Input-Management, Scannen, Belegerfassung, Eingangspost, Massenscannen, Mailroom
Entitec: Post, Scans und Weiterleitung per Mail in den Griff bekommen
+++ Produkt-Ticker +++ Welche Qualität erreicht das Input-Management im eigenen Unternehmen? Wird die Sachbearbeitung dadurch signifikant entlastet und qualitativ aufgewertet? Diese und weitere Fragen soll ein einwöchiger Workshop beantworten, inklusive einer Teststellung des OpenText Capture Centers und des Engress-Input-Managements, den Entitec interessierten Unternehmen nun inhouse anbietet.
Die Experten für Belegverarbeitung des Hamburger Softwareanbieters ermöglichen es laut eigenen Aussagen in dem einwöchigen Testlauf, die Vorteile und Möglichkeiten des Input-Managements mit eigenen Belegen zu erfahren. Nach nur fünf Tagen haben danach die Entscheider im Unternehmen ausführlich evaluiert, welche Optimierungspotenziale sich durch Verfeinerungen im Regelwerk im Produktivbetrieb erschließen lassen und mit welchen Resultaten in der Belegverarbeitung zu rechnen ist.
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„Typische Vorteile des Input-Managements wie Zeitersparnis gegenüber dem manuellen Erfassen und Verteilen von Eingangsbelegen im Unternehmen sind den Entscheidern selbstverständlich bekannt. Dennoch bleiben viele Fragen offen: Zum Beispiel welche Hardware geeignet ist, ob weitere Anschaffungen notwendig sind, was die Einführung und der Betrieb des Systems bringen oder wie hochwertig die Datenextraktion aus den Belegen ist. Nicht zuletzt sind sich viele Entscheider unsicher, welche organisatorischen Anpassungen vorgenommen werden müssen. Diese Fragen lassen sich durch die strukturierte Vorgehensweise im Rahmen der Teststellung klären“, versichert Michael Moldrickx, Bereichsleiter DMS bei Entitec.
Der Workshop umfasst neben der Teststellung inklusive Hard- und Software zunächst die Beleganalyse durch das Projektteam sowie die Anforderungsdefinition an die Datenerfassung. Im Workshop werden hier die Unterscheidungsmerkmale für die Klassifikation sowie die zu extrahierenden Daten definiert. In der Umsetzungsphase passen die Entitec-Experten das vorkonfigurierte Regelwerk an die spezifischen Anforderungen an. Am letzten Tag werden Belege aus dem produktiven Prozess verarbeitet. Anhand dieser Demonstration lässt sich die Qualität der Ergebnisdaten ersehen. Abschließend werden die Resultate gemeinsam ausgewertet sowie ein Ausblick auf die Erfolge eines konkreten Projekts mit weiteren Optimierungen gegeben.
Engress steht laut Entitec für ein flexibles und formularunabhängiges Input-Management. Die gesamte Eingangspost des Unternehmens mit freien Schreiben und Formularen kann unsortiert gescannt werden. Wird gleichzeitig eine Massensignatur eingesetzt, können die gescannten Belege zudem vernichtet werden, wodurch sich die platzintensive Archivierung der Originale erübrigt. Weiterhin lässt sich die Post in elektronischer Form sehr einfach, schnell und zielgerichtet im Haus verteilen beziehungsweise Zielanwendungen für die Sachbearbeitung automatisiert versorgen. Das Engress-Input-Management ist unter anderem bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft VBG zur Erfassung der Eingangspost im Einsatz und verarbeitet dort jährlich rund 4,5 Millionen Belege.
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