ITK mit Managed Services nutzen
Mieten statt kaufen
Der Investitionsdruck und die restriktive Kreditvergabe der Banken verhelfen dem bewährten Mietmodell für Kommunikationslösungen aktuell zu einer Renaissance. Darüber hinaus bietet die Möglichkeit, Kommunikationstechnik ebenso wie IT-Dienste als Managed Services zu erwerben, eine zunehmend interessantere Alternative zu Kauf und eigenem Betrieb. Besonders kleinere und mittelständische Unternehmen können von solchen Angeboten profitieren, da diese einen schnellen und risikolosen Einstieg in neue Kommunikationstechniken ermöglichen.
Für die meisten Unternehmen ist die ITK zwar lediglich ein Hilfsmittel zur Fokussierung auf ihr
Kerngeschäft. Doch in der schnelllebigen Geschäftswelt steigt das Kommunikationsaufkommen sowohl
von Mitarbeitern untereinander als auch mit Kunden und Geschäftspartnern. Hinzu kommen immer neue
Anforderungen an die Technik bedingt durch Globalisierung, flexible Arbeitsbedingungen, erhöhte
Mobilität von Mitarbeitern sowie neue Kommunikationskanäle wie Instant Messaging oder
Presence-Anwendungen. Um mit den Entwicklungen Schritt zu halten, müssen Firmen in immer kürzeren
Abständen in neue Techniken investieren. Doch dafür fehlt vor allem im Mittelstand oft das Geld. So
warfen laut einer aktuellen Studie des Münchner Instituts für Wirtschaftsforschung (Ifo) 42,9
Prozent der 4.000 befragten Unternehmen den Banken eine schleppende Kreditvergabepraxis vor. Die
nur zögerlich gewährten oder verweigerten Kredite bremsen den Aufschwung und bringen Firmen in
Finanzierungsnot.
Aus wirtschaftlichen Gründen vermeiden zudem viele Unternehmen, ihr Kapital mittel- bis
langfristig an Wirtschaftsgüter zu binden. Aufgrund der vom Gesetzgeber festgelegten
Abschreibungsrichtlinien entsteht bei der Anschaffung von betrieblichen Gütern ein erheblicher
Aufwand seitens Buchhaltung und Einkauf. Außerdem ist die finanzielle Belastung vor allem in den
ersten Jahren nach der Investition wesentlich höher als der bei linearer Abschreibung steuerlich
maximal erlaubte Anteil. Eine Kommunikationslösung zu mieten anstatt zu kaufen, kann ein
Unternehmen dagegen spürbar entlasten. Service-Verträge werden in der Regel auf drei bis sieben
Jahre festgelegt. Die Vorteile solcher Modelle gegenüber dem Kauf liegen auf der Hand:
Die Lösung lässt sich während der Bereitstellung durch die Service-Raten finanzieren. Zum
Vertragsende besteht die Option, die Laufzeit jeweils um ein Jahr zu verlängern oder durch einen
Folgevertrag zu ersetzen.
Die Verantwortung für den Betrieb des komplexen Systems bleibt beim Anbieter. Das Unternehmen
muss keine eigenen personellen Ressourcen aufbauen, und das IT-Team wird entlastet.
Unternehmen können die nötigen Dienste nach Bedarf zusammenstellen.
Diese Vertragsmodelle sind als Betriebsausgabe sofort gegenüber Einnahmen abzugsfähig. Für
gekaufte Anlagen und Güter ist die steuerliche Abschreibung hingegen nur über Jahre hinweg
möglich.
Die Liquidität eines Unternehmens wird im Gegensatz zum Kauf einer Lösung nicht
beeinträchtig.
Besonders kleinere und mittelständische Unternehmen profitieren von solchen Angeboten, da diese
einen schnellen und risikolosen Einstieg in neue Techniken ermöglichen. So lassen sich
beispielsweise Carrier-Services integrieren. Dies heißt, der Internet- und Festnetzanschluss sowie
die Telefonieplattform werden in einem Paket angeboten, was Synergien und damit Kosteneinsparungen
mit sich bringt. Der Betreiber prüft zudem, ob die nötige Hard- und Software für die Erweiterung
des Zugangs beim externen Netz-Provider verfügbar sind und koordiniert die Integration aller
vorhandenen Dienste in den Rufnummernplan.
Tipps zur Vertragsgestaltung
Es lohnt sich, die Angebote genau zu vergleichen und die Vertragsvereinbarungen sorgfältig auf
die individuellen Bedürfnisse abzustimmen. Nachträgliche Änderungen sind oft mit Mehrkosten und
zeitraubenden Nachverhandlungen verbunden. Vertragslaufzeiten, SLA-Kataloge (Service Level
Agreements) und Flexibilität der Service-Vereinbarungen sind Punkte, die im Vorfeld besonders genau
definiert sein sollten. Gerade in der IT und Telekommunikation gibt es ständig neue Entwicklungen.
Viele Unternehmen wollen sich daher nicht mit langen Vertragslaufzeiten an eine möglicherweise bald
veraltete Technik binden. Verträge mit kurzen Laufzeiten sind aber meist nur zu einem höheren Preis
erhältlich. Die Lösung stellen ergänzende Service-Optionen und Vertragsbausteine dar, die es
ermöglichen, während der Vertragslaufzeit automatisch alle Neuerungen und Weiterentwicklungen des
genutzten Produkts zu beziehen.
Die Wahl der Service-Klasse
Ein entscheidender Aspekt von Managed-Services-Verträgen ist die Wahl der richtigen
Service-Klasse. Oft entscheiden sich Unternehmen aufgrund des günstigeren Preises für eine niedrige
Service-Klasse. Tritt der Ernstfall dann aber außerhalb der vereinbarten Service-Zeiten auf, spüren
Unternehmen erst, wie stark ihre Abläufe von der Infrastruktur abhängen. Deshalb sollten sie immer
die maximale Ausfallzeit definieren. Stellt sich dabei lediglich ein bestimmter Zeitraum wie zum
Beispiel das Weihnachtsgeschäft oder die Sommermonate als geschäftskritisch heraus, lassen sich
dafür gesonderte Service-Vereinbarungen treffen. Einige Anbieter richten ihren Service zudem nach
ITIL-Standards (IT Infrastructure Library) aus. ITIL ist seit einigen Jahren ein De-facto-Standard
für die Erbringung von ITK-Dienstleistungen. ITIL orientiert sich an dem durch den ITK-Betrieb zu
erbringenden wirtschaftlichen Mehrwert für ein Unternehmen. Dies sichert die volle Integration des
Kommunikations-Equipments mit all seinen spezifischen Eigenheiten in das etablierte
Service-Management der IT. Daher sollten Unternehmen einen Anbieter wählen, der Services nach ITIL
anbietet.
Haben sich Unternehmen für eine Vertragsvariante entschieden, werden die Inhalte während der
Laufzeit selten hinterfragt. Dabei ist es sinnvoll, die tatsächliche Nutzung der Services und den
Bedarf regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Gerade für Firmen mit mehreren
Filialen oder Dienstleistungsunternehmen, die ein hohes Kommunikationsaufkommen haben, ist ein so
genanntes Betriebs-Management eine sinnvolle
Zusatzoption.
Die Abrechnung von Managed Services erfolgt pro Benutzer. Muss ein Unternehmen Arbeitsplätze
abbauen, fallen üblicherweise dennoch Kosten für die im Vertrag festgesetzten User an. Aber auch
wenn ein Unternehmen sehr stark wächst, ist eine Anpassung mit Kosten und unter Umständen mit einer
Vertragsverlängerung verbunden. Über Mehrungs- und Minderungsklauseln lässt sich in einem
Managed-Services-Modell der Vertragswert während der Laufzeit um bis zu 20 Prozent reduzieren
beziehungsweise aufstocken, ohne die Vertragslaufzeit zu beeinflussen. Gerade bei Unternehmen,
deren Geschäft starke saisonale Schwankungen aufweist, ist dies eine sinnvolle Ergänzung.
Kostentransparenz ist eine weitere wichtige Anforderung an Managed-Services-Modelle. Immer mehr
Unternehmen fordern für die Steuerung ihrer Geschäfte eine genaue Aufschlüsselung der Kosten, die
in den einzelnen Abteilungen und Geschäftszweigen entstehen. Einige Anbieter erstellen im Rahmen
von Controlling-Services einen monatlichen Report mit einer detaillierten Aufschlüsselung des
Inventars und der Kosten. So lassen sich diese einzelnen Kostenstellen oder Projekten zuordnen und
intern verrechnen.
Dazu übernimmt der Dienstleister den Haupttelefonanschluss des Kunden. Das heißt, der Kunde
erhält keine separate Rechnung des Anschlussanbieters mehr. Dieser Kostenpunkt ist in der Rechnung
des Dienstleisters bereits enthalten und entsprechend der vereinbarten Kriterien aufgeschlüsselt.
Für diese Variante hat sich beispielsweise das Hofbräuhaus München entschieden. Zwar erfolgte schon
bislang eine Aufteilung der Telefonabrechnung auf die unterschiedlichen Abteilungen und
Nebenstellen, allerdings wurde diese in mühevoller Kleinarbeit erstellte Abrechnung durch interne
Umzüge von Arbeitsplätzen zusätzlich erschwert. Der Dienstleister, in diesem Fall Avaya, übernahm
die komplette Datenpflege und den Umzugs-Service bei der Brauerei Hofbräu München.
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