Optimierte Haushaltsplanung

Verbesserungen möglich

Vor diesem Hintergrund wird deutlich, welche Optimierungspotenziale das Verfahren der Haushaltsplanaufstellung bietet. Deswegen haben die beteiligten Behörden mit Software des Herstellers Mach eine Lösung zur Haushaltsplanaufstellung pilotiert, um softwaregestützt den jährlichen Beitrag zum Haushaltsvoranschlag zu erstellen. »Mach Haushaltsplanaufstellung« ist eine webbasierte Anwendung und mit der Finanz- und ERP-Software von Mach integriert. So stehen auch die Ist-Ergebnisse des Vorjahres, die Vorjahresplanwerte, die mittelfristige Finanzplanung und weitere Informationen online zur Verfügung. Am Prozessende werden die verabschiedeten Zahlen automatisch in die Mittelbewirtschaftung ohne Zusatzarbeiten übernommen. Über den bisher praktizierten innerbehördlichen Einsatz hinaus kann die Lösung alle beteiligten Akteure während des Planungs- und Verhandlungsprozesses unterstützen. Nachdem die Planung und Aufstellung für das Haushaltsjahr 2009 in der Lösung an der FH Bund nachgestellt wurde, werden künftig die Titelverwalter mit der Web-Anwendung ihren Beitrag zum Voranschlag erfassen und die Begründungen für die angeforderten Haushaltsmittel hinterlegen. Dabei werden die Titelverwalter von einer einfach zu bedienenden Erfassungsmaske unterstützt. Durch das Berechtigungskonzept lässt sich sicherstellen, dass die Titelverwalter nur auf ihren Bereich der Planung zugreifen können. Auf diese Weise zeigt die Anwendung Benutzerfreundlichkeit. Plausibilitätsprüfungen erhöhen die Prozesssicherheit und helfen, Fehleingaben zu verhindern. Bei Ansätzen wird beispielsweise geprüft, ob sie innerhalb des Finanzplanes liegen. Außerdem verbessert sich das Zusammenspiel zwischen Titelverwalter und Haushaltsreferat. Die Software schreibt die Planungsdaten online weiter, so dass unnötige Mehrfacherfassungen und manuelle Korrekturarbeiten entfallen. Alle für die Haushaltsplanung notwendigen Dokumente werden in der Datenbank hinterlegt und die einzelnen Planungsschritte historisiert. Damit werden nicht nur Arbeitsabläufe bei der Aufstellung des jährlichen Beitrags zum Haushaltsvoranschlag vereinfacht und viele Arbeiten automatisiert, sondern auch die Transparenz für alle Beteiligten deutlich erhöht. Die direkte Planungsmöglichkeit auf Titelverwalterebene trägt dazu bei, mögliche Fehlerquellen bei der Übertragung aus den zuvor genutzten DV-Systemen von vornherein auszuschließen. Somit erhöht sich insgesamt die Planungsqualität und der Erfassungsaufwand sinkt.

1. Optimierte Haushaltsplanung
2. Durchgängige IT-Unterstützung
3. Verbesserungen möglich
4. Weitere Schritte