Im Test: Crystal Reports XI
Meister des Reportwesens
Crystal Reports XI bietet ein umfassendes Berichtswesen für Unternehmen jeder Größenordnung. Das neue Release enthält zahlreiche nützliche Detailverbesserungen zur Aufbereitung von Geschäftsdaten. Am wirkungsvollsten entfaltet sich das Tool im Zusammenspiel mit Business Objects Enterprise.
Der Klassiker unter den Berichtgeneratoren, Crystal Reports, hat in der neuen Version XI eine
Generalüberholung erhalten. Die Software von Business Objects unterstützt den Benutzer mit
zahlreichen Wizards und Berichtsvorlagen. Wird das Tool zusammen mit Business Objects Enterprise
genutzt, lassen sich Berichte zur gewünschten Zeit automatisch erstellen und verschicken.
Entwickler können die Reporting-Funktionen direkt in Anwendungen integrieren. Version 11 bietet
neben Werkzeugen für Dotnet-Entwickler nun auch nützliche Tools für die Programmierung unter Java.
Unternehmen, die bereits Business Objects 11 einsetzen, profitieren davon, dass sich Crystal
Reports XI noch umfassender in diese Business-Intelligence-Plattform integriert.
Der Hersteller bietet das Reporting-Werkzeug in unterschiedlichen Editionen an. Für ein
unternehmensweites Berichtswesen eignen sich die Professional- und die Serverversion. Entwickler
sind mit der Developer Edition gut beraten. Für das Design von Reports genügt bereits die
Standardversion, die ab 179 Euro erhältlich ist. Die Einstiegspreise für Professional und Developer
liegen bei etwa 500 Euro. Die Server-Edition beginnt bei 6000 Euro (inklusive 5 User).
Schnell installiert
Für den LANline-Test stand die englische Version von Crystal Reports XI zur Verfügung.
Mittlerweile sind auch lokalisierte Versionen für die wichtigsten Sprachen erhältlich. Die Software
wurde auf einem Testrechner mit Windows XP Professional SP2 installiert. Das Setup war nach wenigen
Minuten erfolgreich vollendet. Es unterstützt auch eine Silent-Installation über das Netzwerk. Zum
Abschluss erscheint ein Registrierungs-Wizard, der den Zugriff auf die Support-Webseite von
Business Objects ermöglicht. Hier findet der Benutzer unter anderem Produkt-Updates,
Beispielvorlagen, Tutorials und White Papers. Der Wizard überprüft auch gleich, ob Updates für
Crystal Reports XI vorhanden sind und installiert diese bei Bedarf.
Reporterstellung leicht gemacht
Crystal Reports XI unterstützt den Anwender mit vier Wizards für die Berichterstellung. Zur Wahl
stehen Standard- und Kreuztabellenreports sowie Mailing Labels und OLAP-Auswertungen. Individuelle
Berichte lassen sich am besten mithilfe der Leervorlage erstellen. Im ersten Schritt gibt der
Benutzer die Datenquelle an, die als Grundlage für den Bericht dienen soll. Für den LANline-Test
wurde die Beispieldatenbank Xtreme.mdb ausgewählt, die das Setup von Crystal Reports XI
mitinstalliert. Diese Access-Datenbank enthält die Geschäftsdaten eines hypothetischen Produzenten
von Mountainbikes und Zubehör.
Um zum Beispiel einen Kreuztabellenreport zu erstellen, der eine zahlenmäßige Inventarisierung
der im Lager vorhandenen Produkttypen sowie der vorbestellten Mengen ausgibt, sind im
Cross-Tab-Wizard diejenigen Datenbanktabellen auszuwählen, die diese Informationen enthalten. Im
Wizard fügt der Anwender dann die gewünschten Datenfelder hinzu und ordnet sie in Zeilen und
Spalten an.
Sobald die Datenauswahl abgeschlossen ist, öffnet Crystal Reports den neuen Report. Die
Vorschau-Ansicht zeigt, wie der Bericht gedruckt aussehen wird. Um die Darstellung an die eigenen
Vorstellungen anzupassen, wechselt der Benutzer in die Design-Ansicht. Hier kann er die Größe der
verschiedenen Überschriften und Textabschnitte ändern, Grafiken verschieben oder neue einfügen und
auch Subreports erzeugen. Für Subreports lässt sich nun das komplette Gestaltungsinstrumentarium
von Crystal Reports nutzen.
Business Objects hat zudem eine neue Funktion integriert, mit der sich Grafiken und
Kreuztabellen anhand der Daten eines Reports automatisch erstellen lassen. Die Bilder speichert
Crystal Reports nicht mehr in der Datenbank selbst, sondern legt hier jetzt nur noch einen Link ab,
der auf den Speicherort verweist. Dadurch ist es möglich, das Bildmaterial auf einem Webserver
abzulegen und nicht zusätzlich in der Datenbank speichern zu müssen.
Für weniger erfahrene Anwender hält Crystal Reports eine ganze Reihe Beispielreports bereit, die
angesichts der vielfältigen Möglichkeiten der Reporting-Maschinerie eine gute Orientierungshilfe
bieten. Zudem unterstützt das Tool die Benutzer mit mehreren Assistenten bei der Auswahl und
korrekten Anordnung der Datenbankfelder sowie bei der Formatierung der Berichte. Insbesondere die
vielen Verknüpfungsmöglichkeiten erfordern ein gewisses Datenbank-Know-how. Verschiedene neue
Funktionen setzen ebenfalls einiges an Wissen voraus. So lässt sich zum Beispiel die
Sortierreihenfolge von Top- oder Bottom-N-Berichten anhand einer Formel steuern. Neu ist auch die
Möglichkeit, Gruppen hierarchisch zu gliedern und sie im Bericht abhängig von ihrer
Gruppenzugehörigkeit automatisch vom Seitenrand einzurücken. Der Dependency Checker sucht nach
nicht mehr funktionierenden Links, Fehlern in Berechnungsformeln und anderen
Abhängigkeitsproblemen.
Eine umfassende Hilfe bietet der über 500 Seiten starke User-Guide. Sehr nützlich sind die
Einführungen, die einen schnellen Einstieg in die Report-Erstellung ermöglichen. Ein rund 20 Seiten
langes Kapitel ist auf neue Benutzer zugeschnitten, die noch nicht mit Crystal Reports gearbeitet
haben. Für erfahrene User erläutert ein weiteres Kapitel auf fünf Seiten kurz und knapp, was die
wichtigsten Neuerungen und Änderungen gegenüber früheren Crystal-Reports-Versionen sind.
Sobald ein Bericht fertig ist, kann der Anwender ihn auf verschiedenen Wegen publizieren. Neben
dem Ausdruck hat er die Möglichkeit, ihn auf der Festplatte oder in einer Anwendung zu speichern
oder an einen Exchange-, Lotus- oder SMTP-Folder zu versenden. Zudem lassen sich Reports in
verschiedene Formate exportieren, darunter Excel, TXT und ein neues editierbares RTF-Format. Durch
das zuletzt genannte Format können die Empfänger einen Report einfach anpassen, ohne hierfür
Crystal Reports ausführen zu müssen. Der Berichtverfasser kann zudem vorgeben, dass immer
automatisch eine bestimmte Exportoption verwendet wird, wenn ein Benutzer den Report exportieren
will.
Verbesserte Funktionen für Entwickler
Beim Design von Berichten haben Entwickler nun die Möglichkeit, die Reports im HTML-Format
anzusehen, bevor sie diese ins Web stellen. Die Report-Viewer wurden so angepasst, dass sich die
Dynamic-Prompting-Funktionalität (siehe unten) verwenden lässt und der Export in das editierbare
RTF-Format möglich ist. Um die HTML-Preview-Funktion nutzen zu können, muss der Benutzer entweder
an einem Business Objects Enterprise Server angemeldet sein oder in Crystal Reports XI den Report
Application Server konfiguriert und aktiviert haben. Dies erfolgt unter File/Options im Reiter "
Smart Tag & HTML Preview". Hier ist bei der Option "Enable HTML Preview …" ein Haken zu
setzen und ein Webserver anzugeben, der die HTML-Seiten anzeigt.
Sehr nützlich ist auch die neue Funktion "Dynamic and Cascading Prompts". Mit ihr lassen sich in
Berichtsvorlagen verschiedene Auswahlmenüs integrieren, damit die Endanwender die Reports flexibel
an die eigenen Bedürfnisse anpassen können. Crystal Reports XI stellt neue Treiber für die
Einbindung von Datenquellen bereit, wobei XML besonders wichtig ist. Auf der Webseite des
Herstellers finden sich zudem kostenlose Add-ons zum Herunterladen, darunter Data Direct ODBC
Driver 4.2 und 5.0. Der Support für Entwicklungssprachen wurde ebenfalls verbessert.
So stehen für Dotnet zahlreiche neue Funktionen zur Verfügung, und auch Java wird nun umfassend
unterstützt. Zudem bietet das Reporting-Tool neue Programmierschnittstellen (API) und verbesserte
Verteilungsfunktionen.
Fazit
Business Objects hat Crystal Reports XI um eine ganze Reihe nützlicher Funktionen erweitert.
Anwender profitieren unter anderem von den flexiblen Auswahllisten in Reports. Für Entwickler sind
die verbesserte Java-Unterstützung und die HTML-Preview-Funktion besonders interessant. Der gesamte
Funktionsumfang des Report-Tools lässt sich allerdings nur im Zusammenspiel mit Business Objects
Enterprise nutzen. Anwender dieser Lösung profitieren in vollem Umfang von den Neuerungen im
Crystal-Report-Berichtswesen.
Info: Business Objects Tel.: 0700/26253287 Web: www.businessobjects.de
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