Datenschutz, Bitkom
Praxisleitfaden: Das Verfahrensverzeichnis
Unternehmen müssen umfangreichen datenschutzrechtlichen Transparenz- und Dokumentationspflichten nachkommen. Dazu hat der Bitkom eine Neuauflage seines Praxisleitfadens mit Anwendungsbeispielen und Musterformularen veröffentlicht.
Das "Verfahrensverzeichnis" ist laut Bitkom das zentrale Instrument der betrieblichen Datenschutzbeauftragten zur Umsetzung der Transparenzpflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetz. Der Hintergrund dazu: Laut Gesetz kann jeder Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten von ihm verarbeitet werden.
"Das Verfahrensverzeichnis dient dazu, Privatpersonen, Geschäftspartnern oder den Datenschutzbehörden Auskünfte über die Verarbeitung erteilen zu können", sagt Susanne Dehmel, Bitkom-Geschäftsleiterin Datenschutz und Sicherheit. "In dem Verzeichnis sind alle Vorgänge dokumentiert, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden." Dies kann je nach Unternehmensgröße und Geschäftsfeld neben Personal- und Kundendaten auch Zulieferer und Dienstleister betreffen, so der Hightech-Verband.
Der aktualisierte Leitfaden soll Datenschutzbeauftragten von Unternehmen und anderen Organisationen Hinweise geben, wie sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden können. Neben Erläuterungen und Praxisbeispielen zu den gesetzlichen Vorgaben werden die einzelnen Schritte bei der Führung des Verfahrensverzeichnisses dargestellt. Die Autoren des Leifadens sind nach Angaben des Bitkom Datenschutzbeauftragte aus der IT-Branche mit langjähriger Praxiserfahrung.
Die Experten geben Hinweise zur Aufsichtspraxis der Datenschutzbehörden und zur aktuellen Rechtsprechung. Sie empfehlen eine Dokumentation der Datenverarbeitung entlang der Unternehmensprozesse. Da nach dem Abschluss der EU-Datenschutzreform weiterhin umfangreiche Dokumentationspflichten bestehen werden, stellt der Leitfaden auch mit Blick auf die kommenden Änderungen eine gute Grundlage für die Arbeit der betrieblichen Datenschutzbeauftragten dar, so die abschließende Empfehlung des Bitkom.
Der Leitfaden kann kostenfrei auf der Website abgerufen werden.
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