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Portable Datei-Management-Tools - Teil 1

Werkzeugkasten für die Schattenplatte

22. Mai 2015, 6:00 Uhr | Dr. Johannes Wiele/jos

Große USB-Platten als Backup- und Datenaustausch-Medien sind auch aus professionellen Umgebungen nicht wegzudenken. LANline testet portable Tools, die Daten begleiten können. Nach den Suchwerkzeugen in den vorangehenden Folgen steht nun die Startplattform "Portable Apps" auf dem Prüfstand, die Viewer, Datei-Manager, Synchronisationssoftware und andere Helfer auf einem Datenträger bequem zur Verfügung stellen kann.

Administratoren sollten sich nichts vormachen - die "dicke" USB-Platte an sich ist keineswegs ein Medium, auf das nur Privatanwender vertrauen. Vertriebsmitarbeiter und Berater etwa, die die Niederlassungen ihres Arbeitgebers nur selten sehen und nicht immer auf Backup-taugliche Online-Verbindungen vertrauen können, Angestellte in externen Büros mit wenigen Mitarbeitern und andere Profis kopieren wichtige Informationen durchaus nicht immer auf Netzlaufwerke und in die Cloud, sondern sehr oft viel lieber auf einen USB-Speicher mit einer Kapazität zwischen 500 GByte und 3 TByte.
Backup ist dabei die eine zentrale Aufgabe, Datenweitergabe im Team die andere. LANline testet daher in einer kleinen Serie Werkzeuge, die sich zusammen mit den Nutzdaten auf entsprechende USB-Speicher kopieren lassen und die ohne Installation auf möglichst vielen PCs laufen, an die solch eine Platte dann angeschlossen wird. Zunächst haben wir in Ausgabe 1/2015 und 2/2015 Such-Tools mit und ohne Indexierung unter die Lupe genommen. In diesem Beitrag geht es nun um andere Werkzeuge, die für die Arbeit mit großen, unstrukturierten Datenbeständen nützlich sind - Viewer, Datei-Manager, Transfer-Tools und Software, die für die Ordnung auf dem Massenspeicher sorgt.
Den Anfang macht dabei die Windows-Welt, weil das Microsoft-Betriebssystem den Einsatz von portablen Programmen vergleichsweise einfach macht und weil deshalb eine große Auswahl an zuverlässig einsetzbarer Software dieser Art existiert. Für Linux gibt es inzwischen zwar ähnliche Angebote. Diese haben jedoch nach wie vor einen Exoten-Status (siehe dazu auch den bereits erwähnten Docfetcher-Test). Linux-Portables verdienen deshalb einen eigenen Beitrag, der den Schluss dieser kleinen Serie bilden wird.
Portable Anwendungen lassen sich unter Windows durch Doppelklick auf eine EXE-Datei einfach starten, ohne dass sie zuvor installiert und registriert sein müssen. Will der Nutzer allerdings eine ganze Sammlung solcher Tools verwenden, muss er auf dem Ziel-Massenspeicher eine Vielzahl von Ordnern anlegen - für jedes Werkzeug mit seinen Unterordnern einen. Darin ist dann jeweils die richtige ausführbare Datei aufzurufen - ein unübersichtliches Verfahren. Hinzu kommt die Problematik, fällige Aktualisierungen im Blick behalten zu müssen.

Programmstarter mit zentralem Menü
Der Programmstarter "Portableapps" (siehe Kasten) automatisiert die beschriebenen Vorgänge. Er speichert auf einem beliebigen Medium eine "Start.exe", die nach dem Aufruf untergeordnete Anwendungen wie ein zweites Windows-Startmenü verwaltet und zugleich für die Aktualisierungen sorgt. Zusammen mit dem Starter steht auf der Website des zugeordneten Internet-Projekts ein respektabler Software-Pool frei zugänglicher, ebenfalls kostenloser Programme zur Verfügung. Alle Anwendungen - meist Varianten wohlbekannter Freeware-Software - lassen sich zentral gesteuert und automatisiert installieren, gegebenenfalls auch wieder deinstallieren und darüber hinaus auf genau auf die gleiche Weise aufrufen wie im Windows-Startmenü.
Damit bietet das System exakt diejenige Bequemlichkeit, die dem Konzept portabler Applikationen sonst fehlt. Aus diesem Grund konzentriert sich diese Folge der Testserie auf den erwähnten Starter und prüft ihn auf Praxistauglichkeit.
Download und Installation des Starters funktionieren von unseren Test-PCs aus (zwei Windows-7-Geräte mit 32-Bit- und 64-Bit-Windows und ein älteres XP-Notebook) genau so reibungslos wie eine gewöhnliche Windows-Programminstallation. Das Setup-Programm bietet die Einrichtung auf einem externen Speichermedium als Standardvariante an, beherrscht jedoch auch die Unterbringung auf Cloud-Laufwerken, die explizite Unterbringung in einem wie auch immer gearteten Laufwerksverzeichnis und einen Modus, bei dem der Starter gewissermaßen wie normale Software im Betriebssystem verankert ist. Im Testfall, der Installation auf einer USB-Backup-Harddisk, landet der Starter binnen Sekunden erfolgreich auf der angeschlossenen USB-Platte - und zwar, weil so gewünscht, als "Start.exe" im Wurzelverzeichnis.

Bequem starten - wie direkt unter Windows
Nach dem Doppelklick auf dieses Programm erscheint ein Startmenü, das dem von Windows auch optisch stark ähnelt. Es bietet verschiedene Designs, lässt sich nach einem Klick auf den rechten oberen Bereich des Menüs mit einem individuellen Bild ausstatten und verankert sich je nach Wunsch durch einfaches Verschieben am Bildschirm rechts unten oder in einer beliebigen anderen Ecke. Über den Menüpunkt "Anwendungen - Weitere Anwendungen" lässt sich anschließend eine Funktionsliste öffnen, die den Zugriff auf den Software-Pool des Starters freigibt. Wer sich hier - vorzugsweise über den Unterpunkt "Nach Kategorie" - umschaut, findet eine ganze Reihe von verbreiteten Programmen aus der internationalen Freeware vor, die allesamt bereits für den portablen Einsatz optimiert sind.
Darunter finden sich System-Tools jeglicher Art, Bürosoftware, Kommunikationsprogramme, Entwicklungswerkzeuge, Grafiksoftware, Musik- und Video-Apps, Security-Werkzeuge, Viewer, Spiele und so weiter - mit allseits bekannten Highlights wie etwa Libre- und Open Office, Thunderbird, allen bekannten Browsern, Team Viewer, Skype, Kompo Zer, GIMP und Photo Filtre, CDEx, VLC und Ghostscript.
Was man in seine portable Umgebung installieren oder deinstallieren möchte, lässt sich hier auswählen und vollautomatisch downloaden und einrichten. Gibt es Besonderheiten bei der Lizenzierung einer bestimmten Software, weist das System darauf hin. Der Starter hält die gesammelten Anwendungen anschließend aktuell, indem er bei jedem Aufruf zunächst auf Aktualisierungen prüft und diese gegebenenfalls zum selbsttätigen Update anbietet.
Der Starter und die installierten Programme hatten im Test keinerlei Probleme damit, abwechselnd auf 32-Bit- und 64-Bit-Windows-7-Rechnern und an einem alten XP-PC zu laufen. Das ganze System funktioniert darüber hinaus offenbar auch an PCs, die mit einer eher restriktiven (Unternehmens)-Policy ausgestattet sind, wobei Programme, die Administrationsrechte fordern, nach der Eingabe des entsprechenden Kennworts fragen.

Automatische Updates und Sicherheitsgedanken
An dieser Stelle verbirgt sich ein - wenn auch moderates - Sicherheitsproblem: Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Administrationsrechte auf seinen PCs und eine freizügige Verwendung des USB-Ports zugesteht, was ja durchaus nicht immer eine falsche Vorgehensweise ist, können die Anwender mittels Portable-Apps-Starter auf außergewöhnlich einfache Weise Programme verwenden, die das Unternehmen nicht kennt und folglich auch nicht freigegeben hat. Selbst vor dem Hintergrund, dass die üblichen Sicherheitsschranken wie Personal Firewall und Virenschutz dabei keineswegs umgangen werden, sollte sich der Anwender der Problematik dieser Konstellation bewusst sein. Konkret: Auf einem Firmen-PC sollte er die Portable-Apps-Plattform samt den portablen Applikationen nicht ohne Rückfrage bei der zuständigen Administration einsetzen.
Ein weiterer Sicherheitsaspekt: Der Testerfahrung nach stehen die Updates der portablen Versionen bekannter Programme mit maximal ein- bis dreitätiger Verzögerung zu den Standardvarianten zur Verfügung und lassen sich zuverlässig aktualisieren, ohne dass individuelle Einstellungen verlorengehen.
Eines allerdings sollte der Anwender der portablen Versionen es sich zur Gewohnheit machen, stets zuwarten, bis ein Update vom Portable-Apps-Programmstarter angeboten wird, und nur bei extrem gefährlichen Sicherheitslücken auf Update-Hinweise in den Programmen selbst reagieren (etwa bei Thunderbird oder Firefox). Eine Aktualisierung aus dem jeweiligen Programm selbst heraus kann im Einzelfall Probleme verursachen, da dann möglicherweise eine nicht für den portablen Einsatz optimierte Version zum Einsatz kommt.

Der Starter allein ist nicht alles
Für die Verwendung als "mitreisender Werkzeugkasten" auf einer externen Datenplatte bieten sich Programme aus den Kategorien Dateianzeige ("Viewer"), Festplatten-Reorganisation ("Defragmentierung"), Datei-Management, FTP, sicheres Löschen, Komprimierung und Synchronisation an. Die Auswahlliste der Plattform enthält dazu Programme wie Filezilla, 7-Zip, Freefilesync, Ultradefrag, Eraser, Foxit Reader, Freecommander, Xnview und so weiter. Deren Einrichtung und Verwendung klappt auf Anhieb, auf die einzelnen Tools geht die nächste Folge der Serie ein.
Portable Programme wie das bereits von LANline getestete Such-Tool "Docfetcher", die nicht zum Portable-Apps-Software-Pool gehören, lassen sich übrigens ganz einfach in dessen Startmenü einbinden: Man kopiert das Programmverzeichnis einfach zwischen die der vom Starter selbst angelegten Unterverzeichnisse für portable Programme, sodass die entsprechende "EXE"-Datei auf gleicher Verzeichnisebene liegt. Das Icon der Software taucht nach einem Neustart von Portable Apps dann automatisch im Menü auf.
Dann lohnt sich ein weiterer Blick den Optionen des Starters selbst. Wie das Windows-Startmenü bietet er zusätzlich den direkten Zugriff auf Datendateien - allgemein via "Dokumente" oder unter den Kategorien "Musik", "Bilder" und "Videos". Diese Verweise führen allerdings zu den gleichen Fundorten wie die gleichlautenden Einträge im Windows-Startmenü. Wer beispielsweise erreichen will, dass er durch einen Doppelklick auf eine Bild- oder PDF-Datei nicht das Programm automatisch öffnet, das im Betriebssystem des Hosts der entsprechenden Dateiendung zugeordnet ist, sondern eines aus der Portable-Suite, muss einen anderen Weg gehen; dazu mehr in der nächsten Folge. Auch "Suchen" öffnet die bekannte Standard-Windows-Funktion. "Optionen" bezieht sich auf das Look-and-Feel des Starters und seinen Zugriff auf den zugeordneten Software-Pool. Interessant ist noch die Funktion "Sichern", die ein komplettes Backup der Portable-Apps-Umgebung oder einer gesamten externen Harddisk erlaubt, auf Wunsch komprimiert. Auch an dieser Stelle muss sich der Nutzer allerdings überlegen, ob nicht ein eingebundenes Synchronisierungs-Tools bessere Dienste leistet.

Fazit
Die Portable-Apps-Plattform bewährt sich als Startbasis für portable Programme, die einen Datenbestand auf einer externen Festplatte begleiten können. Die integrierten Funktionen allerdings sind rudimentär - zum richtigen Werkzeugkasten wird das System erst durch die geschickte Auswahl der Einzel-Tools.