Best Practices für das Mobility-Management
Apps für alle
Apps haben vielen Menschen private Tätigkeiten deutlich erleichtert. Nun verlangen immer mehr Mitarbeiter - den Anforderungen eines zeitgemäßen Arbeitsplatzes entsprechend - auch den Einsatz mobiler Anwendungen im Arbeitsalltag. Den Unternehmen bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten, Business-Apps schnell, einfach und sicher bereitzustellen.Mobile Apps sind inzwischen zur Allzweckwaffe geworden. Sie zeigen den richtigen Weg, bieten die neuesten Nachrichten, fotografieren Schnappschüsse und vieles mehr. Kein Wunder, dass Mitarbeiter zunehmend mit dem Wunsch an die IT-Abteilung oder ihre Vorgesetzten herantreten, diese praktischen Anwendungen auch beruflich zu nutzen. Bislang lehnten viele Unternehmen dies aus Sicherheitsgründen ab. Das Resultat: Viele Mitarbeiter nutzen eigenmächtig ihre privaten Mobilgeräte samt Apps am Arbeitsplatz oder unterwegs für berufliche Zwecke. Nicht wenige greifen dabei auch auf ihre geschäftlichen E-Mails oder Kundenkontakte zu und übertragen teils geschäftskritische oder personenbezogene Informationen. Unternehmen können hier natürlich nicht einfach zusehen, aber das mobile Arbeiten auch nicht komplett verbieten. Entsprechend sollten sie aus Sicherheitsgründen unternehmenseigene Smartphones oder zumindest abgesicherte Business-Apps zur Verfügung stellen. Doch vor allem Letzteres ist einfacher gesagt als getan. Denn die Einführung scheitert oft schon an der Frage, woher sie solche Business-Apps erhalten. Einige Hersteller wie SAP stellen zwar vorgefertigte Apps zur Verfügung, doch eignen sich diese nur für standardisierte Prozesse. Dienstleister können an individuelle Anforderungen des Unternehmens oder der Mitarbeiter angepasste Lösungen erstellen - die hausinterne IT-Abteilung sollte sich dagegen um sensible oder sich sehr schnell verändernde Anwendungen kümmern. Zunächst muss man sich im Unternehmen vor allem überlegen, welche Arbeitsprozesse überhaupt für Apps geeignet sind. Zum Beispiel ist auf kleinen Bildschirmen die Bearbeitung umfangreicher Tabellen, Bilder oder technischer Zeichnungen kaum möglich. Auf Smartphones wird schon das Lesen gelayouteter Magazinseiten oder das Betrachten von Produktdarstellungen zur Qual. Entsprechend ist zu klären, für welche Gerätetypen man die Apps bereitstellen will: für Notebooks, Tablets oder Smartphones? Eine geringere Rechenkapazität auf Seiten der Mobilgeräte spielt dagegen keine Rolle, da hier nur die Dateneingabe und die Ergebnisanzeige erfolgt. Die eigentlichen Berechnungen übernehmen weiterhin Server. Eng mit der Geräteauswahl verbunden ist die Frage nach den zu berücksichtigenden Plattformen. Die Antwort gibt meist die Nutzerbasis. Falls es ein BYOD-Konzept (Bring Your Own Device) gibt oder die App für Kunden verfügbar sein soll, sind in der Regel Lösungen für Android, IOS, Blackberry oder Windows Phone bereitzustellen. Sollen nur Mitarbeiter mit einheitlichen Firmenhandys oder -Tablets darauf zugreifen, reicht eventuell eine Plattform. Zu überlegen ist auch, wo und für welche Zwecke die Mitarbeiter diese Apps einsetzen. Sind die Anwender oft unterwegs oder bei Kunden, sollte die App zusätzlich eine Offline-Nutzung bieten. Oft wird die Bedeutung dieser Fähigkeit einer App unterschätzt. Mit einer App auch offline arbeiten zu können, ist eventuell besonders für Anwender, die unterwegs häufig ohne Internet-Verbindung auskommen müssen, das "Killer-Feature". Dennoch bieten viele mobile Business-Anwendungen diese Möglichkeit nicht. Zusätzlich müssen Unternehmen das notwendige Sicherheitsniveau festlegen. Kann die App nur auf öffentlich verfügbare Informationen zugreifen, reicht ein gewisser Grundschutz. Bei geschäftskritischen oder personenbezogenen Daten sind die Informationen und Anwendungen selbst abzusichern, zum Beispiel durch lokale Datenverschlüsselung und Containerlösungen. Auch die Verbindung zum Unternehmensnetzwerk sollte eine IT-Organisation ähnlich wie bei Notebooks über VPNs tunneln. Ebenso wichtig ist ein zuverlässiger Zugangsschutz über eine strenge Authentifizierung und Identifizierung. Insbesondere bei sensiblen Daten muss die IT den Benutzerkreis entsprechend einschränken. Doch dürfen die Sicherheitsvorkehrungen nicht so strikt sein, dass sie die Bedienbarkeit deutlich beeinträchtigen. Unternehmen haben auch zu entscheiden, wo die App ausgeführt werden soll. In der Regel erfolgt dies auf dem Gerät selbst, dann spricht man von nativen Apps. Diese Anwendungen können sämtliche Funktionen des jeweiligen Geräts nutzen und lassen sich in Gestik und Haptik optimal an die je nach Plattform übliche Bedienung anpassen. Sie stehen schnell zur Verfügung, und der Benutzer kann intuitiv damit umgehen. Zudem funktioniert das Mobile-Device-Management (MDM) reibungslos. Als Nachteil erweist sich aber, dass der Aufwand für die Entwicklung steigt, je mehr Geräte zu berücksichtigen sind. Hier bleiben aber die zusätzlichen Kosten für Anpassungen meist im Rahmen. Als häufig genutzte Alternative bieten sich Browser-basierte Apps an. Sie eignen sich vor allem dann, wenn viele verschiedene Geräte, aber nur wenige Betriebssysteme zu bedienen sind. Dann bildet der Browser den gemeinsamen Nenner. Außerdem lassen sich bereits bestehende Web-basierte Desktop-Anwendungen einfach in Browser-basierte Apps umwandeln, da sie die gleiche technische Basis besitzen. Das Handicap dieser Lösung liegt darin, dass die Apps nicht alle spezifischen Gerätefunktionen nutzen können. Dies ist jedoch für allgemeine Aufgaben und Prozesse meist nicht nötig. Eine noch selten genutzte Möglichkeit bilden virtualisierte Apps. Sie bieten zwar den Vorteil, dass sie sich mit geringem Entwicklungsaufwand für sämtliche Betriebssysteme und Geräte realisieren lassen. Doch erstens eignet sich diese Lösung nur für allgemeine Anwendungen mit üblichen Funktionen, zweitens erfordert sie eine ständige Online-Verbindung, und drittens ist der Bedienkomfort oft durch langsame Datenübertragung oder kleine Eingabefelder beeinträchtigt. Um einen Kompromiss zwischen Aufwand und Nutzen der verschiedenen Varianten zu finden, können Unternehmen auch hybride Lösungen entwickeln. So steht eine App etwa für Windows-Phone-Nutzer nativ bereit, für Ipads und Iphones Browser-basiert sowie für Blackberry und Google Android virtualisiert. Dieses Beispiel bietet sich als Lösung an, wenn die eigenen Mitarbeiter Firmengeräte von Microsoft erhalten, aber auch Dienstleister oder Kunden auf die Anwendung zugreifen. Der eigene App Store Wie erhält der Mitarbeiter konkret die App? Hier gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder spielt die IT sie per MDM auf das Gerät auf (was jedoch nur für firmeneigene Geräte erlaubt ist), oder der Mitarbeiter lädt sie von einem App Store herunter. Dies funktioniert auch mit privaten Geräten. Hier gibt es zwar die Variante, Business-Apps auf öffentlich zugänglichen Angeboten wie Google Play Store oder Apple App Store bereitzustellen, doch aus Sicherheits- und Urheberrechtsgründen wollen Unternehmen selbstentwickelte Apps meist nicht dort einpflegen. Ein unternehmenseigener App Store bietet daher auch für Apps von Drittherstellern deutliche Vorteile: Er erleichtert den Mitarbeitern die Auswahl, das Herunterladen und die Nutzung von Apps, da das Unternehmen diese geprüft, freigegeben und bezahlt hat und er sie nicht aufwendig in öffentlichen App Stores suchen muss. Was müssen Unternehmen bei der Bereitstellung von Drittanbieter-Apps beachten? Dazu zählt neben der Sicherheitsprüfung und der Erlaubnis, die App in den eigenen Store einzustellen, auch die Klärung der Lizenzrechte. Viele App-Hersteller lizenzieren pro Benutzer, sodass letztlich der Mitarbeiter die Software besitzt und bei Bedarf entsprechend bezahlt. Eine Vergütung durch das Unternehmen ist zwar möglich, durch den damit verbundenen Verwaltungsaufwand aber unpraktisch. Daher sollten Unternehmen prüfen, ob der Hersteller Volumenlizenzen anbietet, die über eine Firmen-ID nutzbar sind. Anschließend erfolgt die Entscheidung über die Einteilung des Stores. Zum Beispiel lassen sich die Apps nach Anwendungsbereich, Abteilung, Gerätetyp oder Betriebssystem sortieren. Dann erhalten nur die jeweiligen Anwender die Download- und Nutzungsrechte. Getrennte Stores für selbstentwickelte sowie kostenlose und kostenpflichtige Drittanbieter-Apps sind ebenfalls möglich. Eine starke Aufgliederung erleichtert zwar die Rechtevergabe, erhöht jedoch den Management-Aufwand und erschwert dem Anwender den Überblick. Hier ist ein vernünftiger Kompromiss zu finden. Die eigentliche technische Einrichtung des Stores stellt dann nach der Beantwortung der organisatorischen Fragen keine große Herausforderung mehr dar.
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