Test: IBM Lotus Quickr 8.0
Kooperationsbasis für Teams
Auf der Lotusphere 2007 präsentierte IBM mit Notes 8, Lotus Quickr und Lotus Connections gewichtige Neuheiten in ihrer Softwarefamilie. Seit Juli nunmehr "gold", unterzieht sich Quickr, ein Tool für Teamarbeit, als erstes aus dem Produktreigen einem Praxistest im LANline-Lab. Dabei zeigt sich, dass IBM eigentlich zwei unterschiedliche Lösungen unter gleichem Namen anbietet.
Quickr 8.0 soll als offizieller Nachfolger von Quickplace 7.0 auf einfache Weise Teamarbeit und
gemeinsame Datenhaltung – sogar über Systemgrenzen hinweg – unterstützen. Dazu stellt das Tool dem
Anwender über Team- beziehungsweise Projektbereiche ("Places") Funktionen wie gemeinsame
Ablagebibliotheken, Diskussion, Mitteilungsbretter, Aufgabenübersichten, Kalender, Blogs und Wikis
via Webinterface zur Verfügung. Den Zugriff auf gemeinsame Dateibibliotheken eröffnen alternativ
spezielle "Konnektoren" für Windows Explorer, Lotus Notes, Lotus Sametime und für
Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel und Powerpoint). Damit bewirbt sich Lotus Quickr um die
Abdeckung ähnlicher Aufgabenstellungen im Unternehmen wie Microsofts Sharepoint-Familie.
Obwohl die Roadmaps zu Quickr auf der Lotusphere im Januar noch ausschließlich Lotus Domino als
tragende Säule darstellten, existieren tatsächlich nunmehr zwei Editionen: "Lotus Quickr Services
für Websphere Portal" (WPS-Edition) und "Lotus Quickr Services für Lotus Domino" (Domino-Edition).
Quickr WPS unterstützt zunächst Linux (x86) und Windows, wohingegen sich die Domino-Edition auf
AIX, i5/OS, Solaris und Windows betreiben lässt. Dabei ist derzeit noch Domino 7.0.2FP1
Voraussetzung, eine Unterstützung der jüngst erschienenen Version 8.0 ist zumindest
angekündigt.
Bestehende Installationen von Quickplace 6.5.1 und 7.0 (Basis ist hier immer Domino) sollen sich
auf die Quickr-Domino-Edition upgraden lassen. Bereits an dieser Stelle sei darauf hingewiesen,
dass sich somit zwar Teambereiche aus Quickplace auf Quickr migrieren lassen, es aber nicht
vorgesehen ist, Bereiche frei zwischen der WPS- und Domino-Plattform auszutauschen. Dies liegt
nicht nur an den unterschiedlichen Storage-Architekturen (Dominos NSF-Datenbanken gegenüber Java
Content Repository bei der WPS-Edition), sondern ist auch auf unterschiedliche Datenmodelle und
divergierende Funktionsangebote der beiden Editionen zurückzuführen. Die Entscheidung für den
aktiven Einsatz einer der beiden Plattformen hat daher durchaus längerfristige Auswirkungen. Dabei
erleichtert noch nicht einmal ein Preisunterschied die richtige Entscheidung:
Quickr-Benutzerlizenzen (zirka 71 Euro pro Benutzer beim unternehmensinternen Einsatz) berechtigen
gleichermaßen zum Einsatz unter WPS wie auch unter Domino.
Um einen praxisnahen Eindruck des neuen Funktionsangebots von Quickr zu erhalten, installierten
wir im LANline-Lab beide Editionen jeweils auf einem Server mit 3,2-GHz-Intel-CPU und 3 GByte RAM
unter "Windows Server 2003 R2 Standard SP1". Auf der Client-Seite kamen primär PCs mit den
Kombinationen Vista Business/Office 2007 und Windows XP/Office 2003 sowie mit Lotus Notes 7.0.2
beziehungsweise dem neuen Notes 8 zum Einsatz.
Lotus Quickr Services für Websphere Portal
Als einfachste Betriebssituation von Quickr WPS sieht IBM eine "Department-/Express"
-Installation auf einem einzelnen Server vor. Alle dazu benötigten Komponenten wie Websphere v6 und
DB2 v9.1 werden dabei automatisch installiert und entsprechend konfiguriert. Weiterreichende
Konfigurationsoptionen erlauben auch die Einbindung bestehender DB2-Datenbankserver, den
Cluster-Betrieb und Anbindung an LDAP-Verzeichnisdienste zur Benutzerauthentifizierung wie
Microsofts Active Directory, IBM Directory Server oder auch Domino Directory. Obwohl die
Expressinstallation eigentlich zu einer sorgenfreien Inbetriebnahme des Schwergewichts (minimal
sechs Setup-CDs) führen sollte, gelang im Test die Installation nur dann, wenn die
Setup-Hinterlassenschaften nach einem ersten Fehlerabbruch deinstalliert und das Setup erneut
gestartet wurde. Offensichtlich fehlen der zugrunde liegenden Setup-Routine noch einige
undokumentierte Voreinstellungen.
Ist diese erste Hürde genommen, steht der Erstellung von Teambereichen via Microsoft Internet
Explorer oder auch Firefox über ein ansprechendes Webinterface mit AJAX-Technik nichts mehr im Weg.
Arbeitsbereiche lassen sich entweder auf der Basis vordefinierter Schablonen wie "Projektbibliothek"
, "Team-Blog" oder "Team-Wiki" erstellen, oder aber der Administrator bestückt einen zunächst
völlig leeren Bereich über wenige Mausklicks mit den gewünschten Komponenten. Zur Standardauswahl
gehören dabei die Funktionskomponenten Blog, Wiki, Dateibibliothek, Mitteilungen, Projekt-Tasks,
Kontakte und Feed-Reader. Sind anschließend Benutzer aus dem jeweils verwendeten Directory den
Rollen "Editor", "Manager", "Leser" oder "Entwickler" zugewiesen, kann die Teamarbeit sogleich
beginnen. Jeder Benutzer wählt dabei seine individuell gewünschte Sprache der Benutzerführung
selbst aus. Das Tool ist also auch auf international zusammengesetzte Teams vorbereitet.
Gemeinsame Dateiablagen für Teams
Für Teams, deren Mitglieder auf verschiedene Standorte verteilt sind oder gar unterschiedlichen
Unternehmen angehören, ist eine gemeinsame Dateiablage von besonderer Bedeutung. Hier spielt Quickr
WPS seine Stärken aus. Entsprechende Browser-Add-ons für Internet Explorer und Firefox unter
Windows, die der Anwender direkt aus dem Projektbereich heraus installieren kann, sorgen dafür,
dass sich Dateien via Drag and Drop zwischen Onlinebibliothek und lokalem Dateisystem mühelos
austauschen lassen. Zudem können Dokumente zur unmittelbaren Bearbeitung in einer lokal
installierten Anwendung aufgerufen werden. Das Plug-in überträgt die modifizierte Datei
anschließend wieder nach Quickr zurück ("Roundtrip Editing"). Während der lokalen Bearbeitung
bleibt das Dokument für andere Benutzer gesperrt, um Bearbeitungskonflikte zu verhindern
(Check-in/Check-out).
Dokumente in den Formaten von Microsoft Office, Openoffice sowie dessen Abkömmling "IBM
Productivity Tools" erstellt der Anwender auf Wunsch direkt aus der Onlinebibliothek heraus, ohne
zuvor bewusst eine Datei lokal anzulegen. Für die Onlineansicht generiert der Server eine
praktische Vorschau, die beim "Überfahren" der Dateinamen in den Bibliotheksordnern per Popup
eingeblendet werden. Wer das laufende Dateiangebot im Team im Blick behalten will, ohne dazu Quickr
regelmäßig aufzurufen, abonniert einfach Dateilisten als RSS-News-Feed im Browser oder in einem
sonstigen News-Reader seiner Wahl. Dokumenteninhalte aus den beiden Office-Suiten sowie weiteren
Dateiformaten (laut IBM zirka 200) wandeln die integrierten "Document Conversion Services" zudem
komplett in HTML um, sodass ein Download zur inhaltlichen Auswertung nicht zwingend erforderlich
ist. Leider funktioniert dies noch nicht mit den neuen Formaten Office Open XML (Microsoft Office
2007) und Opendocuments (Openoffice), die das Tool ohne die zugehörigen Formatierungen angezeigt.
Um die Entstehungsgeschichte von Inhalten zu dokumentieren, lassen sich auf Wunsch Dateiversionen
gezielt archivieren.
Quickr-Konnektoren für Dateifunktionen
Während unter Windows so mittels Browser-Plug-ins bereits grundsätzlich ein komfortables
Onlinedateimanagement möglich ist, setzen die Quickr-Konnektoren einen weiteren Akzent. Als
MSI-Datei direkt via Quickr distribuiert und anschließend lokal installiert, ermöglichen die
Konnektoren dem Anwender einen direkten Zugriff auf die Dateifunktionen in Bibliothekkomponenten.
Ganze Verzeichnisbäume inklusive Ordnerstruktur finden so beispielsweise mit einem Mauszug über den
Windows Explorer ihren Weg in eine Dateibibliothek. Dateien aus einem Quickr-Bereich lassen sich
per Doppelklick im Windows Explorer direkt zur Bearbeitung in der entsprechenden Anwendung öffnen.
Die Task-Bar Anwendung "Quickr-Monitor" überwacht dabei eigenständig Dateiänderungen und spielt
diese im Hintergrund wieder zurück auf den Quickr-Server.
Der Anwender darf allerdings nicht vergessen, nach getaner Arbeit alle durch die Bearbeitung
automatisch gesperrten Dateien explizit zu entsperren ("Einchecken"), da sonst kein anderes
Teammitglied diese anschließend bearbeiten kann. Geöffnete Dokumente in Word, Excel und Powerpoint
lassen sich direkt in einem Quickr-Bereich ein- und auschecken. Notes-Dateianhänge kann der
Anwender direkt in einem Quickr-Bereich speichern und Dateien aus Quickr als Link in Notes-Mails
(und anderen Dokumenten) einfügen. Da die Quickr-Konnektoren nicht als Dateisystemtreiber
implementiert sind, tauchen Quickr-Bereiche nicht im Standarddateidialog von Windows auf. Für jede
einzubindende Anwendung muss der Hersteller einen individuellen Konnektor entwickeln. IBM bietet
aufgrund des erforderlichen Aufwands bislang keine Unterstützung für Microsoft Outlook, Openoffice
oder gar andere Betriebssysteme als Windows an.
Lotus Quickr Services für Lotus Domino
Die Grundinstallation von Quickr auf einem bereits eingerichteten Domino-Server lässt keine
größeren Fragen aufkommen. Wenn auch nicht ausdrücklich als Voraussetzung genannt, empfiehlt es
sich, auch auf einem Einzelserver ein serverübergreifendes Single Sign-on (SSO) zur
Benutzerauthentifizierung zu aktivieren, da Webbenutzer andernfalls gerne einmal ihren
Anmeldekontext verlieren und zur erneuten Anmeldung gebeten werden. Etwas mehr Mühe hätte sich IBM
bei der Sammlung empfohlener Fixes zu Quickr geben können, die über kein spezielles Setup-Programm
verfügt und dem Administrator aufwändiges Dateieinordnen abverlangt. Mit der Serverinstallation
entscheidet sich die Administration im Gegensatz zur WPS-Variante fest für genau eine
Sprachvariante der Benutzeroberfläche.
Spätestens beim Erstellen des ersten Quickr-Bereichs kommt beim Benutzer eine ernsthafte Frage
auf: Wo sind die Bereichsschablonen geblieben? Im Vergleich zur WPS-Edition arbeitet Quickr unter
Domino völlig anders. So existieren standardmäßig nur drei Bereichsschablonen: für Teams, Blog und
Wiki. Hinter der Teamschablone verbirgt sich die Kombination der Funktionsangebote Kalender,
Aufgaben, Diskussionen und Dokumentenbibliothek. Eine vergleichbar freie Kombination von
Funktionskomponenten wie bei WPS ist daher nicht realisierbar. Blogs oder Wikis lassen sich nur in
einem eigenen Quickr-Bereich und nicht kombiniert mit anderen Funktionen anbieten. Während auf
Domino-Basis Diskussionen nur losgelöst von den übrigen Teaminhalten unter einem eigenen
Hauptmenüpunkt geführt werden, erlaubt die WPS-Edition zumindest zu jedem Objekt fortlaufende
Kommentare zu erfassen.
Immerhin schickt sich das freie Angebot von Domino-basierenden Quickr-Schablonen der Firma
Snapps (templates.snapps.com)
an, funktionelle Lücken im Standardschablonenangebot zu füllen. Die ausschließlich für Domino
verfügbaren Schablonen illustrieren für Interessierte derzeit wohl am besten die
Entwicklungsmöglichkeiten von Quickr auf dieser Plattform.
Unterschiede in der Benutzeroberfläche
Auf den zweiten Blick zeigen sich auch Unterschiede in der Benutzeroberfläche von Quickr unter
Domino: Von der hübschen AJAX-Welt ist vieles weggefallen, es existieren keine Dokumentenvorschauen
und vor allem keine Plug-in-Unterstützung für Firefox. Dateioperationen per Drag and Drop oder auch
Roundtrip-Editing sind ausschließlich Microsofts Internet Explorer vorbehalten. Eine oder mehrere
Dateien lassen sich Notes-typisch an Dokumente anhängen, die über ein Rich-Text-Feld verfügen.
Dieses Datenmodell erfordert keine klare Trennung von Mitteilungsbereich und Dateibibliothek wie
unter WPS. Eine Dokumentenbibliothek unter Domino ist daher technisch auch nicht direkt
vergleichbar mit einer Dateibibliothek unter WPS.
Obwohl dieser Unterschied zunächst nur oberflächlich erscheint, treten daraus resultierenden
Anwenderirritationen insbesondere im Zusammenhang mit den Konnektoren zu Tage. Grundsätzlich
erlauben diese parallelen Zugriff auf Quickr-Bereiche, die auf mehreren Servern mit
unterschiedlichen Quickr-Editionen liegen. Für den Konnektor-Benutzer ist der Typ des
Quickr-Servers zunächst transparent. Der Anwender, der auf Quickr unter Domino zugreift, wundert
sich eventuell nur, warum sich zwar der Dialog zum Anlegen von Dateiversionen öffnet, aber nichts
passiert. Diese Funktion steht unter Domino nicht zur Verfügung, wird aber nicht einmal mit einer
Fehlermeldung quittiert. Legt der Anwender über den Konnektor eine Datei in einem Bereich an,
erscheint über die Weboberfläche ein Dokument mit Dateianhang, dessen Titel mit dem Dateinamen
korrespondiert. Benennt der Anwender die Datei über den Konnektor um, so behält das Dokument – ohne
weitere manuelle Eingriffe – den alten Dateinamen. Noch undurchsichtiger gestaltet sich die
Situation für die meisten Anwender, wenn einem Dokument mit einem Dateianhang über die
Weboberfläche weitere Dateianhänge hinzugefügt werden. Der Konnektor zeigt ein solches Dokument als
Unterordner mit den angehängten Dateien an.
Als geradezu ärgerlich erwies sich in unserem Test eine Problematik, die im Zusammenhang mit
Microsoft Office auftritt. Über den Windows Explorer lassen sich zwar auf einfache Weise
umfangreichere Orderstrukturen nach Quickr transferieren. Versuchen aber Anwender insbesondere
Word- oder Excel-Dateien anschließend über den Konnektor zu öffnen, passiert oft gar nichts (Word)
oder Excel meldet, dass es die betroffene Datei nicht finden kann. Eine genauere Analyse zeigt,
dass die Domino-Edition von Quickr zur Anlage von temporären Dateien, interne Notes-IDs bei der
Generierung korrespondierender Unterverzeichnisnamen verwendet. Ab der vierten Unterordnerebene
gerät der Gesamtpfad bei längeren Dateinamen zu umfangreich, als dass ihn die beiden
Microsoft-Anwendungen verarbeiten könnten. Das WPS-Familienmitglied zeigt dieses störende Verhalten
übrigens nicht.
Steigt der Anwender allerdings weiter in das Funktionsangebot der beiden Quickr-Geschwister ein,
so entdeckt er immerhin eine ganze Liste von Funktionen, die die Domino-Edition dank der zugrunde
liegenden Plattform und der Quickplace-Vorgeschichte dem Neuling auf WPS-Basis voraushat. Dazu
zählen Funktionen wie individuell gestaltbare Erfassungsformulare, automatische
E-Mail-Benachrichtigung über bevorstehende Termine und Inhaltsänderungen, Offlinenutzung via "
Domino Off-Line Services" (DOLS), Untergliederung von Bereichen in Räume mit limitiertem Zugriff,
Gesamtindex über alle Inhalte sowie die Replikation von ganzen Teambereichen zwischen Servern.
Fazit: ungleiche Geschwister
IBM macht es ihren Anwendern bei der Wahl zwischen den beiden ungleichen Quickr-Editionen nicht
gerade leicht. Für WPS als Plattform sprechen die modernere Benutzeroberfläche, die
Mehrsprachenunterstützung und die stabilere Konnektoreinbindung. Quickr unter Domino hingegen
bietet das insgesamt größere Funktionsangebot und das Potenzial zur leichteren Anpassung. Unter "
greenhouse.lotus.com"
demonstriert IBM für Interessierte, wie sich die beiden Quickr-Varianten unter einer Weboberfläche
prinzipiell vereinen lassen.
Ob sich dieser Weg allerdings tatsächlich für die Unternehmenspraxis eignet, darf bezweifelt
werden. Administratoren müssen sich in dieser Konstellation gleich mit mehreren
Plattformschwergewichten (Domino, Websphere Portal, DB2) und unterschiedlichen
Administrationsoberflächen sowie Backup- und Sicherheitsstrategien auseinandersetzen. Endanwender
werden mit vielen kleinen und größeren Unterschieden der Benutzeroberflächen, Navigationslogik und
des Anwendungsverhaltens im Detail geradezu in die Arme des First-Level-Supports getrieben.
Entscheidet sich das Unternehmen hingegen aufgrund seiner bevorzugten Infrastruktur für eine
einzige Plattform, so muss es die jeweiligen Nachteile des Funktionsangebots im Vergleich zur "
anderen" Seite in Kauf nehmen. Hier sind nur Kompromisse möglich.
Abzuwarten bleibt, wie entschieden IBM die Fortentwicklung beider Linien betreibt.
Kapazitätsgrenzen sind deutlich erkennbar, wenn auch IBM mehr schlecht als recht versucht, diese zu
kaschieren. Anders ist es nicht zu erklären, dass nicht nur aktuellen Produktbroschüren, sondern
auch die Lotusphere-Präsentationen von Anfang des Jahres ausschließlich die attraktiveren
Bildschirme der WPS-Edition "inkognito" verwenden, indem verräterische URLs gewissenhaft
ausgeblendet sind. Noch für dieses Jahr ist eine "Personal Edition" von Quickr für Anwender von
Lotus Notes 8 angekündigt, die sich auf Bibliotheksfunktionen konzentrieren soll.
Lesen Sie mehr zum Thema
