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Europäischer Aufbewahrungsleitfaden verfügbar

12. August 2013, 14:57 Uhr | Quelle: Iron Mountain

Angesichts der komplexen Gesetzeslage und der hohen Geldstrafen, die bei einer zu frühen Vernichtung oder auch zu langen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen drohen, scheinen viele Unternehmen verunsichert - der von Iron Mountain und der Anwaltskanzl De Brauw Blackstone Westbroekei veröffentlichte europäische Leitfaden soll Abhilfe schaffen.

Eine Studie von PwC und Iron Mountain, Dienstleister für Informationsmanagement und Datenschutz, hat ergeben, dass 26 Prozent der deutschen Unternehmen rechtlichen Rat einholen, wenn es um die Aufbewahrung beziehungsweise Vernichtung von Dokumenten geht. Der europäische Leitfaden bietet Unternehmen eine Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen in 15 europäischen Ländern, darunter auch Deutschland und Österreich.

Jedes Unternehmen ist laut Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Für steuerrechtlich relevante Dokumente gilt laut Abgabenordung (AO) je nach Dokumententyp eine Frist von sechs oder zehn Jahren. Neben diesen Rechtsnormen finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen – zum Beispiel im Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) oder Aktiengesetz (AktG). Die Frist für die Aufbewahrung von Dokumenten beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Einträge im jeweiligen Dokument vorgenommen wurden.

Mit dem von den Regierungsfraktionen CDU/CSU und FDP vorgelegten Gesetzesentwurf zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen sollten die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen ab 2013 von zehn Jahren auf acht und ab 2015 auf sieben Jahre verkürzt werden. Die Änderungen des derzeit aus wahltaktischen Gründen auf Eis gelegten Gesetzestextes hätten laut Bundesregierung ab 2015 bei Unternehmen zu einem Einsparpotential von 2,5 Milliarden Euro geführt. Denn eine zu lange Aufbewahrung von Dokumenten kostet Unternehmen Geld. Verunsicherung und die Sorge vor Strafen trägt aber anscheinend zur Hortung von Dokumenten bei: Studien von Iron Mountain zeigen, dass 46 Prozent der deutschen Unternehmen, all ihre Dokumente für den Fall der Fälle aufbewahren.