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Effektive Kommunikation

5. Juni 2009, 8:20 Uhr |

Mit Unified Communications können Unternehmen Zeit sowie Geld sparen und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. funkschau gibt Tipps, wie Firmen erfolgreich umsteigen können.

Unified Communications (UC) ist in aller Munde, doch setzen es noch relativ wenige Unternehmen ein. „Stand heute verfügen knapp 20 Prozent aller bundesdeutschen Unternehmen über eine Faxserver-Lösung, deutlich weniger über eine Voice-Mailund/ oder CTI-Integration", so Christoff H. Wiethoff, Vertriebsleiter/Marketingleiter bei Ferrari Elecronic. Firmen könnten bereits nur durch diese Kommunikationsdienste deutlich die Effizienz im Betrieb steigern und erhebliche Kosten einsparen. „Der ROI (Return on Investment) ist zumeist binnen drei Monaten erreicht", ergänzt Wiethoff.
Durch die anhaltende UC-Debatte beginnen immer mehr Unternehmen, ihre Kommunikationsstrategie zu überdenken. Firmen, die sich entschließen, Unified Communications in die Tat umzusetzen, sollten im ersten Schritt einen Faxserver implementieren. Dieser zentralisiert die komplette Faxkommunikation im Unternehmen. Mitarbeiter müssen dann nicht mehr an ein Bürofax laufen, um Faxe zu empfangen oder zu senden. Alles kann vom Arbeitsplatz aus erledigt werden. Dies spart im Arbeitsalltag einiges an Zeit.

Der erste Schritt – Unified Messaging

Der Faxserver sollte eine Vielzahl an Schnittstellen mitbringen: zu allen Mail-, ERP-, CRM- und DMS-Systemen sowie zu allen Druckumgebungen. „Damit ist der Einstieg in die Unified-Messaging-Welt gemacht", erklärt Wiethoff.
Der nächste Schritt in die Welt der einheitlichen Kommunikation ist die Implementierung von SMS- und Voice-Mail-Diensten für alle Mitarbeiter. Dadurch entfallen möglicherweise vorhandene Anrufbeantworter. Die Vorteile solcher Lösungen ergeben sich daraus, dass die Mailbox alle Nachrichten entgegen nimmt: Anruf, Fax und SMS. Dann werden alle Nachrichten, soweit nötig, digitalisiert. Sprachnachrichten werden entweder als Audio-Dateien abgespeichert oder sogar in Textdokumente umgewandelt. Anschließend werden die Nachrichten dem Mitarbeiter zentral in seinem E-Mail-Client angezeigt. Dafür kommen Lösungen zum Einsatz, welche ISDN und/oder VoIP unterstützen, je nach vorhandener und geplanter TK-Infrastruktur.
Um auch die Echtzeit-Kommunikation mit einzubinden, sollte im letzten Schritt CTI (Computer Telephony Integration) integriert werden. „Damit ist Unified Messaging im Unternehmen eingeführt", so Wiethoff.

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