Outsourcing
Herausforderungen beim Auslagern von IT-Aufgaben
Für Unternehmen mit überlasteter IT-Abteilung kann das Auslagern von Daten, Prozessen und IT-Aufgaben ein gangbarer Weg sein. Worauf dabei zu achten ist.
Agilität und Flexibilität gehören inzwischen zu den wichtigsten Fähigkeiten, um im Wettbewerb schritthalten zu können. Im Zuge der Digitalen Transformation basieren diese Kompetenzen im Wesentlichen auch auf den IT-Fähigkeiten von Unternehmen und ob es ihnen gelingt, durch den gezielten Einsatz von Technologien wie Internet-of-Things, Künstlicher Intelligenz oder Hyperscaler-Cloud-Strukturen Innovationen hervorzubringen. Da Technologien sich ständig weiterentwickeln, benötigen auch IT-Abteilungen einen hohen Grad an Flexibilität und Adaptionsfähigkeit, um künftigen Anforderungen effektiv zu begegnen und geschäftliche Herausforderungen zu meistern. In einem umkämpften Markt müssen also insbesondere Mittelständler einen ehrlichen Blick auf die Gesamteffektivität ihres IT-Fachbereichs werfen.
Dieser sollte sich im Idealfall konsistent auf Innovations- und Transformationsprojekte konzentrieren, die das Unternehmen wirklich voranbringen. Meist sind die IT-Fachkräfte jedoch bereits mit ihren Kernaufgaben mehr als ausgelastet: Wartung der Plattform-Infrastruktur, Gewährleistung des Systembetriebs einschließlich der Datenbanken und Anwendungen sowie des gesamten Netzwerks, die Organisation und Verwaltung von Datenzugriffen, Datentransfers, Daten-Backups und natürlich der Schutz und die Sicherung des gesamten Systems – für all diese Aufgaben stehen ihnen nur begrenzt Ressourcen zur Verfügung. Den allermeisten IT-Teams fehlt im Arbeitsalltag die Zeit, um neue Lösungen zu finden, Prozesse zu rationalisieren und diese auf die aktuelle Business-Strategie auszurichten. Verstärkt wird dieser Zustand durch den anhaltenden Fachkräftemangel, das Fehlen spezifischer IT-Skills oder einen mangelnden Überblick über die verfügbaren Lösungsansätze.
IT-Outsourcing und Managed Service Provider (MSP)
Damit IT-Teams diesen Herausforderungen begegnen können, kann es sinnvoll sein, dass Unternehmen zusätzliche IT-Services und Support-Modelle für den laufenden IT-Betrieb und eine Optimierung ihrer Prozesse einsetzen. So lassen sich definierte IT-Aufgaben beispielsweise an spezialisierte Dienstleister auslagern. Dabei geht es nicht darum, die IT-Strategie aus den Händen zu geben. Ein kollaborativer Outsourcing-Ansatz bietet vielmehr eine Mischung aus internen und ausgelagerten IT-Dienstleistungen. Externe Berater können sowohl der Geschäftsführung als auch der IT-Abteilung dabei helfen, die strategischen Schritte der Digitalen Transformation zu planen und zu koordinieren, während gleichzeitig auch klassische operative IT-Aufgaben wie Wartung der Systeme und die IT-Sicherheit an den Partner outgesourct werden.
Damit das Auslagern von Daten, Prozessen und IT-Aufgaben gelingen kann, sollten dabei einige Punkt beachtet werden.
Services aus einer Hand?
Mittlerweile hält der Markt eine große Anzahl von IT-Dienstleistungen und -Services, neuen Applikationen und Innovationen für Cloud-Umgebungen bereit. Die große Herausforderung besteht insbesondere darin, die produktivsten und für die eigene IT-Strategie passenden Service- und Lösungspakete zu identifizieren und in die eigene IT-Umgebung erfolgreich und nutzenstiftend zu integrieren. Das Outsourcing von IT-Aufgaben an entsprechende Dienstleister kann in vielen Fällen jedoch zu einer unübersichtlichen Angelegenheit werden. Zu Komplikationen kann es insbesondere dann kommen, wenn die Anwendungen verschiedener Anbieter für unterschiedliche Bereiche herangezogen werden. Dann entsteht ein Sammelsurium unterschiedlicher IT-Verträge und Vertragspartner, die jeweils nur mit ganz spezifischen Teilaspekten des IT-Systems betraut sind und deren bereitgestellte Anwendungen und Services nur unzulänglich mit anderen kompatibel sind. Von der Entwicklung einer übergreifenden IT-Strategie, über das Management der eingesetzten Anwendungen und Technologien bis zur Optimierung und der Koordination aller mit den entsprechenden Anwendungen verbundenen Services kann es eine Herangehensweise sein, entsprechende Services und Dienstleistungen aus einer Hand zu beziehen. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass die unterschiedlichen Anwendungen und Systeme aufeinander abgestimmt sind und dass auch in Zukunft die reibungslose Integration weiterer Anwendungen und Services möglich bleibt.
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