Um Document-Control-Services für den Server-Einsatz hat Workshare ihr Dokumentenkontrollsystem Workshare 5.1 erweitert. Die Client-Software beherrscht nun zudem den Abgleich von Word-zu-PDF- und PDF-zu-PDF-Dokumenten.

Workshare Professional von Workshare enthält in der neuen Version 5.1 eine Server-Komponente, die den sicheren Umgang mit Dokumenten in vernetzten Umgebungen wie Intranets und Extranets ermöglicht.

Die servergestützten »Document-Control-Services« arbeiten mit vorhandenen Dokumentenmanagementsystemen, Portalen oder Microsoft-Sharepoint-Umgebungen zusammen. Unabhängig von der Client-Software stellen sie Dienste für den Vergleich von Dokumenten und das Auditing bereit.

Workshare hat zudem die Client-Software erweitert. Sie bietet jetzt einen PDF-zu-Word- und PDF-zu-PDF-Vergleich unter Microsoft Office. Zur Bearbeitung von PDFs lassen sich diese auf Knopfdruck in ein Word-Dokument umwandeln. Aus Microsoft Office heraus können die Anwender sichere PDF-Dateien erstellen, ohne die Bürosoftware zu verlassen.

Web-Services als Grundlage

Bei den Document-Control-Services handelt es sich um Web-Services auf Grundlage von Microsofts .NET. Sie stehen auf der Server-Komponente der Workshare-Lösung bereit und bieten Funktionen für den Dokumentenvergleich und die Protokollierung von Änderungen an Dokumenten.

Workshare protokolliert Veränderungen an
Dokumenten, etwa hier unter Office 2007.

Eingebunden in bestehende Dokumentenmanagementsysteme und Portale lassen sich mit ihrer Hilfe komplette Arbeitsabläufe für die Dokumentenbearbeitung organisieren.

Änderungen werden protokolliert

Durch die zentrale, vom Client unabhängige Verwaltung von Dokumenten können mehrere Personen gleichzeitig an einem Schriftstück arbeiten. Workshare Professional 5.1 protokolliert automatisch, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Dies ist ein »Muss«, um Compliance-Vorschriften zu erfüllen.

Nach Angaben von Workshare hilft die Integration in Microsofts »Office SharePoint Server 2007« bei der Einführung papierloser Extranets. Sie erlauben es Arbeitsgruppen, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, etwa im Rahmen von Projekten.

Eine weitere Neuerung in Workshare Professional 5.1 ist die »One-to-Many«-Vergleichsfunktion. Mit ihr kann ein Hauptdokument problemlos mit einer Vielzahl von Versionen verglichen werden, die von mehreren Absendern stammen. Diese Funktion kommt besonders Unternehmensabläufen zugute, in denen mehrere Bearbeiter ein Dokument über zahlreiche Überarbeitungszyklen verändern.

Schutz vor Informationslecks

Fester Bestandteil der Professional-5.1- Suite ist eine Technik, die vor Informationslecks schützt (»Information Leak Prevention«, ILP). Sie verhindert, dass Dokumente versehentlich an nicht autorisierte Empfänger versendet werden, entfernt versteckte Metainformationen und blockiert nötigenfalls die Speicherung auf mobilen Datenträgern wie USB-Sticks und iPods.

Auch beim Erstellen von PDF-Dateien werden sensible Informationen angezeigt und auf Wunsch entfernt oder geschwärzt.

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