Praxistest Strato/Siteforum
KMU as a Service
Strato offeriert Unternehmenssoftware für den KMU-Einsatz (kleine und mittelständische Unternehmen) unter dem Namen "Strato Firmen-Portal" als gehostete Lösung ("as a Service"). Das Angebot basiert auf Software des Partners Siteforum. Deren Webapplikation deckt neben der Verwaltung der Website per CMS auch das Kundenbeziehungs-, Dokumenten- und Rechnungsmanagement ab.
Die Angaben über die Möglichkeiten von Siteforum lesen sich wie eine KMU-Wunschliste: Die
Applikation umfasst ein CMS (Content-Managementsystem) für die suchmaschinenoptimerte eigene
Website, aber auch Funktionen wie ein CRM-Modul (Customer Relationship Management),
E-Mail-Kampagnen, Foren, Chat, Ticketing-System, Wiki, Webmail und ein vollständiges
Abrechnungsmodul. Umfangreiche Statistikmöglichkeiten runden diese Funktionen ab. Im Praxistest
haben wir die Gesamtapplikation analysiert. Die Grundeinstellungen (Module, Sicherheitsrechte) des
Portals blieben im Test unverändert. Als Browser kamen hauptsächlich Firefox 3.01 sowie Internet
Explorer 7.0 mit aktuellen Updates zum Einsatz.
Die Verwaltungsfunktionen für die Frontend- und die Backend-Prozesse sind grundsätzlich
getrennt, bei manchen Elementen jedoch muss der Anwender zwischen Frontend- und
Backend-Administration hin- und herspringen. Dies ist nicht unbedingt die praktikabelste Lösung.
Wenn man beide Seiten jedoch als eine Einheit betrachtet, stört dies nach kurzer Eingewöhnung immer
weniger.
Für die Frontend-Optik bietet das CMS vorgefertigte Designs durch eine Vielzahl an Templates. Im
Test wurde die gesamte Seite durch einen Online-W3-Checker geprüft. Dieser hatte lediglich
einzuwenden, dass ein Javascript-fähiger Browser zwingend notwendig ist.
Das Frontend bietet in der Standardvariante zwei Navigationsleisten (oben horizontal; links
vertikal), es wirkt klar und eindeutig. Über dem eigentlichen Content-Bereich finden sich die
weiteren Funktionen, unter anderem Blog, Termine, Forum und Ordner. Im Blogging-Bereich erhält der
Anwender eine Übersicht über die Aktivitäten in den Blogs, die Anzeige der jeweiligen Infoboxen
lässt sich Backend-seitig ändern. Des Weiteren lassen sich Termine festlegen, wobei diese als
privat oder öffentlich definierbar sind. In beiden Fällen ist es möglich, den Einladungs-Link per
E-Mail an potenzielle Teilnehmer zu versenden.
Der Anwender kann unterschiedliche Foren anlegen, jedoch nicht verschachtelt, also keine
Sub-Foren. Die Rechteeinstellungen sind vielfältig, da Optionen wie die Moderation
(Pre-/Post-/öffentlich), Lese-/Schreibrechte und Dateianhänge genau definierbar sind. Leider ist
hier der Wysiwyg-Editor sehr knapp ausgefallen und zeigt zu kleine Icons und Text mit
HTML-ähnlicher Syntax an. Dies verwundert insofern, als der Editor bei anderen Stellen des Portals
alle gängigen Anforderungen erfüllt. Ansonsten ist bei den Foren alles sehr puristisch und
funktionell gehalten.
Hinter dem Link "Ordner" versteckt sich das Dateimanagement des Systems. Die Berechtigungen
lassen sich in die Gruppen "Alle", "Mitglieder+Gäste", "Kunden" und "Mitarbeiter" unterteilen. Dies
erlaubt die bequeme zentrale Verwaltung der Benutzergruppen in einem Speicher.
Die Backend-Funktionalität ist deutlich komplexer und bedarf der Orientierung. Das erste Menü
umfasst die Hauptpunkte "Tools & Administration", "Website & CMS", "Marketing & CRM", "
Intranet & Backoffice", "Verkauf & Support" sowie "Netzwerk & Community". Jeder Punkt
birgt zwei weitere Unterteilungsebenen.
Unter "Administration" legt der Anwender grundlegende Eigenschaften des Portals wie
Anmeldebedingungen, Passwortrichtlinien, Benachrichtigungseinstellungen (externes SMTP, POP3,
SMS-Gateway) sowie Suchoptionen fest. Interessant ist insbesondere die Möglichkeit, wiederkehrende
Aufgaben einzurichten, inklusive Zeitplan und Wiederholungsintervall. Ebenfalls praktisch ist die
integrierte Backup-Funktionalität im ZIP-Format, die allerdings keinen Download auf den lokalen
Rechner ermöglicht.
Das Berechtigungssystem ist sehr ausgiebig: Rollen können mit granularen Sicherheitsrechten
versehen werden (zum Beispiel: ein Contact User darf nur Kontakte erstellen), eine
Berechtigungsmatrix dient der Übersicht über die aktuelle Konfiguration. Ebenfalls administrierbar
sind die systeminternen E-Mails zum Beispiel bei einer Benutzerregistrierung. Hier erstellt der
Benutzer beliebige Inhalte mittels Wysiwyg-Editor, wofür bereits über 30 Vorlagen existieren.
Der File-Manager zeigt den gesamten Verzeichnisbaum des Portals und umfasst einen
Video-Converter, der alle gängigen Formate in FVL-Dateien umwandelt. Der Datenexport im CSV- oder
XML-Format und der Import bestehender Outlook-Kontakte sind möglich. Im Designbereich lassen sich
Logos, Farben und Hintergrundbilder per Upload tauschen oder CSS-Vorlagen und PDF-Einstellungen
ändern.
Unter dem Punkt "CMS" findet der Administrator eine klassische Content-Verwaltung. Mit
Wysiwyg-Editor und Bildverwaltung inklusive Größenänderung sind die wesentlichen Anforderungen
erfüllt. Die Freigabe von Inhalten kann über die Sicherheitseinstellungen definiert werden. Es
lassen sich auch externe und interne RSS-Feeds oder Werbebanner einbinden.
Der CRM-Reiter birgt eine Nutzer-, Kontakt- oder Kundenverwaltung sowie die Prozessteuerung, um
die Anbahnung neuer Aufträge (Leads, Aktionen) zu verwalten. Integriert ist ein Newsletter-Modul,
das zwischen externen und internen Newslettern unterscheiden kann. Erwähnenswert ist die
Möglichkeit von Bounced-Boxen zum Beispiel für E-Mail-Adressen, die nicht mehr aktuell sind, oder
die Eingabe einer Blacklist (Robinson-Liste).
Die Suchmaschinenoptierung wirkt durchdacht, war jedoch nicht Teil des Praxistests. Es sind
zentrale Metatags zu vergeben, parallel sind diese automatisch pro Beitrag zum Beispiel um den
Autorennamen zu ergänzen. Eine direkte Anmeldung der eigenen Seite bei Portalen wie Google, Yahoo,
Microsoft und Allesklar.de erleichtert die Arbeit deutlich.
Der nächste große Punkt "Intranet & Backoffice" bietet die Möglichkeit, Rechnungen als
erfasst, storniert oder bezahlt zu markieren. Der Anwender kann einmalige sowie Dauerrechnungen
eintragen und das Design via HTML ändern. Zur Vollständigkeit der internen Unterlagen kann er auch
eingehende Rechnungen erfassen, freigeben sowie Verträge und deren Laufzeit eintragen. Ein
integriertes Webmail mit PGP-Verschlüsselungsmöglichkeit, Kalender und Aufgaben rundet diesen
Bereich ab. Beim Kalender ist anzumerken, dass die grafische Aufbereitung sehr statisch und kein
Drag and Drop wie beim Google Calendar möglich ist.
Im vorletzten Bereich "Verkauf & Support" trägt der Anwender Produkte mit Lagerbestand sowie
Rabattstufen ein. Die Zahlungsarten reichen von Rechnung über Kreditkarte bis zu Paypal,
Authorize.net und Protx. Zudem lassen sich hier verfügbare Steuerländer, Umsatzsteuerhöhe sowie
Templates für Lieferscheine verwalten. Die Produkte sind letztlich im Frontend beziehnungsweise dem
Onlineshop zu gruppieren. Dies erfolgt über Kataloge. Dabei sind die Versandart, deren Kosten und
ein Zeitplan wählbar. Der Administrator oder ein entsprechend berechtiger Anwender hat die
Möglichkeit, über das Frontend direkt Angebote im Shop zu erstellen und diese abzuspeichern.
Einkäufe werden zu Aufträgen, die jedoch leider nicht direkt in Rechnungen umzuwandeln sind –
Strato ist sich dieses Mangels bewusst und hat für eine künftige Portalversion eine Behebung des
Mankos in Aussicht gestellt. Für die direkte Kommunikation mit dem Kunden umfasst das Portal
Livechats sowie einen Helpdesk. Dieser bietet die Möglichkeit, Support-Tickets zu erstellen, zu
bearbeiten oder abzuschließen.
Unter dem letzten Punkt "Netzwerk & Community" lassen sich mehrere Communities erstellen,
wobei auch eine gegenseitige Datenfreigabe ermöglicht werden kann. All dies lässt sich zusätzlich
durch ein Wiki ergänzen, wobei dieses nur globale Rechte pro Sicherheitsrolle bietet.
Die Siteforum-Lösung ist ein sehr mächtiges Werkzeug und bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten
und hohe Flexibilität. Die zahlreichen Funktionen sind gut aufgeteilt, können aber manchmal den
Anwender trotzdem etwas erschlagen. Als Hilfe liegen einführende PDF-Dokumente sowie sehr nützliche
Videos vor. Ist man einmal eingearbeitet, gehen viele tägliche Tätigkeiten leicht von der Hand, und
auch Nicht-Techniker können die Vielzahl webbasierender Tätigkeiten (CMS, CRM,
Dokumentenmanagement) leicht erledigen. Spätestens bei detaillierten Anpassungen wird aber
Unterstützung notwendig sein. Für größere Designänderungen empfiehlt Strato, einmalig einen
Webdesigner hinzuzuziehen. Ob die Prozesse bereits ausreichen, muss ein Unternehmen selbst
ermitteln, da eine Verbindung zum Beispiel zu Buchhaltungssystemen, zum Active Directory oder zu
Exchange fehlt.
Das Strato Firmen-Portal auf Siteforum-Basis ist online unter
www.strato-pro.de verfügbar. Die Preise für das
Basispaket beginnen bei 8,90 Euro pro Monat und Benutzer, die Verträge laufen monatsweise.
Komplettpakete inklusive Hosting-Plattform gibt es ab 89 Euro pro Monat mit dreimonatiger
Mindestvertragslaufzeit (siehe
www.lanline.de/kn31541936).
Info: Strato Tel.: 0800/8007001 Web: www.strato-pro.de
Info: Siteforum Tel.: 03681/39400 Web: www.siteforum.com
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