Auf gute Zusammenarbeit

Auf gute Zusammenarbeit (Fortsetzung)

Chargenverfolgung kein Problem
Mit der Richtlinie EG 178/2002 hat die Europäische Union der gesamten Lebensmittelindustrie strenge Qualitätsauflagen gemacht. Auch das Fischtiefkühlkost Unternehmen steht in der Pflicht, jederzeit jeden Produktbestandteil bis zu seinem Ursprung nachweisen zu können. Das soll ermöglichen, zum Beispiel im Fall einer Schadstoffbelastung, sämtliche betroffenen Produkte so schnell wie möglich aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei sind es nicht nur die Mengen des eingeführten Fischs, die in der Warenwirtschaft der Sage Office Line nachgehalten werden müssen. Dessen Lieferungen werden zunächst in Teilmengen aufgeteilt, die wieder nach Verarbeitungstag und -schicht unterschieden werden. Alle diese Daten erhalten eine eindeutige Bezeichnung, die das Produkt bis zum Endverbraucher begleitet. Die Vielzahl weiterer Zutaten, von den Gewürzen bis zu den Verpackungsmitteln, laufen mit ihren Bezeichnungen beim jeweiligen Copacker zusammen. Dort wurde schon mit der Auftragsbestätigung gegenüber Frost & Frisch dem Fertigprodukt eine Chargennummer zugeteilt. Alle Informationen werden in die Warenwirtschaft des Systems übernommen, archiviert und sind dadurch jederzeit auch historisch abrufbar. Der Verbraucher findet schließlich auf jeder einzelnen Packung der Tiefkühlkost diese Nummer, aus der sich im Reklamationsfall sämtliche Zutatenchargen lückenlos ermitteln lassen.
Angesichts dieser ausgereiften Systeme machte Frost & Frisch im letzten Frühjahr sogar einen Härtetest unter Aufsicht des Veterinäramts Bielefeld. Dieser sollte zeigen, dass im Fall der Fälle der Krisenplan wirklich funktioniert. Diese Einstellung ist im Kundenmanager der Software-Lösung hinterlegt, wo sämtliche Ansprechpartner mit allen Details erfasst sind und auf Knopfdruck informiert werden können. Beim simulierten Alarm dauerte es nur drei Stunden, bis eine vollständige Dokumentation über Herkunft und Verbleib der kritischen Produkte vorlag, alle Beteiligten über den Sachstand informiert waren und die nötigen Maßnahmen bis hin zur Entfernung aller verdächtigen Packungen aus den Tiefkühlregalen eingeleitet waren.

Schnelligkeit und ­Liefertreue als Ziel
Gemeinsam müssen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung aber auch in der alltäglichen Arbeit in der Lage sein, die komplexen Geschäftsprozesse im Netzwerk aus Kunden und Lieferanten umfassend abzubilden und zuverlässig abzuwickeln. Denn die Vorlaufzeit soll, von der konkreten Bestellung mit Mengenangabe bis zur Auslieferung an den Handel, nicht länger als sieben Tage sein, einschließlich zwei Tagen für die Logistik. Daher sind so viele Schritte im System automatisiert.
Mit der Eingabe der Daten in der Auftragserfassung wird sofort ein Produktionsauftrag an den oder die Copacker erzeugt. Auf Basis der aktuellen Bestände werden die nötigen Bestellungen an die Lieferanten elektronisch erzeugt. Um die vereinbarten Liefermengen und -Termine sicherstellen zu können, muss der Frost & Frisch Manager die Abwicklung des Kundenauftrags durch die Lieferanten laufend überwachen.
Office Line wird ebenso bei der Pflege der Lagerbestände mit den jeweiligen Reichweiten in der Warenwirtschaft eingesetzt. Das Unternehmen aus Bielefeld hat für jedes Produkt die benötigten Mindestbestände definiert, und das System meldet zum Beispiel automatisch, wenn diese kritischen Grenzen in Sicht kommen.
Die Standardauswertungen der Sage Office Line dienen Frost & Frisch als Quelle für ein Paket an Controllingsmöglichkeiten. Im Mittelpunkt steht dabei die Deckungsbeitragsrechnung. Die Kunden werden jeweils als Profit Center betrachtet. Den Umsätzen werden zunächst die Materialeinzelkosten in echten Preisen gegenüber gestellt. Die Auswertung bezieht hierfür gleitende Durchschnitte vom Warenwirtschaftsmodul, die für jeden einzelnen Auftrag abgerufen und in der Analyse einzeln zusammengefasst werden. Kundenspezifische Konditionen, Fracht- und Lagerkosten sind im System hinterlegt und werden direkt auf den jeweiligen Kunden gebucht.
Nach diesem Deckungsbeitrag  werden die weiteren Kostenstellen nach zugeordneten Ausgaben oder nach festgelegten Schlüsseln auf die Kunden verteilt. Durch diese gestufte Betrachtung haben der zuständige Manager und die Geschäftsleitung genauen Einblick in die Ertragskraft der jeweiligen Kundenbeziehungen.
Ergänzend führt das Unternehmen auch für jeden Artikel eine Deckungsbeitragsrechnung durch. Die Unterscheidung nach Kunden und Artikeln steigert die Transparenz. Außerdem bieten sich Möglichkeiten, aktuell die Kosten im Auge zu behalten und strategisch die ertragsstärksten Felder anzupeilen.
Der standardisierte Wareneinsatz zu mittleren Einkaufspreisen wird automatisch in allen Ergebnisdarstellungen verbucht. Damit operiert Rolf Dopheides gesamtes Rechnungswesen, so nah am betriebswirtschaftlichen Ergebnis wie möglich, um eine gute Beziehungen zur Hausbank zu haben.

Gutes Rating dank ­transparenter Daten
Das schlanke Geschäftsmodell bringt eine minimale Mittelbindung im Anlagevermögen mit sich. Finanzieren muss Frost & Frisch vor allem die Anzahlungen für gelieferte Rohwaren, die aktuellen Bestände an unfertigen und fertigen Waren und die Forderungen an die Abnehmer. Dafür sind ein robuster positiver Cash Flow, und eine zuverlässige Bankverbindung nötig. Denn die Hausbank steht seit der Gründungsfinanzierung im Hintergrund mit Kreditlinien parat, um Schwankungsbreiten im Geschäft notfalls abzufedern.
Einmal im Monat präsentiert der Geschäftsführer seinem Bankbetreuer die aktuellen Zahlen. Nach dem Abschluss der Konten zum Vormonat hat er alle benötigten Auswertungen auf Knopfdruck aus der Office Line erhalten und bereits im Unternehmen diskutiert. Punkt für Punkt wird das aktuelle Monatsdossier mit Betriebswirtschaftlicher Auswertung (Soll-Ist-Vergleich, Vorjahreswerten), Offene Posten- und Saldenlisten und Ausblick diskutiert.

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