Scan-Dokumente automatisch indexieren und ablegen
Konica Minolta: Intelligenter Input für den digitalen Workflow
+++ Produkt-Ticker +++ Müssen Dateien nach dem Scannen noch per Hand verschlagwortet und archiviert werden, kommt es trotz schneller Hardware oft zu unnötigen Verzögerungen. Mit den Softwarelösungen "Openapi Scan" und "Myopenapi" von Konica Minolta können Unternehmen laut Hersteller die Effizienzgewinne durch digitale Workflows nun vollständig ausschöpfen und ihre Dokumentenprozesse optimieren. Die Applikationen, die der Hersteller exklusiv für seine Bizhub-Multifunktionssysteme (MFPs) anbietet, sollen die Indexierung und Ablage aller gescannten Dokumente am gewünschten Ort vollautomatisch übernehmen. Zur nahtlosen elektronischen Weiterverarbeitung ohne Eingreifen des Anwenders werden auch XML-Dateien ausgegeben. Openapi Scan unterstützt dabei bis zu drei Bizhub-Systeme, für beliebig größere Output-Umgebungen eignet sich Myopenapi mit flexibler Lizenzerweiterung. Der Zugriff soll bequem direkt vom Bedienpanel aus erfolgen.
Openapi Scan und Myopenapi integrieren nach Angaben des Herstellers die Bizhub-MFPs von Anfang
an besser in die Arbeitsabläufe und beschleunigen diese erheblich. Sowohl das Scannen als auch die
Eingabe von Zusatzinformationen geschieht in einem Arbeitsgang, was wertvolle Zeit spare. Der
Nutzer wählt am Display des Multifunktionssystems einfach die Option "Openapi" und die Art des zu
erfassenden Dokuments, wie etwa "Rechnung", "Auftrag", "Protokoll" oder "Presseartikel". Zu jedem
dieser zuvor frei konfigurierbaren Dokumententypen können ergänzend noch spezifische
Indexinformationen eingegeben werden, zum Beispiel die Rechnungs- beziehungsweise Kundennummer oder
der Name und das Erscheinungsdatum einer Veröffentlichung. Daraufhin sei nur noch ein Druck auf die
Scan-Taste nötig – das System übernimmt die Ablage und produziert einen strukturierten Dateinamen,
der sich aus allen eingegebenen Schlagwörtern und Daten zusammensetzt. XML-Dateien sollen die
vollautomatische Weiterverarbeitung direkt im Anschluss sichern.
Die Variante Openapi Scan ist laut Hersteller für kleinere Umgebungen mit bis zu drei
Konica-Minolta-Bizhubs ausgelegt. Für jedes der Bizhub-Systeme können separat bis zu acht
Dokumententypen zur Vorauswahl definiert werden. Bei jedem dieser Typen sind bis zu vier
Indexfelder, Text, Zahl, Status und Datum als Merkmal sowie frei zu definierende Auswahllisten
möglich. Für Administratoren soll sich die Verwaltung einfach und ohne zusätzlichen
Programmieraufwand gestalten. Die Applikation wird als Server-Dienst realisiert, die Konfiguration
soll zentral innerhalb einer übersichtlichen Oberfläche erfolgen. Änderungen an den
voreingestellten Dokumententypen lassen sich ohne Neustart des Bizhub-Systems übernehmen.
In mittleren und größeren Unternehmen, die mehr als drei Bizhub-Systeme einsetzen, ist Myopenapi
laut Hersteller die richtige Wahl. Über ein Staffelmodell können Lizenzen für eine unbegrenzte Zahl
an MFPs erworben werden. Das Produkt sei offen angelegt und sowohl für die Archivierung als auch
für das klassische Projektgeschäft geeignet. Je nach Bedarf werden individuelle
Funktionserweiterungen durch Programmierung unterstützt. So bleibe das Programm immer an den
Workflow angepasst, auch wenn das Unternehmen wächst. Nimmt der Administrator Änderungen vor, so
werden diese nach Eingabe unverzüglich für alle angeschlossenen Bizhubs übernommen. Damit Störungen
schnell behoben werden können, gibt es eine Watch-Dog-Funktion mit automatischem Neustart der
Dienste und E-Mail-Benachrichtigungen im Störungsfall. Openapi Scan und Myopenapi sind ab sofort
über Konica Minolta Vertriebspartner zu beziehen und sollen zu zahlreichen
Konica-Minolta-Bizhub-Modellen kompatibel sein. Weitere Informationen finden sich unter
www.konicaminolta.de/business.
LANline/pf
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