Hosting-Angebote für Microsoft Exchange
Alternative zur eigenen Infrastruktur
Hosted-Services sind in den vergangenen Jahren zunehmend populär geworden. An Anbietern - etwa im Bereich Exchange-Hosting - mangelt es jedenfalls nicht. Professioneller Betrieb, der Verzicht auf eine unternehmenseigene Infrastruktur und kalkulierbare Kosten sprechen dafür. Sicherheitsbedenken und offene Compliance-Fragen sind aber zwei der Risiken, die der Anwender im Blick behalten muss.
Für die Messaging-Plattform Microsoft Exchange existiert inzwischen eine Reihe von
Hosting-Partnern. In Deutschland sind Arvato Aytems, Cema ASP, Cortado, Elabs, Feltenfinkbeiner,
Lufthansa Systems, Qualityhosting und Skyfillers die offiziellen Microsoft-Partner, die auf der
entsprechenden Partner-Website (
www.microsoft.com/germany/exchange/partner/hostedexchange.mspx) des
Softwareherstellers aufgeführt sind. Hinzu kommt Microsoft selbst mit seinem eigenen
Hosting-Angebot für bestimmte Exchange-Dienste. Zudem finden sich noch etliche weitere Anbieter auf
dem Markt, die solche Lösungen anbieten.
Für Hosting-Lösungen oder – moderner formuliert – "Cloud-Services" im Bereich Messaging sprechen
(nicht nur bei Microsoft Exchange) zwei wesentliche Gründe: Service-Qualität und Kalkulierbarkeit.
Ob Anwender dabei wirklich Geld sparen können, ist eine andere Frage – zumindest sollte sich aber
das Preis-Leistungs-Verhältnis bei richtiger Wahl des Hosting-Partners verbessern lassen.
Die traditionelle Alternative zum Hosting sind stets der Aufbau und Betrieb einer eigenen
Infrastruktur. Dies umfasst unter anderem die Kosten für Hardware und Software, aber auch für
Trainings der Administratoren, eventuelle externe Service-Leistungen und die laufende
Administration. Solche Kosten sind oft nur schwer kalkulierbar und beim Neuaufbau einer
Infrastruktur durch unerwartete Aufwände, Ausfallzeiten und höhere Kosten für externe
Unterstützungsleistungen oft höher als erwartet.
Warum Hosting sinnvoll sein kann
Beim Hosting hingegen kann sich der Anwender auf ein definiertes Preismodell stützen und genau
kalkulieren, welche Kosten in welchen Fällen anfallen. Die Kalkulierbarkeit der Kosten ist
zumindest bei seriösen Geschäftsmodellen hoch, sodass der Anwender genau weiß, welche Kosten pro
Monat auf das Unternehmen zukommen.
Zudem profitieren Anbieter von Hosting-Leistungen wirtschaftlich in der Regel von der
Massendegression. Sie können (und müssen) einen hohen Service-Level bieten und garantieren, den sie
sich aber durch die Verteilung des Aufwands über viele Kunden eher leisten können als ein einzelnes
Unternehmen. Dagegen ist es gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen oft schwer, einen hohen
Service-Level einzuhalten – angefangen bei der Herausforderung eines 24×7-Betriebs. Die Kombination
von verlässlichen, umfassenden Leistungen mit einem nachvollziehbaren und kalkulierbaren
Preismodell ist also das, was Hosting-Modelle und viele Cloud-Services so attraktiv macht. Doch es
existieren auch "Schattenseiten".
Anforderungen an das Exchange-Hosting
Angebote für das Exchange-Hosting finden sich – wie erwähnt – inzwischen in ausreichender Zahl.
Die Frage ist allerdings, welches Angebot unter welchen Voraussetzungen wirklich im Einzelfall
sinnvoll ist. Denn ebenso wie beim Outsourcing sind auch bei der Nutzung einzelner Dienste aus der "
Cloud" – also aus dem Internet – wichtige Punkte zu beachten. Erfahrungen aus Outsourcing-Projekten
helfen dabei weiter, denn viele Punkte lassen sich direkt übertragen.
Der erste Blick muss dem Leistungsangebot und der Leistungsfähigkeit des Hosting-Partners
gelten. Gerade in so sensitiven Bereichen wie dem Messaging, einem heute durchaus als "mission
critical" zu bezeichnenden Dienst, benötigt der Anwender einen zuverlässigen und stabilen Partner.
Dieser muss aber auch eindeutig definierte Leistungen bieten. Eine klar definierte Service-Qualität
sowie Service Level Agreements (SLAs) sind unverzichtbar. Dies ist bereits eine gute Messlatte für
Hosting-Partner: Wer solche Parameter nicht von sich aus vorweist oder zumindest auf Nachfrage
sofort liefern kann, zeigt eine klare Schwäche. Die Realität zeigt jedoch, dass hier viele der
Dienstanbieter im Internet – sei es für das Exchange-Hosting, oder andere Dienste – schlecht
gerüstet sind.
SLAs und Compliance
Einen weiteren wichtigen Aspekt stellen Compliance-Regularien dar. Wenn die Dienste außerhalb
von Deutschland oder sogar außerhalb der EU angeboten werden, greifen dort unter Umständen
gesetzliche Regelungen, die sogar in Konflikt mit hier geltendem Recht stehen können –
beispielsweise bezüglich des Zugriffs auf E-Mail-Inhalte. Unabhängig davon muss der Betreiber
natürlich auch grundlegende Sicherheitsanforderungen für die Daten beachten und gewährleisten.
Kritisch sind oft auch die Integrationsmöglichkeiten und die Flexibilität der Hosting-Lösung zu
betrachten. Oft lassen sich Dienstanbieter zusätzliche Funktionen oder Lösungen wie die Integration
mit bestehenden Active-Directory-Umgebungen oder mit Sharepoint-Systemen, die vielleicht bei einem
anderen Provider gehostet werden, teuer bezahlen – falls dies überhaupt möglich ist. Auch die Frage
eines Provider-Wechsels sollte der Anwender von Anfang an bedenken, um dann nicht später mit
erheblichen Migrations- und Konvertierungsaufwänden konfrontiert zu werden.
Schließlich spielen natürlich auch die Kosten eine wichtige Rolle. Hier muss sich der Anwender
das Preismodell genau anschauen. Denn zum Grundpreis kommen oft zusätzliche Beträge für die
erstmalige Einrichtung, für Mehrwertdienste (Spam-Filterung, Langzeitarchivierung etc.) oder für
oft nicht genau spezifizierte "Anpassungsleistungen". Beim Hosting erscheinen aber nur Modelle als
empfehlenswert und sinnvoll, die wirklich genau kalkulierbar sind. Deshalb sollte der Anwender
insbesondere nutzungsabhängige Preismodelle mit Skepsis betrachten. Dass es Obergrenzen für
Mailbox-Größen und definierte Benutzerzahlen geben kann und muss, steht dabei außer Frage. Sobald
die Grenzen aber entweder unrealistisch sind, oder andere Parameter wie die Anzahl der geprüften
E-Mails und dergleichen mehr dazukommen, fehlt die klare Kalkulierbarkeit – und damit einer der
wichtigsten Gründe für eine Entscheidung zum Hosting.
Auf kurze Laufzeiten achten
Bei den Laufzeiten wiederum gilt, dass der Anwender hier auf kurze Kündigungsfristen achten
sollte, ebenso wie auf die Möglichkeit zur Preisanpassung während der Laufzeit. Verträge, die drei
Jahre laufen, sind bei Cloud-Services wenig sinnvoll, da der Anwender ja auch eine größere
Flexibilität gewinnen will als bei einer eigenen Installation. Bei näherer Analyse wird der
Interessent oft feststellen, dass der auf den ersten Blick günstigste Anbieter keineswegs zwingend
das beste Angebot macht. Trotz aller Punkte und Risikofaktoren, die zu beachten sind, erscheint das
Exchange-Hosting insgesamt als eine durchaus interessante Alternative zum Betrieb eigener
Exchange-Infrastrukturen – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.
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