Videokommunikation
Auch bei hybriden Meetings: Eisbrecher nicht vergessen
Meetings zu moderieren und alle zu Wort kommen zu lassen, ist in einer hybriden Konferenzrunde eine besondere Aufgabe. Im funkschau-Interview spricht Read Kaplan von Barco, Anbieter von Visualisierungs- und Kollaborationslösungen, über die Schwierigkeiten dieses Formats.
funkschau: Ende 2021 hat Barco in seiner „ClickShare-Studie“ 4.000 ArbeitnehmerInnen weltweit zum Thema hybride Meetings befragt. Eins der Studienergebnisse der Studie war, dass 28 Prozent der Befragten es schwierig finden, sich in einem hybriden Meeting von einem externen Standort aus Gehör zu verschaffen. Sind das möglicherweise genau diejenigen, die sich auch bei einem reinen Vor-Ort-Meeting zurückhalten würden?
Raed Kaplan: Es ist durchaus möglich, dass sich diese Personengruppen überschneiden. Für Unternehmen sollte es dennoch oberste Priorität sein, jedem Meetingteilnehmer die Möglichkeit zu geben sich zu beteiligen, egal von wo sie teilnehmen.
funkschau: Was ist dabei wichtig?
Kaplan: Für hybride oder persönliche Meetings gibt es verschiedene Herangehensweisen: Unternehmen müssen dafür sorgen, dass alle Teilnehmer die notwendige technische Ausstattung zur Verfügung haben und sie ermutigen sich aktiv einzubringen. Manager und Meeting-Moderatoren müssen zudem dafür sorgen, dass die verschiedenen Ansprüche aller Teilnehmer erfüllt werden. Unabhängig davon muss sich auch jeder Einzelne selbst bemühen, sich einzubringen.
funkschau: In TV-Talkshows hat man den Eindruck, dass sie als hybrides Format ganz gut funktionieren. Die zugeschalteten Diskussionsteilnehmer werden auf großen Bildschirmen gezeigt und vom Moderator bewusst einbezogen. Bei beruflichen Meetings sollte es letztlich auch eine Moderatorenrolle geben, besetzt in der Regel von demjenigen, der zum Meeting eingeladen hatte. Wird diese Rolle möglicherweise nicht ausgefüllt in Meetings, in denen sich die zugeschalteten TeilnehmerInnen benachteiligt fühlen?
Kaplan: In einem hybriden Arbeitsumfeld ist die Rolle des Meeting-Moderators von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sich jeder Teilnehmer gehört und einbezogen fühlt. Dies kann auf verschiedene Weisen geschehen, beispielsweise schon durch die Vorstellung aller Teilnehmer zu Beginn des Meetings. Generell ist es wichtig, nicht davon auszugehen, dass sich alle Meeting-Teilnehmer aktiv einbringen, nur weil sie im Meeting sind. Deshalb ist es notwendig, dass der Moderator regelmäßig Fragen aufwirft und sicherstellt, dass jeder zu Wort kommt. Die Körpersprache ist oft ein guter Indikator dafür, ob jemand engagiert dabei ist. Moderatoren sollten auf solche Hinweise achten und das Gespräch lenken. Meeting-Plattformen ermöglichen Remote-Teilnehmern zudem ihre Hand zu heben oder die Chat-Funktion zu nutzen. Moderatoren müssen auf solche Interaktionen achten und sie in das Gesamtgespräch integrieren. Ohne die Leitung durch einen Moderator können Gespräche schnell einseitig werden.
funkschau: Bei welchen Kompetenzen seitens der Moderation und eventuell der TeilnehmerInnen gibt es im Hinblick auf hybride Meetings Nachholbedarf?
Kaplan: Wie in allen Meetings spielen alle Teilnehmer eine wichtige Rolle, um ein effizientes Hybrid-Meeting zu ermöglichen. Auch hier gelten die üblichen Umgangsformen, an die sich die Teilnehmer halten müssen – miteinander sprechen, jeden zu Wort kommen lassen und alle einbeziehen. Darüber hinaus ist Feedback zur technischen Umsetzung wichtig. Gab es generelle Probleme mit der Verbindung? Gab es Audio- oder Videoprobleme?
funkschau: Zu Beginn der Pandemie ging es ja viel darum, welche Regeln man bei einer Videokonferenz beachten soll. Das waren eher Aspekte wie auf den Hintergrund zu achten oder sich nicht im Pyjama vor die Kamera zu setzen. Bräuchte es nun einen Kodex für eine hybride Gesprächskultur?
Kaplan: Nach zwei Jahren des hybriden Arbeitens haben sich mittlerweile die meisten an die gängigen Verhaltensregeln gewöhnt. Die Arbeit im Homeoffice bringt verschiedene Herausforderungen mit sich, insbesondere wenn Kinder oder Haustiere in der Nähe sind. Wer vom Büro aus an einem Meeting teilnimmt, wird möglicherweise durch andere Dinge abgelenkt wie durch Kollegen oder ein Gespräch im Hintergrund. Da sich die Arbeitsweisen in einem ständigen Wandel befinden, sind Flexibilität, Verständnis und Rücksichtnahme wichtige Erfolgsfaktoren, da Meetings nach wie vor ein zentraler Bestandteil jeder Zusammenarbeit sind. Ein Arbeitsumfeld, das alle Mitarbeiter gleichermaßen berücksichtigt, bietet genau das Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort erfolgreich zusammenarbeiten können.
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