ähnlich hohe Steigerungsraten. In Deutschland sieht das Analystenhaus Gartner das Umsatzvolumen in diesem Marktsegment bis 2010 sogar um jährlich 8,6 Prozent wachsen. Externe ERP-Services machen den Löwenanteil dabei aus.

Für die Hinwendung der Unternehmen zu extern gehosteten ERP-Systemen gibt es viele Gründe. Ganz oben auf ihrer Entscheidungsliste stehen die Kosteneinsparungen, die sie gegenüber dem ERP-System in Eigenregie erreichen können. Sie resultieren aus vielen Faktoren. Da ist beispielsweise die effizientere Aufstellung des Service-Providers. Er bedient über die gehostete ERP-Installationsbasis viele Kunden. Er kann demzufolge seine Leistungen wirtschaftlicher als das Unternehmen selbst erbringen.

Die Virtualisierung und Dynamisierung wichtiger IT-Ressourcen beim Dienstleister wie Verarbeitungs-, Speicher- oder Netzkapazitäten trägt zusätzlich zu Kosteneinsparungen bei. Der Abruf solcher Dynamic-Services orientiert sich damit flexibel an vorhersehbaren saisonalen Geschäftsentwicklungen ebenso wie an nicht vorhersehbaren Geschäftsverläufen. Einschub: Durch eine flexible Bereitstellung von Services aus einem virtuellen IT-Ressourcen-Pool heraus sparen Unternehmen bis zu 30 Prozent der Kosten ein.

Sie bezahlen nur, was sie an IT-Ressourcen für beispielsweise die dynamischen SAP-Leistungen beanspruchen. Anders beim ERP-Eigenbetrieb: In diesem Fall muss das Unternehmen seinen IT-Einsatz zur eigenen Ablaufsicherheit an den Lastspitzen ausrichten, also überproportionieren. Das ist gleichbedeutend mit höheren Systeminvestitionen sowie mehr Betriebs- und Wartungsaufwand. Der akute IT-Fachkräftemangel tut sein Übriges dazu, auf personelle Entlastung durch ERP-Hosting zu sinnen. Zumal in diesem Fall das Unternehmen notwendige Innovationen rund um das ERP-System nicht selbst voran treiben muss.

Die Globalisierung des Marktes fördert die Bereitschaft, ERP-Dienstleistungen auszulagern. Der Service-Provider agiert ohnehin als Mittler zwischen den lokalen Firmennetzen. Wieso ihm also nicht im Geschäftsverbund zusätzlich die Verantwortung für die ERP-Systeme übertragen? Dieser Schachzug hat für das räumlich expandierende Unternehmen den Zusatzvorteil, dass über den Dienstleister als Mittler der ERP-Einsatz einfacher und schneller ausgedehnt werden kann. Das erspart dem Unternehmen vor Ort viel IT-Personal, weil der Service-Provider die ERP-Services ausrollt, danach die erweiterte ERP-Installation betreibt und wartet. Aber: Kein Dienstleister kann alle ERP-Leistungen allein in alle Winkel der Welt voranbringen und anschließend betreuen. Deshalb ist es für das Unternehmen entscheidend, wie eng der Service-Provider und seine Partner zusammen arbeiten und in wie weit der Provider in der Ausführungsverantwortung für sämtliche Leistungen steht.

Allerdings fordert der Bezug externer ERP-Services den Unternehmen eine weitgehende Vereinfachung und Harmonisierung der Gesamtinstallation sowie der darüber abzuwickelnden Geschäftsprozesse ab. Denn nur unter dieser Voraussetzung zahlen sich solche Dienste für beide Seiten aus. Eine weitgehende Vereinfachung und Harmonisierung der ERP-Installation lohnt für beide Seiten aus einem anderen Blick heraus: Nur so ist und bleibt das Gesamtsystem überschau- und beherrschbar. Außerdem können solche Dienste besser verrechnet, also unternehmensintern den Kostenverursachern zugewiesen werden. Die sogenannte Standardisierung des IT- und darüber des Geschäftsauftritts über vorkonfektionierte externe Services liegt deshalb voll im Trend. PAC (Pierre Audoin Consultants) räumt diesen Services von 2008 bis 2010 ein Umsatzwachstum von über 30 Prozent ein.

Trotz der vielen verheißungsvollen ERP-Perspektiven: Die Entscheider in den Unternehmen sollten genau prüfen, in wie weit der Dienstleister die Kosteneinsparungen an seine Kunden weiter gibt. Das können sie nur, wenn sie sich der Kosten des ERP-Eigenbetriebs bewusst sind, künftige Entwicklungen und Erweiterungen eingerechnet. Dafür, wiederum, muss das Geschäftsprozess-Soll feststehen, um davon das genaue Anforderungsprofil für die Ausschreibung ableiten zu können. So sollte der Anbieter Service- und Geschäftsprozess-Optimierungsvorhaben uneingeschränkt folgen können. Erst dann kann im vollen Kosten-/Leistungsbewusstsein eine fundierte Entscheidung für den einen oder anderen ERP-Dienstleister getroffen werden.