Auswahl einer Client-Management-Lösung
IT-Kosten senken durch Automation
In vielen deutschen Unternehmen sind nach wie vor hoch bezahlte Spezialisten dafür zuständig, Routineaufgaben der IT manuell durchzuführen: Rechner aufzusetzen, Patches einzuspielen, Lizenzen zu verwalten, Geräte und Software zu inventarisieren. Während in der Produktion auf Prozessebene die meisten Vorgänge automatisiert stattfinden, setzen viele IT-Abteilungen noch auf Handarbeit. Doch mittlerweile sprechen sich die Einsparpotenziale von bis zu 85 Prozent des IT-Budgets herum.
Eine ganze Reihe von Unternehmen bietet Systeme für automatisiertes Client-Management an. Die
grundlegende Frage bei der Auswahl ist: Was will ich mit welchem Aufwand erreichen? Software auf
Rechner installieren können schließlich alle aktuellen Lösungen. Wenn es um spezielle
Schnittstellen, Standards und Leistungsstärke geht, erkennt man die ersten Unterschiede. Achtet man
auch auf Hersteller, Produktzyklen und Consulting-Leistungen, lassen sich weitere Differenzen
erkennen.
Prinzipiell gilt es, Fragen zu zwei Bereichen zu beantworten: Wie gut passen die Features der
zur Wahl stehenden Lösungen zu den eigenen technischen Anforderungen und Prozessen im Unternehmen?
Was weiß man über den Hersteller und seine Roadmap? Denn Daten über den Hersteller und die
Produktentwicklung sowie Erfahrungen anderer Anwender mit der Software und dem Support müssen in
die Evaluierung mit einfließen.
Schritt eins: Wie flexibel muss das System sein?
Schon die erste Frage hilft, die Auswahl einzuschränken. Bleibt die IT-Infrastruktur über
viele Jahre gleich oder rechnet man mit Veränderungen? Client-Management soll ja Software auf alle
Rechner im Unternehmen automatisiert und zuverlässig verteilen. Wenn sich die IT-Infrastruktur nie
verändert, genügt ein Vollautomat, der Software nach den immer gleichen Regeln in der gleichen
Umgebung verteilt. Anders sieht es aus, wenn die IT heterogen organisiert ist und immer neue oder
sich wandelnde Aufgaben übernimmt. So wie etwa in der Prozesstechnik ein Roboter an
unterschiedliche Aufgaben anzupassen sein muss, ist auch beim Client-Management oft Flexibilität
gefragt – vor allem, wenn der Aufgabenbereich über das reine Verteilen von Software hinausgeht.
Sollen zum Beispiel Daten mit anderen Systemen wie Buchhaltung, Helpdesk oder ERP getauscht
werden? Wechseln installierte Betriebssysteme und Programme? Müssen unterschiedlichste
Arbeitsgruppen mit divergierenden Anforderungen automatisiert betreut werden? Sind auch freie und
mobile Mitarbeiter mit ihren Rechnern einzubeziehen? Dann wird das passende Produkt eher im Bereich
der individuell konfigurierbaren Systeme mit vielen Schnittstellen zu finden sein. Ein wichtiger
Unterschied: Letztere passen selten "von der Stange", sondern werden gezielt an die jeweilige
Aufgabe angepasst. Damit bringen sie aber den Vorteil mit, dass sie mit dem Unternehmen wachsen und
flexibel einsetzbar sind. Diesem ersten Schritt sollte ein Unternehmen viel Aufmerksamkeit widmen:
Hier kann eine falsche Entscheidung heute Kosten sparen und in einigen Jahren sehr teuer werden.
Schritt zwei: technische Anforderungen
Ganz am Anfang steht auch das Prüfen technischer Anforderungen. Dabei sollte man sich Aspekte
wie die Durchgängigkeit der Lösung, unterstützte Mechanismen und Techniken sehr genau ansehen. Ein
Beispiel: Gilt die Unterstützung für ein Betriebssystem Windows 7 ohne Einschränkungen für alle
Module einer Suite oder nur für die einfache Betriebssysteminstallation? Lassen sich alle Aufgaben
mit aktivierter UAC (User Access Control) durchführen– oder muss man per Deaktivierung die
Sicherheit des Betriebssystems herabsetzen? Müssen durch die Einführung des neuen Systems alle
Clients neu installiert werden, um hundert Prozent der Funktionalität zu erhalten, oder wird
einfach auf dem aktuellen Stand weitergearbeitet? Brauche ich für die Installation von Windows im
Windows-Netzwerk erweitertes Wissen, etwa über Linux, oder reicht Windows-Know-how aus?
Die Frage nach dem Know-how stellt sich auch für das ganze Paket. Wie viel Aufwand an
Schulung ist nötig, und wie groß ist die Abhängigkeit von externen Experten? Der Schulungsaufwand
sollte nicht nur für die Zeit der Umstellung berechnet werden, sondern auf die geplante Laufzeit.
Das bedeutet einerseits, schon bei der Auswahl auf Standards zu achten. Manche Systeme setzen
anfangs höheren Schulungsbedarf voraus, aber später kann das eigene Personal sie konfigurieren und
ausbauen. Diese Systeme sind insgesamt nicht immer teurer als solche, die mit geringem
Schulungsbedarf beginnen, sich später aber nur von externen Experten erweitern lassen.
Schnittstellen und Sicherheit
Welche Schnittstellen ein Client-Management bereitstellen soll, hängt vor allem vom
Einsatzgebiet ab. Faustregel: Je mehr standardisierte und dokumentierte Schnittstellen zur
Verfügung stehen, desto besser kann das Client-Management mit anderen Applikationen Daten
austauschen. Sollen zum Beispiel die Buchhaltung oder der Helpdesk ständig aktuelle Daten über das
Inventar an Hard- und Software oder Lizenzen erhalten, ist es hilfreich, diese Daten komfortabel
aus dem Client-Management auslesen zu können. Aus zwei oder mehr spezialisierten Applikationen wird
so eine maßgeschneiderte Lösung.
Wer seine IT einem Management-Programm anvertraut, hat guten Grund, auf Sicherheit zu achten,
und zwar in doppelter Hinsicht: Erstens muss dafür gesorgt sein, dass das Client-Management nicht
die Rechtestruktur im Unternehmen gefährdet. Kann der Administrator Aufgaben an Kollegen mit
eingeschränkten Rechten delegieren? Dabei muss die Verwaltung der Rechte einfach und sicher zu
erledigen sein. Zweitens muss der Datenschutz gewährleistet sein – schließlich sammelt ein
Client-Management viele Daten, die auch Mitarbeiter betreffen. Wie geht der Hersteller mit den
Anforderungen des Betriebsdatenschutzgesetzes um?
Schritt drei: Tests
Ist die Auswahl nach den ersten beiden Schritten übersichtlich geworden, sollte man sich
genügend Zeit für den wichtigsten Schritt nehmen: den Praxistest. Das heißt, alle in Frage
kommenden Systeme unter realistischen Bedingungen auf Herz und Nieren zu testen – also selbst den
Testrahmen vorzugeben, alle Personen, die später mit dem System arbeiten sollen, hinzuzuziehen und
in aller Ruhe Szenarien durchzuspielen.
Diese Situation eignet sich auch, um Consulting und Support der Anbieter zu testen. Fragen,
fragen, fragen – so entdeckt man schnell, wie kompetent die Gesprächspartner sind, wie viel sie vom
künftigen Einsatzgebiet verstehen – und wie sehr man sich später auf sie verlassen kann. Hier ist
auch der Raum, um die Häkchen auf der Checkliste auf ihre Praxistauglichkeit zu prüfen. Manche
Zusage einer Produkteigenschaft zeigt erst da gewisse Einschränkungen oder Vorbehalte. Sind Umwege
nötig oder werden Features nur über Tricks erreicht? Ein Tipp: Geben Sie die Testaufgabe erst vor
Ort bekannt und lassen Sie sich zeigen, wie die Aufgabe gelöst wird. Der Testkandidat soll keine
vorbereitete und für genau diesen Einsatz optimierte Lösung mitbringen, sondern live zeigen, was
sein Produkt kann. Damit lassen sich tatsächlicher Aufwand und eventuelle Probleme schnell
erkennen. Mit im Testszenario sollte immer auch unternehmenskritische Software sein, zum Beispiel
KIS oder SAP. Gerade für diese besonders wichtigen Anwendungen gilt es, genau zu prüfen, ob
Installation, Patch-Management und Deinstallation reibungslos funktionieren.
Schritt vier: Herstellervergleich
Für welches Produkt man sich auch entscheidet: Man geht eine enge Bindung an den Hersteller
ein. Schließlich soll Client-Management als Basis-Service nicht ständigen Wechseln unterworfen
sein. Es empfiehlt sich, Vergangenheit, Gegenwart und Ziele des Herstellers zu recherchieren.
Konzentriert sich der Anbieter auf Client-Management oder bietet er nur ein "Me too"-Produkt in
einem großen Portfolio? Arbeitet der künftige Lieferant mit anderen spezialisierten Unternehmen
zusammen oder setzt er auf eine All-inclusive-Lösung? Kann man davon ausgehen, dass die Lösung auch
in vielen Jahren noch am Markt ist, weiterentwickelt wird und der Service bestehen bleibt? Wer sich
noch an OS/2 erinnert, weiß, dass große Herstellernamen keine Garantie für die Langlebigkeit von
Produkten sind.
Ob ein internationaler Konzern oder ein heimischer Hersteller der richtige Partner ist, hängt
von vielen Faktoren ab. Geht es um Ansprechpartner in vielen Ländern oder um starke regionale
Präsenz? Wer seine Wünsche gerne in künftigen Versionen des Produkts umgesetzt sehen will, wird
eher einen nahen europäischen Lieferanten wählen als ein Unternehmen, das auf einem anderen
Kontinent beheimatet ist. Interessant ist auch ein Blick auf die Finanzstruktur des Herstellers.
Eigenfinanziert, Tochter eines Konzerns, Venture Capital? Diese Fakten sollten in die Bewertung mit
einfließen.
Bietet der Hersteller an, Referenzen zu nennen, sollte man sich diese gut ansehen. Ein
kleiner Tipp dazu: Die vom Hersteller genannten sind oft spezielle Kunden. Es kann sich durchaus
lohnen, selbst einige Anwender des gewünschten Produkts ausfindig zu machen, am besten in der
eigenen Region und Branche.
Schritt fünf: Kosten evaluieren
Bevor der Kaufvertrag unterschrieben wird, sollte man noch einen genauen Blick auf die Kosten
werfen. Welche Kosten fallen zusätzlich zu den Lizenzen für Support und Schulung an – heute und in
fünf Jahren? Wie teuer wird es, wenn die Anzahl der Lizenzen wachsen soll? Da auch ein Test im
Rahmen der Evaluierung nicht immer alle Fragen endgültig klären kann, empfiehlt sich, ein
Rücktrittsrecht zu vereinbaren.
Wenn Software und Hersteller den eigenen Vorstellungen und Anforderungen entsprechen und
zudem Support wie auch Schulung funktionieren, ist der wichtigste Schritt für gutes
Client-Management getan. Viele Anwender berichten von Kosteneinsparungen, die die Kosten für die
Einführung innerhalb von zwei Jahren wieder hereingespielt haben.
Tobias Frank ist Gründer und Vorstandvorsitzender der Baramundi Software.
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