Kommentar: Collaboration
Damit Collaboration nicht kollabiert
Der Einsatz von neuen IT- oder Kommunikations-Tools bedeutet nicht, dass diese effizient eingesetzt werden. Es kann auch vorkommen, dass die neuen Werkzeuge überhaupt nicht genutzt werden, insbesondere, wenn sie wie im Fall von Collaboration den Arbeitsalltag komplett verändern.
Die Einführung neuer IT- oder Kommunikations-Tool im Unternehmen bedeutet nicht, dass die Nutzer diese automatisch begrüßen und nutzen. Die Nutzung von Collaboration-Tools bedeutet in erste Linie eine Veränderung im Alltagsverhalten und neue Gewohnheiten bei der Verwendung der Werkzeuge. Das Ziel jeder Neueinführung von Collaboration-Tools besteht darin, dem Nutzer die neuen Werkzeuge so leicht wie möglich zu machen. Im Idealfall hat sich der Anwender sehr schnell an die Neuerung gewöhnt und in seinen Tagesablauf integriert.
Vor der Einführung von Collaboration-Tools müssen die Unternehmen die grundlegende Frage beantworten: „Warum sollen diese neuen Werkzeuge eingeführt werden?“
Die Themen „Unified Communications (UC)“ und „Collaboration“ hat sich in den einschlägigen Fachmedien zu einem regelrechten Hype entwickelt. Zudem legt jeder Hersteller und Anbieter diesen Begriff individuell aus und reklamiert diesen für seine eigenen spezifischen Themen.
Für ein Unternehmen gibt es für den Betrieb von UC-Lösungen mehrere mögliche Ziele:
- Steigerung der Produktivität,
- Reduzieren der Kosten,
- Erhöhung der Mitarbeiterbindung ans Unternehmen,
- Reduzierung des Stresses der Mitarbeiter,
- Verbesserung die Zusammenarbeit von räumlich getrennten Mitarbeitern in Projekten,
- Optimierung der Geschäftsprozesse sowie
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Erhöhung der Kundenbindung.
Mögliche Ziele sollten auf der Grundlage ihrer Wert für die organisatorischen Abläufe im Unternehmen priorisiert werden. Man sollte bei der Umsetzung der Ziele nicht mit allen Zielen zugleich anfangen, sondern zuerst solche Ziele auswählen, die sowohl am vorteilhaftesten als auch leicht erreichbar sind. Oftmals wird der Fehler gemacht, alle Ziele mit den Angeboten an UC-Tools zu erfüllen. Ein UC-Projekt startet leichter, wenn man sich vorerst nur ein oder zwei Ziele steckt. Hierzu definiert man für die Ziele solche Metriken, deren Kriterien eine Messung des Erfolgs ermöglichen.
Einige Beispiele solcher Metriken können sein: reduzierte Reisekosten, Einhaltung von Projektlaufzeiten, geringere Mitarbeiterfluktuation, etc.
Die Metriken sollten so quantifiziert werden, dass diese einen Vergleich zwischen den Kosten für die Beschaffung der UC-Tools und die Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse (Budgets und Verbesserungen) ermöglichen.
- Damit Collaboration nicht kollabiert
- Ausbildung und Messung sind die Schlüsselkriterien für die Einführung von Collaboration
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