„Die Mitarbeitenden melden sich, buchstäblich im Vorbeigehen, mittels Transponder am System an und ab.“

connect professional: Was sollte eine Zeiterfassungslösung minimal bieten?

Ehlers: Die Lösung sollte Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen können. Die erfassten Daten gilt es dann auch DSGVO-konform zu speichern. Eine möglichst einfache, intuitive und barrierefreie Bedienung stellt sicher, dass der Zugang zur Lösung gegeben ist. Darüber hinaus sollten Änderungen im System jederzeit transparent und nachvollziehbar bleiben, um einen Vertrauensverlust gegenüber der Lösung zu verhindern. Auch spezielle Exportfunktionen für die Lohnabrechnung und das Reporting sollten vorhanden sein. Nicht zuletzt sollte es unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten für die verschiedenen Gruppen von Mitarbeitenden geben – zum Beispiel für Teilzeitbeschäftigte.

connect professional: Das ist sozusagen das Pflichtprogramm – und die Kür?

Ehlers: Je mehr Individualisierungsmöglichkeiten eine Lösung bietet, desto hochwertiger ist sie. Mehrere Erfassungsmethoden – zum Beispiel via App, Terminal oder Web – sorgen für eine größere Flexibilität bei der Nutzung. Hilfreich ist auch eine Offline-Funktion mit Synchronisation, sodass beispielsweise das Ein- und Austragen unabhängig von der Netzabdeckung vorgenommen werden kann. Automatische Regeln für Pausen und Arbeitszeitgrenzen erleichtern ebenfalls die Nutzung. Integrierte Freigabeprozesse – etwa für Urlaubsanträge – gehören ebenso zu den zeitgemäßen Features. Auch individuelle Rechte und Zugangsbeschränkungen sollten festlegbar sein.

connect professional: Welche Voraussetzungen muss die Lösung bieten, damit auch hybrid Arbeitende ihre Zeit erfassen können?

Ehlers: Verschiedene Zeiterfassungsmethoden müssen vorhanden und miteinander kombinierbar sein. Zum Beispiel sollten sich Mitarbeitende morgens im Büro einstempeln und nachmittags von unterwegs ausstempeln können – auch im Offline-Modus. Zur Unterstützung von Hybrid Work sollte die Anwendung auch Abteilungen abbilden können, sodass unabhängig vom Arbeitsort jederzeit Transparenz darüber besteht, wer aktuell anwesend ist. Darüber hinaus muss die Lösung im Homeoffice einfach zu bedienen sein und die volle Funktionalität bieten.

connect professional: Utax hat mit Utax Zeitblick eine eigene Lösung? Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen dafür erfüllen?

Ehlers: Mit UTAX Zeitblick kann die Zeiterfassung direkt am Multifunktionssystem erfolgen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Lösung auf einem HyPAS-fähigen MFP installiert ist; HyPAS steht dabei für Hybrid Platform for Advanced Solutions. Als cloudbasierte Lösung kann UTAX Zeitblick aber auch via Browser im Homeoffice oder unterwegs am Smartphone genutzt werden, um hybride Arbeitsweisen zu unterstützen. Durch eine orts- und zeitunabhängige Nutzung eignet sich UTAX Zeitblick ideal für hybride Teams. Unabhängig davon, auf welchem Weg die gesetzeskonforme Arbeitszeitdokumentation genutzt wird, erfolgt sie stets bei höchster Sicherheit: Alle Daten werden in Deutschland gehostet und verschlüsselt übertragen. Auch Updates werden automatisch aufgespielt, sodass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt. Darüber hinaus bietet UTAX Zeitblick umfangreiche individualisierbare Konfigurationsmöglichkeiten, zum Beispiel für Arbeitszeiten, Pausen oder Berechtigungen. Projektzuordnungen sind ebenfalls möglich und werden oft nachgefragt.

connect professional: Welche Erfahrungswerte haben Sie hier? Welches Feedback von Unternehmen nach Einführung?

Ehlers: Unsere Fachhandelspartner und deren Kunden spiegeln uns, dass der große Mehrwert von UTAX Zeitblick darin liegt, dass es eine integrierte Lösung ist. Indem die Zeiterfassung über die bereits vorhandenen MFP erfolgen kann, ist ein Rollout schnell, unkompliziert und kosteneffizient möglich.

connect professional: Haben Sie ein konkretes Beispiel?

Ehlers: Ein aktuelles Anwenderbeispiel ist das IHK Bildungszentrum Halle-Dessau: Dort erfolgt die Zeiterfassung direkt am MFP. Die Mitarbeitenden melden sich, buchstäblich im Vorbeigehen, mittels Transponder am System an und ab. Die erfassten Daten werden sicher über die Cloud verarbeitet und Nutzer können ihre Zeiten direkt am MFP oder via Browser einsehen. Zwei Aspekte überzeugen das IHK BIZ besonders: Zum einen, dass die Lösung kosteneffizient – ohne zusätzliche Hardwareinvestitionen oder aufwendige bauliche Maßnahmen – umgesetzt werden konnte. Zum anderen, dass das Personal den neuen Prozess mit vertrauten Geräten im Geschäftsalltag erledigen kann. Dies trug dazu bei, dass die Umstellung zügig verlief und die neue Lösung schnell akzeptiert wurde. Darüber hinaus konnte das IHK BIZ mit dem UTAX Partner zusätzliche Arbeitsprozesse im Rahmen der Lösung individualisieren. Auf Wunsch wurden beispielsweise Urlaubsanträge als durchsuchbare PDF-Dokumente integriert. Die Anträge können über UTAX Zeitblick direkt in das eigene Dokumentenmanagementsystem hochgeladen und durchsuchbar abgelegt werden. Nur ein Beispiel für die ehemals papierbasierten und zeitaufwändigen Verwaltungsprozesse, die nun digital ablaufen.