Interview mit Netzlink
Was KMU an IT-Prozessen auslagern – und was nicht
Immer mehr KMU stellen ihre IT-Prozesse auf den Prüfstand und lagern IT-Services an externe Dienstleister aus, um die eigene IT zu entlasten und Kosten einzusparen. Welche IT-Services sich dafür eignen und welche nicht, erläutert Marcin Zukowski vom IT-Systemhaus Netzlink im Interview.
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind in besonderer Weise von der wachsenden Komplexität der IT-Landschaft und den stetig steigenden Anforderungen an die IT-Infrastruktur, Sicherheit und Compliance betroffen. KMU, die mit ihren knapp bemessenen IT-Ressourcen immer mehr Aufgabenbereiche übernehmen und verwalten müssen, stellt dies vor große Herausforderungen. Die Folge: steigende Kosten und mangelnde Qualität der IT-Prozesse.
Immer mehr KMU stellen ihre IT-Prozesse auf den Prüfstand und lagern IT-Services an externe Dienstleister aus, um die eigene IT für das Management der Core-Applikationen zu entlasten und Kosten für Services einzusparen, die Dienstleister besser und kosteneffizienter umsetzen können. Welche Outsourcing-Varianten sich für KMUs lohnen und welche IT-Services sich nicht zum Auslagern eignen, beantwortet Marcin Zukowski, Produktmanager IT-Services bei dem Braunschweiger IT-Systemhaus Netzlink Informationstechnik, im Interview.
Herr Zukowski, vor welchen Herausforderungen stehen KMU, wenn sie Ihre Dienste als Systemhaus und Outsourcing-Partner in Anspruch nehmen möchten?
Marcin Zukowski: Zunächst unterliegen Unternehmen im Mittelstand, auch wenn Teile der IT-Infrastruktur an Dienstleister ausgelagert werden sollen, oftmals recht restriktiven Budgetvorgaben. Als Dienstleister haben wir es oft mit zwei Konstellationen zu tun: Zum einen gibt es die IT-Abteilungen, die als vollständig integrierte Inhouse-Einheit agieren, aber mit ihren bestehenden Ressourcen zunehmend an ihre Grenzen stoßen. Auf der anderen Seite beobachten wir IT-Abteilungen, die von der Unternehmensführung als wachsender Kostenfaktor wahrgenommen werden, da die Kernprozesse im Bereich der Produktion, im Handel oder im Service liegen. In beiden Fällen liegt also ein rigider Kostendruck vor, der mitunter auch zulasten der Qualität der IT-Prozesse führt. Die wachsende Kostenspirale soll schließlich mit einem externen Service-Partner durchbrochen werden.
Wo liegen die größten Pain Points und was sind die Auslöser, die Unternehmen zum Umdenken bewegen?
Zukowski: Schaut man etwas genauer hin, lassen sich vor allem die folgenden Auslöser identifizieren, auch in dieser Reihenfolge:
- Fachkräftemangel: der Mangel an Ressourcen in der IT führt zu Engpässen, die sich bisweilen auch auf operativer Ebene des Kerngeschäftes bemerkbar machen.
- Höhere Sicherheits- und Compliance-Anforderungen: Mehr Integrationen und verteilte Systemlandschaften verschärfen das Risikoprofil, das zu einer realen betriebswirtschaftlichen Gefahr für das Unternehmen werden kann.
- Steigende IT-Kosten: Ressourcenengpässe und steigende Anforderungen führen zu steigenden Kosten von Betrieb und Management der IT.
- Qualität der Abläufe: Unter dem Fachkräftemangel und Ressourcenengpässen leidet aber nicht nur der Geldbeutel, sondern auch die Qualität der IT-Prozesse.
Diese Punkte hängen also direkt miteinander zusammen und führen in der Gesamtbetrachtung vielfach zu dem Ergebnis, dass nur ein externer Partner über die notwendigen infrastrukturellen Voraussetzungen und die erforderliche Expertise verfügt, diese Anforderungen im Sinne der Unternehmensziele zu lösen.
In welchen Bereichen lauern für KMU mit Blick auf die neuralgischen Punkte Sicherheit, Kosten und Betriebseffizienz die größten Potenziale?
Zukowski: Viele KMUs beginnen beim Outsourcing von IT-Services zunächst mit dem Helpdesk. Dies sind sehr einfache Prozesse, aber die Auslagerung der Support-Hotline schafft in den IT-Units eine große Entlastung im Tagesgeschäft, weil die IT-Mitarbeiter nicht mehr laufend bei ihrem „Kerngeschäft“ gestört werden. Dies sorgt für Ruhe und Effektivität bei Abläufen in der IT, und die IT-Administratoren können ihr knappes Gut an Expertenwissen optimal einsetzen. Die Umstellung der Support-Hotline – als Single Point of Contact für beliebig viele Mitarbeitende – geht in aller Regel innerhalb weniger Tage vonstatten.
Es gibt gewisse Dienste, die lassen sich besser, kostengünstiger und effektiver mit unseren Infrastrukturen als Dienstleister umsetzen, wie zum Beispiel der Rechenzentrumsbetrieb und Hosting, Helpdesk, IT-Security oder Cloud- und Virtualisierungsdienste. Es gibt aber einen kleinen Bereich, den wir grundsätzlich nicht empfehlen auszulagern, sofern es die Ressourcen, Compliance-Richtlinien und Sicherheitsanforderungen zulassen. So kennt die interne IT die unternehmensspezifischen Prozesse, Dienste und Applikationen, die oftmals bereits über viele Jahre im Einsatz sind, einfach am besten. Dies können ERP-, PPS-, FiBu- oder HR-Anwendungen sein. Hier ist es auf jeden Fall sinnvoll, auf die internen Ressourcen zurückzugreifen, da ein Dienstleister dieses über Jahre aufgebaute Anwendungs- und unternehmensspezifische Knowhow kaum ersetzen kann. Auch die Benutzerpflege und Clientbetreuung durch Techniker vor Ort ist etwas, was ein Unternehmen oftmals kostengünstiger selbst realisieren kann.
Gibt es eine „optimale Outsourcing Variante“ und wovon ist die Wahl des passenden Service abhängig?
Zukowski: Die maßgebliche Frage für die Organisation lautet, mit welchen Leistungen der Dienstleister den größten Nutzen im Unternehmen entfaltet. Wo lässt sich die Performance verbessern, wo die Kosten reduzieren, die Qualität und Effizienz der Prozesse steigern? Dies ist nicht pauschal zu beantworten, sondern von den individuellen Rahmenbedingungen im Unternehmen abhängig, wie etwa dem Kerngeschäft, von der IT-Infrastruktur, Kommunikations- und Netzwerkinfrastruktur, IT-Ressourcen, Sicherheitsbedarf und Compliance-Anforderungen. Mitunter ist es dafür auch notwendig, die Kernprozesse und jeden Dienst in der IT zu beleuchten, um das zur Verfügung stehende IT-Budget des Unternehmens optimal, das heißt mit dem größten Nutzwert für die betriebliche Ablauforganisation, einzusetzen. So kann gemeinsam mit dem Systemhaus-Partner ein digitaler Bebauungsplan für die IT-Landschaft aufgebaut werden, der dann die Basis für das Angebot und die Outsourcing-Entscheidung bildet.
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