Test: Tobit David 10
Nicht kommunizieren geht nicht
Tobits neueste Version der Kommunikationsdrehscheibe David trägt die stolze Nummer 10 - ausgeschrieben. Der Hersteller wirbt mit vielen Detailverbesserungen für das neue Release, darunter Windows-Vista-Kompatibilität, ein eigener RSS-Server und ein deutlich erweiterter Client für den Arbeitsplatz und für unterwegs. LANline hat die "Business Edition" der Messaging-Lösung auf Praxistauglichkeit getestet.
Exchange, Notes, Groupwise – die großen E-Mail- und Messaging-Plattformen kennt jeder. Die
Unified-Messaging-Lösung David vom deutschen Hersteller Tobit gilt hingegen fast als Geheimtipp.
Dies verwundert angesichts des Leistungsspektrums und der Preisstruktur. Laut Hersteller kann David
über praktisch jedes Medium Informationen verteilen, läuft auf allen relevanten Serverplattformen
und bietet einen Leistungsumfang, bei dem Exchange und Co. höchstens über Fremdanbieter mithalten
können. Dabei fallen für das Grundpaket mit fünf Benutzerlizenzen 590 Euro und somit deutlich
weniger als die Hälfte der Kosten an, als für eine Fünf-Benutzer-Version von Exchange Server 2003.
Im Test musste die aktuelle Version "David 10 Business Edition" zeigen, ob die Software wirklich
als Messaging-"Allheilmittel" für Unternehmen bestehen kann.
David ist schon seit dem ersten Release mehr als ein reiner E-Mailserver. Der Reiz des Produkts
liegt zum Großteil in der Medienvielfalt. So konnte die Software schon immer ISDN- und analoge
Telefonanschlüsse einbinden, um auch Sprachmitteilungen oder Faxe in die Eingangskörbe der
Mitarbeiter zu legen. Waren früher aber noch umfangreiche Vorarbeiten in Form einer grafischen
Programmieroberfläche für Skripte notwendig, ist David heute praktisch out-of-the-Box einsetzbar.
Zumindest was die Skripte angeht – für die Installation und Konfiguration selbst sollten
Administratoren genügend Zeit einplanen. Zu Fax und Sprachmitteilungen aus den Anfangstagen tummelt
sich mittlerweile eine ganze Reihe Medien mehr in der aktuellen Version: E-Mail, SMS, Instant
Messenger sowie "Tmail", eine Art Sprachcomputer, der E-Mails am Telefon vorliest. Dazu kann der
Anwender per Computer, Notebook, Pocket-PC, Telefon, WAP und Internet auf die Mailboxen und Archive
zugreifen. Sogar an Briefvorlagen für die gelbe Post hat Tobit gedacht. Das Motto heißt ganz klar: "
Nicht kommunizieren geht nicht".
Damit die Kommunikation frei von den inzwischen obligatorischen Quälgeistern Spam und Viren
bleibt, sind auch entsprechende Filter beziehungsweise Antivirensoftware erhältlich. Für die beiden
Dienste fallen – wie für andere Extramodule von David – allerdings zusätzliche Kosten an, nämlich
je 2,98 Euro pro Benutzer und Monat. Ab zehn Anwendern gibt der Hersteller Mengenrabatt. Die
Abrechnung läuft direkt über Tobit und ist in die Serverplattform integriert. Auf Mausklick lassen
sich das Nutzerkonto des Lizenznehmers, in der Regel das Unternehmen, und die gewählten Dienste
samt Kontostand anzeigen. Neue Dienste abonniert die Administration per Mausklick, abgerechnet wird
per Kreditkarte oder Lastschrift.
Zur geschäftlichen Kommunikation kommen noch einige Dienste, die der Anwender normalerweise
nicht in Business-Software findet. So hat Tobit einen Streamingserver für Audio und Video
eingebaut. David zeichnet Radioprogramme digital über das Internet oder analog per Audioeingang an
der Soundkarte auf und stellt die Streams für alle Anwender zur Verfügung. Für ausgewählte
Sendestationen sind sogar Titelinformationen verfügbar. Entsprechende Hardware vorausgesetzt,
klappt das auch mit Fernsehprogrammen, eine elektronische Programmzeitschrift ist kostenpflichtig
im Abo erhältlich. Eingebaut sind aber auch ein RSS-Aggregator und -Server: So lassen sich
RSS-Feeds (RSS: Really Simple Syndication) zentral sammeln oder eigene Newsfeeds erstellen und
verteilen. Die Liste geht noch weiter: Tobit hat sogar eine grafische Benutzeroberfläche für die
Hausautomatisierung beigelegt – wer auch immer so etwas benötigt.
Outlook aufgepumpt
Neben dem Server, Dreh- und Angelpunkt des Systems, bildet die Client-Software den zweiten
Eckpfeiler von David 10. Das "David Infocenter" fungiert als vollständiges Messaging-Frontend und
ersetzt Outlook samt einem halben Dutzend anderer Programme. Neben E-Mails bearbeitet das
Infocenter Faxe, Sprachnachrichten, Audio- und Video-Streams sowie die komplette
Workflow-/Grouware-Palette: Kalender, Aufgaben, Projektmanagement und Formulare. Sogar ein
Webbrowser ist integriert – hier nutzt Tobit allerdings den Microsoft Internet Explorer, der in das
Frontend eingebunden ist. Eine Alternative wie Firefox oder Opera unterstützt der Client nicht. Wer
will, kann – zumindest für die E-Mail-Funktionen – allerdings einen alternativen Client benutzen,
denn David fungiert auch als vollwertiger POP3-/IMAP-Server. Im Test funktionierte der
E-Mail-Zugriff via POP3 und IMAP mit Outlook 2003 SP2 sowie Thunderbird 1.5.0.9 problemlos.
Damit die Funktionsvielfalt von David nicht nur im Büro zur Verfügung steht, sind praktisch alle
Dienste auch unterwegs nutzbar, sei es über den Webbrowser, einen Pocket-PC oder über das Telefon
per Sprachansage. Einziger Wermutstropfen: Der Client ist nur für Windows-Betriebssysteme (ab 2000)
verfügbar. Zwar funktioniert die Software nun auch unter Windows Vista, aber eine Mac- oder
Linux-Variante fehlen.
Verfolgt man die Beiträge in diversen Internetforen, ist die Meinung der Benutzer zum Client
überwiegend positiv, vor allem bei der aktuellen Ausführung. Der Hersteller hat die Menüs bereinigt
und vereinfacht sowie das Look-and-Feel verbessert. Ob die Oberfläche im "Edelstahl"-Design schön
ist oder nicht, zählt zu den eher müßigen Diskussionen, wechselbare Skins wären jedoch bestimmt
eine gute Idee. Anstelle des weit verbreiteten Outlook mit einem anderen Client zu arbeiten, mag
auf den ersten Blick für Administratoren und Benutzer gleichermaßen abschreckend wirken. Doch im
täglichen Gebrauch ist schon nach einer Stunde der Unterschied fast nicht mehr spürbar.
Solche Kleinigkeiten werden jedoch durch die schiere Menge an zusätzlichen Möglichkeiten des
Infocenters leicht aufgewogen. Ein Beispiel ist die "Tabbed"-Anzeige von E-Mails: Das Infocenter
zeigt zwar wie gewohnt alle Nachrichten in der Inbox an, kann aber auch E-Mails pro Absender
zusammenfassen. So sieht der Anwender am unteren Rand des Message-Fensters kleine Tabs mit den
Absendern. Ein Klick darauf zeigt dann nur deren E-Mails an – sehr praktisch, wenn der Benutzer
schnell alle aktuellen Infos zu einem Projekt auf einen Blick sehen will. Noch ein kleines aber
hilfreiches Feature: An den PC angeschlossene Geräte, die zur Bilderfassung dienen können wie
Scanner oder digitale Kameras werden automatisch vom Client erkannt und können Bilder direkt in
E-Mails importieren. Ebenfalls sehr gut gelungen sind die Kalenderfunktionen. Jeder Anwender
besitzt seinen eigenen, privaten Kalender. Wer will, kann die Kalender anderer David-Nutzer mit
einblenden und hat so jederzeit die Übersicht, wann gemeinsame Termine möglich sind. Dies
funktioniert auch mit Gruppenkalendern. Die darf im Prinzip jeder erstellen, entsprechende Rechte
auf die Archivstruktur von David vorausgesetzt. Gruppentermine lassen sich dann genauso wie private
Kalender mit in die eigene Ansicht einblenden.
Auf diese Weise können die Anwender mit allen Ordnern verfahren, ganz egal, ob es sich um
Ablagen für E-Mails, Aufgabenlisten, Kalendereinträge oder Projekte handelt. Jeder neu erstellte
Ordner kann eine beliebige Funktion einnehmen – der Anwender wählt im "Eigenschaften"-Dialog
Funktion und Symbol aus und legt fest, ob und wie schnell Nachrichten archiviert oder gelöscht
werden sollen. Darüber hinaus lässt sich beispielsweise der Remote-Zugang darauf freigeben, die
Sortierung einstellen oder der Ordner als RSS-Feed freigeben.
Diese Flexibilität zieht sich durch das ganze David-Konzept und ist Segen und Fluch zugleich.
Positiv: Es existiert fast nichts, was nicht geht und was noch nicht eingebaut ist. Wer David
besitzt, benötigt im Prinzip nichts anderes mehr, was die Bürokommunikation angeht. Doch bis alles
so konfiguriert ist, wie Benutzer und Administrator es haben wollen, vergeht Zeit. Viel Zeit, die
der Anwender zum Teil mit dem Studium der – wie bei Tobit selbstverständlich – gedruckten deutschen
Handbücher verbringt. Dazu kommt noch die Onlinehilfe zu wirklich jedem Menüpunkt und Eintrag.
Trotzdem ist David nichts für die schnelle Installation nebenbei.
Erst planen, dann starten
Eine David-Installation setzt einen fertig eingerichteten Server-Rechner voraus. Dies kann bei
der Business-Edition ein Windows-System sein (Windows XP Pro, Windows 2000, Server 2003, Server
2000), ein Suse-, Red-Hat- oder Debian-Linux oder – wenn es das noch gibt – ein
Novell-Netware-Server ab Version 4. Die entsprechende Hardware muss vorher lauffähig und
konfiguriert sein, also beispielsweise eine oder mehrere ISDN-Karten, analoge Modems, GSM-Karten
oder Capture-Boards zur Aufnahme von TV-Sendungen. Der Test fand statt unter Windows Server 2003
SP1 auf einem Dell-Poweredge-Server mit einem 1,4-GHz-Pentium-III-Prozessor und 512 MByte RAM:
genug Rechen-Power für ein kleines bis mittleres Unternehmen. Tobit wirbt bei David 10 explizit
damit, dass dieses System Ressourcen besser ausnutzt, als die Vorgängerversionen.
Vor allem sollte der Administrator jedoch mit seinem Active Directory auf Du und Du stehen.
David zieht die Benutzerinformationen aus dem Active-Directory-Service und verhält sich recht
unleidlich, wenn nicht alles so ist, wie es sein sollte. Beispielsweise quittiert David
Einlogversuche mit Ablehnung, wenn der Anwender auf einem PC mit einem anderen Benutzernamen am
Active Directory angemeldet ist, als derjenige den er für David verwenden will. Windows- und
David-Benutzer sollten also tunlichst zusammenpassen.
Ebenfalls im Vorfeld sind Rufnummernpläne und Zuordnungen zu klären. David kann sowohl mit
ISDN-Mehrgeräte- als auch -Anlagenanschlüssen zusammenarbeiten, aber es muss klar sein, welche
Nummer oder Durchwahl für wen reserviert ist. Die Verteilregeln können beliebig komplex ausfallen,
und jede Nummer lässt sich in Abhängigkeit mehrerer Parameter zuordnen. Für den Testaufbau kam als
ISDN-Adapter eine AVM Fritzcard PCI 2.0 zum Einsatz, Tobit unterstützt aber auch eine ganze Reihe
anderer Hersteller und Produkte.
Der Installations-Wizard führt Schritt für Schritt durch die Konfiguration – zumindest die
Grundeinstellungen kann der Administrator nicht übersehen. Allerdings ist der Zeitaufwand hierfür
beachtlich: Eine Grundinstallation dauert – je nach Zahl der Anwender – mindestens eine Stunde. Wer
den gesamten David-Server und seine Funktionen einstellen will und sich noch nicht mit dem System
auskennt, ist mindestens einen bis zwei Tage beschäftigt. Die schiere Menge der Funktionen
erfordert einfach viel Aufwand. Zum Teil liegt es aber auch am Hersteller, der es stellenweise mit
der Konfigurierbarkeit des Produkts etwas übertreibt und manche Einstellungen so gut versteckt,
dass ohne Handbuch und Sucherei nichts läuft.
Während der Grundinstallation fragt David auch die Art der Mail-Anbindung ab. Der Server kann
entweder als eigenständiger Host arbeiten oder einen bereits vorhanden Mailserver – auch bei einem
Provider – als Relay verwenden. Für den Fall, dass der Anwender den Mailserver selbst im Internet
hosten will, bietet Tobit den "Server Locator Service" an, eine Art kostenpflichtiges "Dyndns", das
eine Domain nach dem Muster "meinname.tobit.net" einrichtet. Es funktioniert aber auch mit einer "
richtigen" Domain oder eben mit Dyndns. Wichtig ist, die gewünschten Ports, also 25 für POP3 oder
80 für den Webmail-Zugang am Internet-Router entweder auf den David-Server im LAN umzuleiten, oder
David gleich in die DMZ (Demilitarisierte Zone) zu legen.
Insgesamt hat Tobit versucht, die Installation so narrensicher wie möglich zu gestalten. Die
lokale Sicherheitsrichtlinie (bei Windows Server 2003) wird automatisch so "umgebogen", dass die
erstellten Dateien nicht nur der Administratorengruppe gehören, andernfalls könnten die Benutzer
nicht darauf zugreifen. Auch ein Freigabeverzeichnis mit der David-Installation steht sofort
bereit, um die Clients möglichst einfach auf den Arbeitsplatzrechnern installieren zu können. Über
das Management-Tool kann der Administrator ein Update des Programms veranlassen, wenn eine neuere
Version vom Hersteller vorliegt. Besonders elegant: Liegt auch eine neue Version der
Client-Software vor, aktualisieren sich alle Rechner beim nächsten Start selbst.
Das Gute liegt so nah
Was früher auf viele Einzellizenzen verteilt war, ist nun in einer Remote-Access-Lizenz
zusammengefasst: Jeder Benutzer, der von außen auf David zugreifen will, benötigt solch eine "
Client Access License" (351 Euro für fünf Benutzer), darf dann aber über alle Medien kommunizieren,
also per WAP, Webbrowser, Pocket-PC und Telefon. Der Zugang mit dem Browser unterscheidet sich kaum
von anderen Webmailer-Lösungen. Er bildet die originale Benutzeroberfläche weit gehend nach, je
nach Verbindungsgeschwindigkeit gestaltet sich die Arbeit mit dem Browser mehr oder weniger
flüssig. Mit aktuellen Firefox-Versionen (ab 1.5) gab es im Test keine Schwierigkeiten, beim
Internet Explorer ist mindestens die Version 6.0 Voraussetzung.
Ohne vorherige Freigabe wehrt David die Verbindungsversuche allerdings ab. Ein wichtiger Hinweis
hierzu: Um auf das eigene Konto zuzugreifen gibt der Anwender den Hostnamen oder die IP-Adresse des
Servers, gefolgt vom Kontonamen ein, also beispielsweise "www.servername.de/Elmar Török". Es
handelt sich dabei nicht um den kurzen Login-Namen, der bei der Arbeit mit dem Infocenter zur
Anwendung kommt. Sinnvoll ist es zudem, für den Fernzugriff ein rein numerisches Passwort zu
vergeben, damit es sich beim Abfragen des Kontos per Telefon über die DTMF-Töne eintippen
lässt.
Beim ersten Zugriff per Telefon fordert David den Benutzer auf, den Account einzurichten, also
einen eigenen Ansagetext aufzusprechen. Die Standardansagen sind allerdings von professionellen
Sprechern erstellt und können guten Gewissens verwendet werden. Das Vorlesen von E-Mails erfolgt
mit synthetischer Stimme. Auch hier sind die vielen Releases spürbar, die David bereits hinter sich
hat. Was früher eine echte Qual bei längeren Texten war, ist heute zumindest gut erträglich und vor
allem gut verständlich. Ausgereift erscheinen auch die anderen Dienste. So verzeichnet die
Spam-Erkennung die gleiche Trefferrate wie ein gut trainiertes "Spambayes" (Freeware-Tool) unter
Outlook, kostet allerdings pro Benutzer und Monat knapp drei Euro. Auch die Anti-Virus-Engine, die
übrigens noch nicht unter Windows Vista läuft, erkannte die üblichen Testviren ebenso gut wie die
Desktop-Version von Kaspersky Anti-Virus.
Wer sich einmal an den Funktionsumfang von David gewöhnt hat, dürfte kaum noch darauf verzichten
wollen. Es ist einfach unglaublich praktisch, alle Kommunikationsformen wie Fax, E-Mail, SMS oder
Sprache mit einem Server und einem Client abzudecken. Für Umsteiger von Outlook bietet Tobit sogar
ein Import-Tool an, das im Test bei kleineren Mailboxen tadellos funktionierte, bei einer "
ausgewachsenen" 3-GByte-"Pst"-Datei allerdings scheiterte. Dennoch können Unternehmen den Umstieg
auf David 10 ernsthaft in Erwägung ziehen. Die Kinderkrankheiten früherer Versionen sind
verschwunden, die Software ist stabil, günstig und bietet einen schier unerschöpflichen
Funktionsumfang.
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