Besseres Kontaktmanagement durch Sprachsteuerung

Sprache ohne Grenzen

Die zunehmende Anzahl mobiler Mitarbeiter und Home Offices kommt der Entwicklung der Sprachsteuerung sehr entgegen. Sämtliche internen Abwicklungen, Serviceleistungen, Vertriebs- und Marketingarbeit lassen sich bereits durch Sprache steuern. Eine Investition in ausgereifte Sprachtechnologie ist zukunftsorientiert. Die weitaus höhere Prozessorleistung der heutigen Systeme und hochwertige Sprachmodelle ermöglichen es, sprecherunabhängige sowie unterschiedliche Inhalte zu erkennen und zu verarbeiten. Festnetz, Handy, E-Mail Fax und Datenbank verschmelzen durch Spracheinsatz zu einer Einheit. Die zunehmende VoIP-Migration öffnet ein weiteres Portal für die Sprachsteuerung, denn diese bringt erst den Nutzen in die VoIP-Welt.

Eine fundierte Auseinandersetzung mit den am Markt befindlichen Systemen, hilft die richtige Kaufentscheidung zu treffen und den ROI (Return on Investment) besser zu erfassen. Die Voicecom in Nürnberg bietet neben anderen Herstellern Spracherkennung und -steuerung, die in ihren Entwicklungsschritten auf die Marktbedürfnisse abgestimmt sind. Mit dem Komplettsystem Voicedirector, angeschlossen an jede gängige TK-Anlage, lassen sich gleich zwei große Bereiche abdecken: die Anrufentgegennahme mit -vermittlung und die Unterstützung mobiler Mitarbeiter.

Der Voicedirector Operator benötigt lediglich die Nennung eines Ansprechpartners, einer Abteilung oder Funktion und vermittelt sofort und direkt. Ist ein Ansprechpartner nicht erreichbar, nimmt das System das Gespräch zurück und bietet Alternativen. Der Anrufer hat die Möglichkeit, einen anderen Ansprechpartner zu wählen oder eine Nachricht zu hinterlassen. Diese Nachrichten werden als digitale Audiodateien aufgezeichnet und dem Ansprechpartner als E-Mail übermittelt. Die automatisch erfasste Rufnummer erlaubt Rückrufe selbst bei abgebrochenem Dialog. Nicht vermittelte Anrufe sind immer als E-Mail dokumentiert.

Der Voicedirector Personal ist für mobile Mitarbeiter gedacht. Der Kontaktaufbau zum System ist von jedem Festnetztelefon oder Handy durch einen einfachen Tastendruck möglich. Unabhängig vom eingesetzten Übertragungsverfahren wie GSM, UMTS, Dect, ISDN oder VoIP, vom Betriebssystem und der ITK-Hardware greift der Nutzer per Sprache auf seine Daten zu. Durch bloße Nennung des Namens lässt er sich vermitteln, verschickt per Sprache E-Mails oder ruft Nachrichten ab. Das Merken von Telefonnummern oder E-Mail- Adressen wird überflüssig. Alle Ansprechpartner sind mit ihren dazugehörenden Daten jederzeit abrufbar. Da auch größere Datenmengen übertragen werden können, ist der Nutzer-Zugriff auf die firmenweite Datenbank und bis zu 1.000 eigene Einträge zeitgleich möglich. Jedem Eintrag stehen bis zu fünfzehn Telefon- und Fax-Nummern sowie eine zusätzliche E-Mail-Adresse zur Verfügung. Die neue Call-back-Funktion, welche per Sprachbefehl aktiviert und deaktiviert wird, identifiziert einen Anrufer vor der Rufannahme. Das System lehnt daraufhin den Anruf ab und ruft anschließend den Anrufer unter der von ihm genutzten Rufnummer zurück. Mobilen Mitarbeitern entstehen keine zusätzlichen Gebühren, das ist ein besonderer Vorteil im europäischen Ausland.

E-Mail per Sprache

Die klassische E-Mail-Variante stößt schon lange an ihre Grenzen, insbesondere durch die Unflexibilität der Handhabung. Einen gewaltigen Schritt nach vorne macht die Sprachtechnologie mit der Möglichkeit E-Mails weltweit am Handy oder Festnetztelefon per Sprache zu verschicken und zu erhalten. Die heute noch eigenständigen Kommunikationswege Telefon (TK) und E-Mail (IT) werden durch den Voicedirector integrativ gekoppelt. Nachdem mit der neuen System-Generation 4.0 die Genauigkeit in der Spracherkennung und -wiedergabe erheblich erhöht wurde, reduzieren sich Missverständnisse auf ein Minimum. Laute Hintergrundgeräusche oder schlechte Übertragungsverhältnisse sind kein Hindernis mehr. Selbst die Versendung einer Voice-E-Mail unterwegs im Auto funktioniert. Von jeder gesendeten E-Mail geht automatisch eine Kopie in den E-Mail-Eingang des Nutzers. Durch die Steuerung über den Voicedirector entstehen keine Telefoniekosten. Praxisbeispiele zeigen, dass Handys durch Sprachsteuerung effizienter im Einsatz sind. Die verfügbaren Steuerungsmöglichkeiten direkt am Handy sind dürftig und basieren auf speziellen Software-Konstellationen. Verbindungen zu zentraler Firmenhardware für Gesprächsmitschnitte sind für ein ganzheitliches professionelles Arbeiten nicht ausreichend. Die Angebote der Sprachsteuerung runden die Handynutzung sinnvoll ab.

Autor

Rita Bittenbinder ist PR-Beraterin und freie Fachjournalistin in München.

1. Besseres Kontaktmanagement durch Sprachsteuerung
2. Sprache ohne Grenzen
3. Viele interessante Applikationen