Kommentar: Collaboration
Damit Collaboration nicht kollabiert
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Ausbildung und Messung sind die Schlüsselkriterien für die Einführung von Collaboration
Ausbildung ist der Schlüssel zum Erfolg
Jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen hat schon viele mehr oder weniger unsinnige Trainings besucht. Da die Einführung von UC-Tools eine tiefgreifende Auswirkung auf die Anwender im Unternehmen haben kann, sollte eine oder mehrere Führungskräfte im Unternehmen die UC-Ausbildung aktiv unterstützen. Dies unterstreicht die neue Rolle die UC in der Unternehmenskommunikation einnimmt. Eine (und oftmals schlecht gemachte) Power-Point-Präsentation bildet keine gute Grundlage für eine fundierte Ausbildung. Das Training sollte nicht nur das notwendige Wissen um die eingesetzten UC-Tools vermitteln, sondern dem Anwender auch klar machen, wie die Werkzeuge seine Arbeit erleichtern und welchen Nutzen der Anwender davon hat. Die Anwender müssen lernen, wie die neuen Anwendungen effizient verwendet werden und welchen Nutzen der Einzelne daraus ziehen kann. Ein wesentlicher Ausbildungsschwerpunkt besteht in der Änderung des Benutzerverhaltens und in der Etablierung neuer Kommunikationsgewohnheiten.
In den meisten Mitarbeitertrainings lernen die Teilnehmer viel zu viel. Meist sind dies technische Details. Die Trainingsteilnehmer adaptieren in der Regel nur solche Elemente, die für sie am besten geeignet sind und ignorieren den Rest der vorgestellten Informationen. Aus diesem Grund sollte für ein Basistraining ein UC-Werkzeug ausgewählt werden, welches einfach zu erlernen ist und den maximalen Nutzen für das Unternehmen verspricht. Bei UC gilt der Grundsatz: Um mit Hilfe von UC erfolgreich zusammenzuarbeiten, erfordert es zwei oder mehr Benutzer, die die bereitgestellten Werkzeuge auch nutzen. Will ein Anwender ein UC-Tool nutzen und scheitert permanent, weil am anderen Ende der Verbindung die Zusammenarbeit konsequent scheitert, dann macht auch der Einsatz des effektivsten Werkzeugs keinen Sinn.
Der Erfolg oder der Misserfolg des ersten UC-Werkzeugs im Unternehmen bestimmt die Einführung des nächsten UC-Tools. Die Anwender lernen in der Regel nur schrittweise und wollen ihre Erfahrungen mit den Neuerungen machen. Mut zur Lücke! Stülpt man den Nutzern das gesamte Werkzeug-Set über, sind diese eventuell verwirrt und die ehrgeizige Einführung der Collaboration-Tools kann scheitern. Erfolg mit dem Umgang der ersten UC-Werkzeuge fördert die Nutzerakzeptanz und erhöht die Neugier auf zusätzliche Tools für die Zusammenarbeit.
Überwachung und Messung des Erfolgs
Der Erfolg, der neu eingeführten UC-Tools, sollte gemessen werden. Von diesen Informationen profitieren die bestehenden Geschäftsprozesse oder zeigen unter Umständen etwaige Probleme mit dem Umgang einzelner UC-Werkzeuge auf.
Nur weil ein Werkzeug von den Anwendern öfter als andere Werkzeuge benutzt wird, bedeutet dies nicht automatisch, dass die Verwendung dieses Werkzeugs automatisch messbare Vorteile für das Unternehmen produziert.
Stellt man beispielsweise fest, dass ein Benutzer nur sein Lieblings-Tool (in diesem Fall das Instant-Messaging, IM) benutzt und die anderen Tools für die Zusammenarbeit vollständig ignoriert, dann kann das heißen: Der betreffende IM-Anwender nutzt kaum sein Telefon (die Anrufe landen immer in der Voicemail), geschweige den die die Videofunktionen und nimmt selten an Conferencing-Sitzungen teil. In der Konsequenz bedeutet dies, dass andere Mitarbeiter indirekt dazu gezwungen sind, genau das IM-Tool zu nutzen, um mit dem „IM-Fan“ kommunizieren zu können. Dieses spezifische Nutzererhalten schränkt die Möglichkeiten der im Unternehmen vorhandenen Collaboration-Tools drastisch ein. Collaboration erfordert immer zwei oder mehr Teilnehmer die mit den vorhandenen Werkzeugen zusammenarbeiten. Ein Nutzer, der auf nur ein Werkzeug beharrt, sollte schnellstmöglich entdeckt und nachgeschult werden.
Fazit
Es liegt an den für die Einführung von UC im Unternehmen verantwortlichen Personen, genau solche UC-Werkzeuge auszuwählen, die für den momentanen Ausbildungsstand der Mitarbeiter nutzbringend einzusetzen sind. Der Einsatz neuer IT- oder Kommunikations-Tools bedeutet nicht automatisch, dass diese auch effizient eingesetzt werden. Durch eine konsequente Nutzungsanalyse lässt sich das Verhalten der Anwender kontrollieren und baut dem Scheitern von UC-Strategien vor.
- Damit Collaboration nicht kollabiert
- Ausbildung und Messung sind die Schlüsselkriterien für die Einführung von Collaboration
Lesen Sie mehr zum Thema
