In die Zukunft investieren
Unified Communications im Unternehmen
Mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern setzt auf den Einsatz von Unified Communications (UC) oder plant deren Implementierung. Dies geht aus einer Studie hervor, die Berlecon Research im Auftrag verschiedener ITK-Anbieter erstellt hat. Bei der Auswahl einer neuen UC-Kommunikationslösung gilt es allerdings, die Vielfalt unterstützter Leistungsmerkmale im Auge zu behalten. Diese muss alle Anforderungen mittelgroßer und großer Unternehmen an die moderne Kommunikation abdecken können.
Gemäß der erwähnten Berlecon-Studie gehört Unified Communications vielerorts bereits zum
Arbeitsalltag – für lediglich jedes fünfte Unternehmen ist es derzeit kein Thema. Dieses Ergebnis
kann eigentlich nicht verwundern, wenn man sich den Vorteil von UC gegenüber traditionellen
Kommunikationsmöglichkeiten vor Augen führt: Einst getrennte Kommunikationsmittel wie Voicemail, E-M
ail, Fax, SMS sowie Echtzeitmedien wie Telefonie, Instant Messaging, Präsenz-Management und
Web-Konferenzen lassen sich miteinander verknüpfen und in ein zentrales System integrieren. In
Unified-Communications-Umgebungen sind alle Medien vom PC oder Telefon aus abrufbar, und
Medienbrüche gehören der Vergangenheit an.
Die technische Basis für Unified Communications stellen echtzeitfähige IP-Netze und
leistungsfähige Kommunikationsplattformen dar. Das Herz solcher Kommunikationslösungen bildet
Software, die im Netz die Sprachkommunikation zur Verfügung stellt und sich wahlweise auf
beliebigen qualifizierten Servern oder auf dedizierten Hardwareplattformen betreiben lässt. Solche
Server-basierende Kommunikationssoftware muss je nach Unternehmensgröße mehreren hundert oder sogar
bis zu hunderttausenden Teilnehmern und einer Vielzahl von Standorten die gleichen Dienste und
Funktionen für Kommunikationsanwendungen zur Verfügung stellen können. Dabei muss sie sich im
Hinblick auf ihre Leistungsmerkmale durch eine umfassende Vielfalt auszeichnen, soll sie alle
Anforderungen mittelgroßer und großer Unternehmen an die moderne Kommunikation abdecken können.
Dies gilt gleichermaßen für Standard- und Sonderfunktionen.
Im Idealfall bieten UC-Plattformen Unternehmen uneingeschränkte Flexibilität im Hinblick auf
ihre Strukturanforderungen – lassen also die Wahl, ob beim Aufbau standortübergreifender
ITK-Infrastrukturen ein zentraler oder ein dezentralen Ansatz verfolgt werden soll. Bei Letzterem
lassen sich die verschiedenen Systemkomponenten transparent vernetzen, sie verhalten sich also wie
ein System und stellen innerhalb der gesamten Kommunikationsinfrastruktur überall die gleichen
Leistungsmerkmale beziehungsweise Unternehmensressourcen zur Verfügung. Zudem warten sie mit einer
Auswahl modular aufgebauter, leistungsfähiger Gateways auf, die den Übergang von IP- zu
Non-IP-Schnittstellen wie analogen Endgeräten oder ISDN-Schnittstellen sicherstellen und sich
individuell an alle Netz- oder Unternehmensgrößen anpassen lassen. Mit anderen Worten: Solche
UC-Plattformen ermöglichen den Aufbau unternehmensweiter, standortübergreifender
Kommunikationsinfrastrukturen mit viel Leistung, aber wenig spezifischem Netzwerkaufwand.
Offene Standards bilden die Basis
Wer sich für eine neue ITK-Anlage entscheidet, sollte konsequent auf offene Standards setzen.
Diese ermöglichen, dass sich verschiedene Applikationen, Techniken und Systeme zu einer
durchgängigen Lösung verknüpfen lassen. Folglich bilden offene Standards die Basis dafür, dass UC
in vor Ort vorhandene Geschäftsprozesse und Applikationen integrierbar ist. Umgekehrt gilt
Entsprechendes: Basieren Lösungen nicht auf offenen Standards, kann dies die Auswahlmöglichkeiten
im Hinblick auf Systeme und Kommunikationsdienste stark einschränken. Aus diesem Grund setzen
einige ITK-Anbieter konsequent auf die Offenheit ihrer Lösungen, indem sie zum Beispiel auf offene
Standards wie SIP, TCP/IP, XML, HTML, LDAP sowie auf Linux als Betriebssystem vertrauen. Das
SIP-User-Protokoll ermöglicht zudem eine breite Kompatibilität mit allen Typen von Endgeräten –
angefangen bei SIP und SIP Video über DECT over IP bis hin zu Wi-Fi SIP, Dual Mode GSM/Wi-Fi und
Softphones. Dabei spielt es praktisch keine Rolle, von welchem Hersteller diese Endgeräte
stammen.
Für viele Unternehmen stellt die Mobilität einen ganz wichtigen Aspekt im Zusammenhang mit
Unified Communications dar. Mehr und mehr Mitarbeiter müssen heute unabhängig vom Standort
arbeiten, erreichbar sein und auf Daten zurückgreifen können. Vor diesem Hintergrund sollten
UC-Lösungen die Mobilität der Mitarbeiter auf verschiedene Weise unterstützen – angefangen bei der
Schnurlostelefonie auf Basis von DECT over IP (Digital Enhanced Cordless Telecommunications) über
die WLAN-Telefonie bis hin zu FMC (Fixed Mobile Convergence), also der nahtlosen Integration des
Mobilfunks in die klassische Unternehmenskommunikation. Die Vorteile sowohl der IP- als auch der
bewährten DECT-Technik lassen sich mit speziellen DECT-Basisstationen mit IP-Schnittstellen
ausschöpfen. Diese können wie IP-Terminals an Netzwerke angeschlossen werden. Bei ihnen wird die
Sprache bis zur Basisstation per VoIP (Voice over IP) transportiert und ab dort via DECT in der
Luft. Mitarbeiter sind stets unter ihrer persönlichen Nummer erreichbar – gleichgültig, ob sie sich
in der Zentrale oder in einer Filiale aufhalten. Zudem spart die Nutzung gemeinsamer
IP-Verbindungen für Daten und Telefonie zusätzliche Infrastruktur und damit Kosten.
Kombinierte DECT-/WLAN-Basisstationen ermöglichen außerdem den Aufbau von WLAN-Hotspots für die
mobile Datenübertragung. Für die Sprachübertragung bietet DECT große Vorteile gegenüber
IP-basierenden Funklösungen, für die drahtlose Datenübertragung hingegen stellt WLAN in aller Regel
die beste Lösung dar. Wo gleichzeitig WLAN und SIP-basierende Kommunikations-Server installiert
sind, können die Anwender mit entsprechenden Endgeräten auch über das WLAN telefonieren. Solche
schnurlosen Komforttelefone kombinieren die Offenheit des SIP-Protokolls mit der
Voice-over-WLAN-Technik und zeichnen sich durch hohe Kompatibilität sowie leichte Integrierbarkeit
in vorhandene WLAN-Infrastrukturen aus – bei gleichzeitig günstigen Investitions- und
Betriebskosten. Per FMC wiederum lassen sich mobile Kommunikationsgeräte wie GSM-Handys,
Blackberries und Notebooks nahtlos in stationäre Kommunikationsnetze integrieren. Dabei
telefonieren Mitarbeiter im "Mono Mode" mit beliebigen Handys, wobei sie die
Systemleistungsmerkmale der ITK-Infrastruktur nutzen können. Im "Dual Mode" telefonieren sie mit
UMTS/GSM-Smartphones mit integriertem WLAN, wobei sie an jedem Aufenthaltsort über ihre Büronummer
erreichbar sind. Sie selbst telefonieren ebenfalls mit dieser Nummer, sodass Gesprächspartner die
Mobilrufnummern nicht mehr kennen müssen (One-Number-Konzept).
Kosten senken mit
Unified Communications
Sollen Unternehmen ihre vielfältigen Anforderungen an die Kommunikation flexibel und komfortabel
abdecken sowie ihre Prozesse effizient gestalten können, müssen UC-Umgebungen umfassende Funktionen
bieten. Dabei richten sich Ausprägung, Vielfalt und Verfügbarkeit von UC-Lösungen jeweils nach den
eingesetzten Endgeräten, die der Kommunikations-Server und die Gateways managen. Vorsicht: Bei
manchen IP-Lösungen fehlen Funktionen, die der Anwender von der traditionellen Telefonie her
gewohnt war. Ein Aspekt, den Unternehmen vor ihren Investitionsentscheidungen sorgfältig prüfen
sollten. Leistungsstarke UC-Plattformen dagegen bieten in dieser Hinsicht uneingeschränkte Vielfalt
mit bis zu 500 Funktionen. Über alle bekannten Leistungsmerkmale der herkömmlichen Telefonie hinaus
stellen sie zudem eine Vielzahl interessanter Sonderfunktionen zur Verfügung. Anwender müssen hier
also auf keinerlei Komfort verzichten.
Nach der erwähnten Berlecon-Studie sind für drei Viertel der Befragten die Verbesserung der
Kundenkommunikation und damit die Erhöhung der Kundenzufriedenheit der wichtigste Grund für die
Einführung von UC. Etwa zwei Drittel der Unternehmen entscheiden sich für UC, um ihre Mitarbeiter
an unterschiedlichen Standorten besser zu vernetzen. Mehr als 50 Prozent der Befragungsteilnehmer
sehen das Potenzial, mit UC-Lösungen ihre Kosten zu senken. Das Einsparpotenzial ist ein zentraler
Punkt, den Entscheider bei der Einführung von UC-Lösungen unbedingt beachten sollten. Eine neue
Kommunikationsanlage kostet zwar zunächst einmal in der Anschaffung – jedoch lassen sich die
Kommunikationsprozesse in Betrieben verschlanken und die laufenden Ausgaben signifikant verringern.
Die Investition in die neue Technik macht sich schon nach kurzer Zeit bezahlt.
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