Conferencing
Emanzipation der Videokonferenz
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Kinderkrankheiten sind überwunden
In der Vergangenheit krankten zahlreiche der am Markt angebotenen Systeme an einer Reihe von Problemen, die die Akzeptanz und Nutzung durch die Anwender schmälerten oder gar verhinderten:
- Die Einführung der Systeme war zum Teil aufwändig und kostenintensiv.
- Dadurch waren Videokonferenzsysteme lange Zeit nur für große, budgetstarke Unternehmen leistbar.
- Die Lösungen waren unflexibel und nicht skalierbar.
- Die Nutzung war kompliziert; die Bild- und Sprachqualität häufig nicht ausreichend.
- Verbindungsabbrüche und die eingeschränkte Funktionalität der Systeme führten schnell zu Frustration bei den Anwendern.
- Positive Effekte auf die Teamarbeit und eine Erhöhung der Produktivität konnten häufig nicht erzielt werden.
Moderne, smarte Videokonferenzlösungen verfolgen dagegen den Anspruch, sich nahtlos in den Arbeitsalltag der Anwender einzufügen und bieten im Idealfall Unternehmen, IT-Abteilungen und Anwendern ein völlig anderes Angebot als ihre Vorgänger. Heute lohnen sich Videokonferenzlösungen für Unternehmen jeder Größe und Budgetstärke. Allerdings sollten Firmen, die an die Einführung einer Videokonferenzlösung denken, zumindest diese Anforderungen erfüllt sehen, bevor sie sich entscheiden:
- On-Premise-Installationen sind in vielen Fällen heute nicht mehr nötig. Die Alternative sind professionelle, flexible und skalierbare Videokonferenz-Systeme aus der Cloud. Ihr Vorteil: Sie sind schnell und unkompliziert einsatzfähig und erfordern meist überschaubare Investitionskosten, da sie geringe Anforderungen an das Unternehmensnetzwerk stellen und oft wenig Bandbreite benötigen. Sie werden in der Regel per User verrechnet und nicht anhand der Geräteanzahl, mit der das System genutzt wird.
- Entscheidend ist ebenfalls die Bereitstellung von Schnittstellen, um schnell Verbindungen beziehungsweise Integrationen mit anderen Systemen, zum Beispiel ERP oder CRM, realisierbar zu machen.
- Die Teilnahme von vielen unternehmensinternen und gegebenenfalls auch externen Anwendern bei einer Videokonferenz stellt für viele Entscheider ein wichtiges Kriterium dar. So können moderne
- Videokonferenzlösungen meist das das Bild von mehreren Teilnehmern parallel am Bildschirm übertragen.
- Videokonferenzlösungen aus der Cloud bieten oftmals Funktionen wie Screen Sharing, Präsentieren und Chat während des Videomeetings. Im Idealfall sind sie bereits in weitverbreiteten Collaboration-, Messenger- und Chat-Tools, wie Dropbox, Slack und HipChat, integriert und nutzen die Funktionalitäten dieser Lösungen, um etwa die in der Videokonferenz gezeigten Präsentationen automatisch im entsprechenden Dropbox-Ordner zu speichern oder im betreffenden HipChat-Raum zeitgleich zu posten.
- Auch Videoconferencing kommt an dem Megatrend „Internet der Dinge“ nicht vorbei: Die Systeme sind aus diesem Grund meist fit für IoT-Anwendungen und können zum Beispiel via API Daten von mehreren Quellen in die Videokonferenz einspielen – wie Locationsmaps, statische Bilder, live Audiokonversationen oder Videos.
- Stichwort Flexibilität und Konnektivität: Anwender können die Videokonferenz in der Regel aus dem Browser oder von einer mobilen App aus einberufen, öffnen und abhalten. Zudem gibt es Lösungen, die es beispielsweise ermöglichen, den Live-Stream der Videokonferenz in soziale Netzwerke wie Facebook oder Youtube zu übertragen.
- Stichwort Zukunftsfähigkeit: Cloud-Videokonferenzlösungen sollen den Vorteil bieten, dass sie kontinuierlich weiterentwickelt und an neue, andere Anforderungen ihrer Anwender gegebenenfalls schneller als entsprechende On-Premise-Installationen angepasst werden können.
Augen auf bei der Auswahl
Videokonferenzen sind auf dem Vormarsch. Ihre Funktionstiefe, die geringen Kosten und die hohe Akzeptanz bei den Anwendern sprechen für sie. Am Markt werden verschiedenste Systeme angeboten. Nicht alle bieten dieselben Funktionalitäten und denselben Komfort. Daher gilt es für Unternehmen, den eigenen Bedarf und die Erwartungen an die Lösung genau zu definieren und die Auswahl mit einem kritischen Auge zu treffen.
Peter Mayer ist Mitbegründer von VisoCon/Eyeson und arbeitet als Head of Project Management für Eyeson
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