Zukunftssicher dank Zentralisierung (Fortsetzung)

Auch wenn die IT jetzt hauptsächlich vom Rechenzentrum aus gesteuert wird, die Arbeit geht den IT-Administratoren vor Ort ? in der Regel Steuerfachangestellte mit  IT-Wissen ? nicht aus. Sie können sich vermehrt der steuerlichen Betreuung ihrer Kunden widmen.
Ein Kostenvergleich zwischen einer zentralen und dezentralen Lösung ergab für das Projekt LT-Gasp deutlich höhere Anfangsinvestitionen. Doch die Kalkulation zeigte auch, durch die niedrigeren Kosten im Regelbetrieb würde sich die Umstellung auf Dauer lohnen. Im Vergleich zu einer dezentralen Lösung sind die Kosten für Wartung, Support und Administration geringer. Zur Kostensenkung trägt vor allem bei, dass viele Funktionen ? beispielsweise das Server-Management, die Helpdesk-Überwachung und die Datensicherung ? vom zentralen Rechenzentrum bereitgestellt werden. Auch die Konsolidierung der Server und die Standardisierung der Anwendungen schlagen sich positiv auf der Kostenseite nieder. In der Praxis macht sich das vor allem bei den Kosten für die IT-Administration bemerkbar. So hat sich zum Beispiel der Aufwand für die Updates der Anwendungen um ein Zehntel reduziert. Mussten früher die IT-Administratoren Aktualisierungen direkt an 600 PCs vornehmen, erfolgen die Updates jetzt nur noch auf 34 Terminalservern. Ein konkretes Beispiel: Anstatt vier Datev-Updates pro Jahr an jeweils 500 Arbeitsplatzrechnern müssen die IT-Administratoren nun nur noch Updates an 30 Datev-Servern bewerkstelligen. Die für diese Updates benötigte Zeit reduziert sich dadurch um über 90 Prozent. Die zentrale Datensicherung führt nicht nur zu weniger Verwaltungsaufwand, sie reduziert auch die Materialkosten: »Wir haben ausgerechnet, dass die W.econ-Gruppe allein bei den Bändern für die Datensicherung jährlich 30000 bis 40000 Euro spart«, erklärt Dietmar Krause, Prokurist bei Vater Syscon. Kostenvorteile ergeben sich auch bei der IT-Revision sowie bei Projekten im Zusammenhang mit der GdPU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen). Statt der Prüfung und Dokumentation in jeder einzelnen Gesellschaft sind nun sämtliche Prozesse der Datenarchivierung vereinheitlicht und zentralisiert. Die Unternehmensgruppe ist für Basel II gerüstet und das Controlling kann konzernweit tagesaktuelle Auswertungen abfragen.