Elektronische Datenerfassung vor Ort senkt die Verwaltungskosten

Elektronische Datenerfassung vor Ort senkt die Verwaltungskosten Bei der Registrierung von Parksündern im sächsischen Flöha hat der Einsatz eines mobilen IT-Systems die Verwaltungsabläufe vereinfacht und die Kosten verringert.

Die Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten im ruhenden Verkehr geht oft mit einem hohen Verwaltungsaufwand einher. In der sächsischen Kreisstadt Flöha sind solche Mühen jetzt dank eines elektronischen Stifts Historie. Der IT-Dienstleister T-Systems unterstützte mit einem Angebot namens »Paper, Pen & Phone« die Stadt bei der Einführung. Nun sind dort die Zeiten vorbei, als die Politessen die Verwarnungsbelege mit einem Kugelschreiber ausfüllten und später im Büro die erfassten Informationen zusätzlich in den PC eingaben. Der Einsatz der mobilen IT-Lösung hat den Verwaltungsaufwand drastisch reduziert. Eine wesentliche Rolle spielt dabei ein mobiles Datenerfassungsgerät: ein elektronischer Stift mit der Bezeichnung P3, der einem Kugelschreiber ähnelt, aber ungleich mehr leistet.

Erfreuliche Zuschüsse für das IT-Projekt Im Spätsommer 2006 erfuhr das Ordnungsamt Flöha von der Möglichkeit, den elektronischen Stift einzusetzen, und zeigte sich interessiert daran. Nicht zuletzt deshalb, weil die Option bestand, für ein entsprechendes Projekt Fördermittel des Bundeslandes Sachsen zu erhalten. Die Stadt stellte den erforderlichen Antrag bei der Sächsischen Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung (SAKD), der Anlaufstelle für sächsische Kommunen, die sich um finanzielle Beihilfe für innovative IT-Projekte bewerben wollen. Als im Herbst 2006 der Zuschlag für die Fördermittel kam, war die Freude im Ordnungsamt groß und man ging mit Elan an das Projekt. Katrin Jope, die bei der Stadt Flöha die Sachgebiete Ordnung und Verkehr leitet, fasst die wichtigsten Anforderungen zusammen, die die Kommune an die neue Lösung stellte: »Unser Gemeindevollzugsdienst sollte die Möglichkeit erhalten, ohne großen Schulungsaufwand die Arbeit vor Ort mit dem elektronischen Stift und einem entsprechenden Formular zu erledigen. Ein wichtiger Aspekt war auch, dass die Zweiterfassung der Daten am PC weg­fallen sollte.« Nach knapp fünf Monaten war das Projekt bewältigt. Auf einen einmonatigen Testbetrieb folgte die Produktivschaltung der neuen Lösung, wobei die Umstellung den Verwaltungsangestellten relativ leicht fiel. »Kleinere technische Probleme im Testbetrieb haben die Mitarbeiter nach kurzer Zeit überwunden«, sagt Jope. Zudem sei es gelungen, die bei technischen Neuheiten üblichen Bedenken recht schnell durch die vielen Vorteile des elektronischen Stifts auszuräumen. Die im Rahmen gehaltenen Kosten und die Zeitersparnis erwiesen als überzeugende Argumente für den Einsatz.

1. Elektronische Datenerfassung vor Ort senkt die Verwaltungskosten
2. Erfassung der Parksünden per IT-Stift
3. Geregelter Workflow im Ordnungsamt