Kosten sparen durch neue Infrastruktur
Utax modernisiert Dokumentenmanagement bei Medizinspezialist
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Nur zwei Mitarbeiter für den Rollout
Insgesamt 36 Systeme im Office-Umfeld wurden ausgetauscht. Darunter Abteilungsdrucker für Einkauf, Service, Versand und Geschäftsleitung, zentral positionierte Geräte für die Allgemeinheit sowie ein leistungsfähiges DIN-A3-Farb-System mit mehr Funktionalitäten wie Heften und Falzen, um Handbücher produzieren zu können. Gesteuert wird die Outputlandschaft über das Fleetmanage-ment-Tool Utax smart. Scan-Workflows auf den DIN-A3-Systemen, die mit Leerseitenerkennung und Duplex-Scannen ausgestattet sind, ermöglichen die schnelle Erfassung von Dokumenten. Durch ein Update von NSi Auto-Store wurden neue Archivierungsabläufe möglich.
Der eigentliche Rollout der neuen Outputlandschaft beim Kunden wurde von nur zwei Saueracker-Mitarbeitern geleistet. Dadurch, dass alle Systeme bei Saueracker mit allen relevanten Daten vorkonfiguriert worden waren, standen sie beim Rollout betriebsbereit an der Rampe. Die Experten hatten dabei auch Adressbücher und Einstellungen übernommen. In einer Remote-Session waren alle Druckertreiber auf dem IBA-Server vorinstalliert und den User-Profilen zugeordnet worden. Auch die neue Version von NSi AutoStore war bereits aufgespielt. Der Systemwechsel fand nach dem Rendezvous-Verfahren statt, es wurde also blockweise Stellplatz für Stellplatz das alte Outputgerät ab- und das Neue aufgebaut. Insgesamt benötigten die involvierten zwei Techniker dafür effektiv weniger als vier Stunden, so dass der Kunde keine nennenswerten Ausfälle zu beklagen hatte, alle Mitarbeiter von IBA Dosimetry konnten gleich weiterarbeiten.
»Dokumentenmanagement war ja nicht neu für uns. Jetzt aber können wir deutlich mehr und haben Arbeitsabläufe gestrafft«, sagt Scheffler. Mit dem Scan-to-Folder-Workflow kann jede Abteilung beim Einlesen der Dokumente einen Ablagevorgang mit einem Knopfdruck erledigen. »Ob Geschäftsführung, Product Lifecycle Management, Inside Sales oder Public, jeder hat seinen Ordner«, so die IT-Chefin. Die MFP-Systeme für Unternehmensleitung und Personalabteilung verfügen zudem über sichere Druckfunktionen, die verhindern, dass Papiere mit vertraulichem Inhalt offen im Ausgabefach liegen. Erst nach der Eingabe einer PIN wird der Ausdruck aktiviert.
- Utax modernisiert Dokumentenmanagement bei Medizinspezialist
- Nur zwei Mitarbeiter für den Rollout
- 20 Prozent der Kosten eingespart
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