Optimierte Haushaltsplanung

Durchgängige IT-Unterstützung

Ziel des Projekts ist es, das Haushaltsaufstellungsverfahren im BMI softwaregestützt umzusetzen. In einem ersten Schritt sollen behördenintern die Titelverwalter ihre Ansätze über anwenderfreundliche Masken eingeben können. Die Anmeldungen werden dann ebenfalls IT-gestützt von den jeweiligen Haushaltsreferaten abgerufen, geprüft und überarbeitet. Anschließend wird daraus der Beitrag zum Haushaltsvoranschlag als Report erzeugt und im Moment noch papiergebunden an das BMI übermittelt. Ein weiterer Schritt soll der digitale Austausch des Beitrags zum Haushaltsvoranschlag zwischen BMI und den Pilotbehörden im Geschäftsbereich sein. Welche Optimierungspotenziale die Haushaltsplanung allein innerhalb der Behörden bietet, zeigt ein Blick auf das bisherige Verfahren in der FH Bund. Bislang wird hier der Prozess weitgehend über Office-Produkte, insbesondere Word und Excel, abgewickelt. Für die Anmeldung hat das Haushaltsreferat den Titelverwaltern die Vorjahres- und Ist-Daten in spezifischen Word-Vorlagen zur Verfügung gestellt. Über diese Vorlagen erfassen die Titelverwalter ihren jeweiligen Beitrag zum Haushaltsvoranschlag. Das Haushaltsreferat führt dann die einzelnen Voranschläge in einer zentralen Excel-Datei zusammen und überträgt die Begründungen in die vorgegebenen Titelblätter (Word-Dateien). Aufgrund mehrerer behördeninterner Abstimmungsrunden muss dieses Verfahren wiederholt und damit auch die Anpassungen dokumentiert und verwaltet werden. Dann kann erst der endgültige Beitrag der FH Bund dem BMI für die erste Verhandlungsrunde übermittelt werden. Der Prozess der Haushaltsplanung ist mit einem erheblichen Erfassungs- und Pflegeaufwand und damit einer hohen Fehleranfälligkeit verbunden. Denn ohne eine durchgängige, datenbankbasierte IT-Unterstützung muss manuell verdichtet werden. Veränderungen der Ansätze, die sich auf andere Bereiche auswirken, müssen händisch nachgepflegt werden. Auch gibt es für die Titelverwalter keine wesentlichen unterstützenden Plausibilitätsprüfungen, die offensichtliche Fehleingaben verhindern helfen. Außerdem ist das Verfahren wenig transparent: Die Beteiligten arbeiten mit der Überarbeitungsfunktion an zentralen Dateien, so dass sich die Historie sowie einzelne Planungsstände nur mühsam er­schließen. Das Resultat dieses Ab­stimmungsprozesses wird vom Haushaltsreferat in einer Excel-Datei dokumentiert und je nach Verhandlungsstand in unterschiedlicher Stückzahl ausgedruckt und als Pa­pierversion an das BMI geschickt.

1. Optimierte Haushaltsplanung
2. Durchgängige IT-Unterstützung
3. Verbesserungen möglich
4. Weitere Schritte