Überwachungssysteme für das technische FM
Gebäude effizient unter Kontrolle
Das technische Facility-Management (FM) in Unternehmen teilte sich bisher in relativ autark agierende Bereiche wie die Elektrotechnik, Unternehmens-IT, Klimatisierung sowie Heizung und Wasserversorgung. Da die Energiekosten jedoch mittlerweile einen der größten Kostenblöcke ausmachen, suchen Gebäudebetreiber nach Einsparpotenzialen und wollen ihre Systeme dafür optimieren. Dazu benötigen sie verlässliche Informationen über Zustand und Verbrauch der Anlagen. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen Fernabfrage-, Gebäudeleit- oder auch Computer-Aided-Facility-Management-Systeme ein.
Zu den großen Energieverbrauchern in Unternehmen zählen Fertigungsanlagen, die Klima- und
Lüftungstechnik für Büroräume sowie der Betrieb und die Kühlung von Server- und IT-Räumen. Um hier
Kosten zu sparen, ersetzen immer mehr Unternehmen wenn möglich Geräte mit hohem Energieverbrauch
und optimieren ihre Klimakonzepte. Manche Betriebe senken zum Beispiel die Temperatur in nicht
benutzten Räumen ab und sparen so Heizkosten.
Will ein Betreiber die Temperatur eines IT-Raums optimieren, sollte er berücksichtigen, dass
eine ausreichende Kühlung entscheidend für den störungsfreien Betrieb ist. Die Server-Schränke sind
in fast allen Unternehmen dicht gepackt und erzeugen entsprechend Wärme, die gezielt abzuführen
ist. Um einen Server-Ausfall zu vermeiden, sollte die Temperatur sicher innerhalb des
spezifizierten Temperaturbereichs bleiben und ständig überwacht und reguliert werden. Steigt die
Temperatur über einen vorher festgelegten Wert, müssen sowohl die Mitarbeiter in der IT-Abteilung
als auch in der Haustechnik wissen, was zu tun ist. Ähnliches gilt, wenn beispielsweise Wasser in
ein Bürogebäude eindringt oder der Strom ausfällt. Für all diese Aufgaben sind Überwachungssysteme
sehr hilfreich.
Unabhängig davon, wie ein Unternehmen die Zustandsdaten von Anlagen ermittelt, muss es
abteilungsübergreifend einen Notfallplan mit definierten Alarmketten erstellen. Darin legt ein
Unternehmen für bestimmte Alarme fest, wer wie zu informieren ist und wer welche Aktionen ausführen
soll. Um eine möglichst hohe Ausfallsicherheit der Systeme gewährleisten zu können, sollte auch ein
Wartungsplan für die Anlagen im Betrieb vorliegen. Dieser enthält einen Arbeitsplan, in dem
hinterlegt ist, wer zu welchem Zeitpunkt welche Wartungsarbeiten durchführen soll und welche
Arbeiten wann bereits von wem durchgeführt wurden.
Bei kleinen Unternehmen reichen für die Ermittlung von Zustandsdaten oft ein paar Sensoren am
IT-Schrank. Ein Dienstleister beispielsweise erhält die Werte über ein automatisches Wählsystem
sowie per Fernabfrage und hat vorab mit dem Nutzer abgeklärt, wie beide im Notfall vorgehen
wollen.
Schranküberwachungssysteme
Wer einen Rechnerraum betreibt, kann ein Schrank- oder Raumüberwachungssystem verwenden. Diese
Systeme sammeln mit verteilten Sensoren zum Beispiel Informationen über Temperatur oder
Luftfeuchte. Manche erfassen sogar den Stromverbrauch an Steckdosenleisten. Diese
Überwachungssysteme werden meist von den IT-Schrankherstellern mit angeboten und laufen in der
Regel als LAN-Anwendung. Bekannte Hersteller sind zum Beispiel Akcp, Infratec, May und Rittal.
Solche Systeme sollten ihre Informationen sowohl an die Haustechnik als auch an die
IT-Abteilungen übermitteln. Sind Betrieb und Wartung von Anlagen an einen externen Dienstleister
vergeben, benötigt dieser ebenfalls die jeweils relevanten Informationen. Das Bayerische Landesamt
für Steuern zum Beispiel nutzt ein Raumüberwachungssystem von Rittal, um Temperatur, Fenster und
Türen sowie die unterbrechungsfreien Stromversorgungen in den 132 Finanzämtern des Freistaats zu
überwachen. Fällt in einem Finanzamt eine USV aus, erhält die Zentrale eine Alarmmeldung vom
Überwachungssystem. Ein Administrator in der Zentrale greift daraufhin remote auf dieses Gerät zu
und schickt per E-Mail einen Screenshot der Fehlermeldung mit Terminvorgaben an den beauftragten
Dienstleister "MR Facility Services". Dieser sorgt dann für eine schnelle Behebung der Störung und
hält sich dabei genau an den vorher festgelegten Alarmplan mit den erforderlichen
Reaktionszeiten.
Darüber hinaus haben Anwender in den Finanzämtern die Möglichkeit, rund um die Uhr über ein
Online-Störungs-Tool, eine Störungsmeldung abzusetzen. Diese trifft zum einen bei den zuständigen
Mitarbeitern der Finanzämter ein und zum anderen im Callcenter des FM-Dienstleisters. Dort lässt
sich die Störung nach der vorher vereinbarten Vorgehensweise qualifiziert weiterbearbeiten.
Gebäudeleittechnik
Arbeitet ein Unternehmen mit einem Gebäudeleitstand, muss auch hier sichergestellt sein, dass
die Informationen optimal verteilt werden und dass hinterlegt ist, wer was bei einem Ereignis zu
tun hat oder mit wem er das weitere Vorgehen abstimmen muss. Bei den meisten Systemen der
Gebäudeleittechnik (GLT) ist es möglich, für die einzelnen Disziplinen jeweils eigene Ebenen
zuteilen. Die Unternehmensgebäude sind darin mit Plänen und allen Versorgungsnetzen und Anlagen
dokumentiert. Für Letztere können die Verantwortlichen dann zum Beispiel auch Wartungszyklen
hinterlegen. Und bei den Stromverteilungsanlagen lassen sich Verbrauchsmesser anbringen, sodass der
Betreiber sehr schnell die "Energiefresser" identifizieren kann. Solche Systeme bieten auch die
Möglichkeit, die Temperierung von Räumen individuell zu regulieren: Hat ein Besprechungsraum für
den nächsten Tag keine Reservierung, kann ihm die GLT für diese Zeit eine niedrigere Raumtemperatur
zuweisen.
Mit einer GLT lässt sich in einem Unternehmensgebäude fast alles steuern, regeln und
dokumentieren. GLT-Systeme arbeiten klassischerweise mit speziellen Protokollen und Gebäudebussen,
steigen aber zunehmend auf TCP/IP um. Zu den wichtigsten Anbietern zählen zum Beispiel Bosch,
Johnson Controls, Kieback & Peter, Neuberger sowie Siemens. Da sich in der Gebäudetechnik viel
ändert, verfügt ein offenes System, bei dem der Anwender viel selbst konfigurieren kann, über große
Vorteile. Bei manchen Lösungen hat ein Betreiber jedoch nur sehr begrenzte Möglichkeiten, selbst
Änderungen vorzunehmen. Will er tiefer in das System eingreifen, ist er auf die meist teure
Unterstützung eines Spezialisten des Herstellers angewiesen. Dies zeigt übrigens auch: Ein
GLT-System stellt eine Lösung von Technikern für Techniker dar.
CAFM-Lösungen
Doch das Gebäude-Management umfasst auch sehr viele verwaltungstechnische Bereiche. Damit diese
ebenfalls mit den Informationen aus der GLT umgehen können und zusätzlich noch Anwendungen für ihre
Aufgabenbereiche erhalten, entstanden die Computer-Aided-Facility-Management-Lösungen (CAFM). Diese
Anwendungsprogramme sorgen zum einen für eine zielgruppenspezifische Aufbereitung der Informationen
aus der GLT. So lassen sich übersichtliche Reports für die Geschäftsführung erstellen oder Daten
für die Verwaltung aufbereiten. Zum anderen bieten sie bereichsübergreifende Zusatzfunktionen oder
Funktionen zugeschnitten für bestimmte Abteilungen. Dies könnte zum Beispiel eine
Energie-Management-Lösung sein, die die Verbrauchswerte aus der GLT oder direkt aus den verteilten
Zählern für alle Liegenschaften und/oder Kostenstellen übersichtlich aufbereitet.
CAFM-Software erfüllt die unterschiedlichsten Bedürfnisse der Gebäudeverwaltung. Etwa 30
bekannte Lösungsanbieter gibt es allein auf dem deutschen Markt. Dazu zählen zum Beispiel Aperture,
AT C, BFM/Key Logic, Conject, Etask, Faciware, Iffm, IMS, Kessler Solutions, KMS, Loy & Hutz,
Nemetschek, Speedikon FM, Syskoplan und Voigtmann – um nur einige zu nennen.
Bei der Auswahl des CAFM-Systems sollte der Anwender darauf achten, dass Pflege und Support und
damit die Betriebskosten für das System nicht überhand nehmen. Denn oft werden Informationen damit
doppelt und dreifach dokumentiert. Arbeitet das Unternehmen mit einer GLT, sollte zum Beispiel der
Datenabgleich zwischen beiden Lösungen möglich sein. Große und umfassende CAFM-Lösungen erfordern
viel Personalbedarf für die Administration und Pflege der Bestandsdaten. Bei ihnen ist es besonders
wichtig, darauf zu achten, dass sie trotz ihrer Informationsfülle übersichtlich und leicht zu
bedienen sind. Solch große Systeme eignen sich für Gebäudekomplexe ab etwa 1.000 Arbeitsplätzen.
Für kleinere Gebäude sind einfachere Systeme sinnvoller. Sie bieten vielleicht keine so umfassende
Berichterstattung, bedürfen dafür aber auch weniger Pflege. Entscheidend ist, dass ein Unternehmen
vor der Auswahl einer CAFM-Lösung abklärt, was diese leisten soll. Oft reichen bereits ein paar
nützliche Zusatzfunktionen zu einer GLT.
Praktisch alle Systeme enthalten zum Beispiel einen Wartungskalender. Wichtig ist hier, dass das
Tool transparent aufgebaut ist und die damit arbeitenden Abteilungen sowie der Wartungstechniker
vor Ort diesen mit wenigen plausiblen Schritten einsehen können. MR Facility Services zum Beispiel
bietet als Dienstleister im Bereich Facility-Management seinen Kunden etwa ein Internet-basierendes
Störungs-Management-Tool mit hinterlegtem Wartungskalender für deren Anlagen an. Dieser enthält die
Wartungstermine sowie die Wartungsprotokolle mit Historie für die einzelnen Anlagen. Bei einer
Störung erhält der Techniker per Internet Informationen über Art und Anzahl von Störungen an der
betroffenen Anlage. Diese Informationen können entscheidend sein für das weitere Vorgehen: Fällt
ein Bauteil aus, sieht der Wartungstechniker, ob es vorher schon Probleme bereitet hat und kann
abklären, ob er es ersetzen oder in Stand setzen soll. Eine Historienbetrachtung kann zum Beispiel
bei Störungen an großen Umwälzpumpen oder an einem Ventilator der Klimaanlage viel Geld sparen. In
einem solchen Störungs-Management-Tool ist zudem die zugehörige Alarmkette hinterlegt, sodass der
Techniker vor Ort weiß, wer noch informiert ist und mit wem er das weitere Vorgehen abspre-chen
muss.
Fazit
Um die Gebäudeinfrastruktur effizient und sicher betreiben zu können, sind Überwachungssysteme
ein wichtiges Hilfsmittel. Der Nutzer sollte sich vor der Auswahl der Lösung im Klaren sein, welche
Aufgaben diese konkret erfüllen muss und wie viel Aufwand er in die Administration und Datenpflege
investieren will. Letztlich soll das System für geregelte Abläufe sorgen und dabei helfen, Kosten
einzusparen.
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