Fax-Server im Wandel der ITK-Strukturen
Fax in Zeiten von VoIP und Cloud
Das Thema Fax spielt in Unternehmen immer noch eine große Rolle - trotz der Vielzahl moderner, alternativer Kommunikationskanäle. Fax-Server-Lösungen sind heute allerdings mit einem Wandel der ITK-Infrastrukturen konfrontiert - hin zu Voice over IP (VoIP) oder sogar Cloud-Lösungen. Fax- und Unified-Messaging-(UM-)Server, die strikt auf offenen Standards basieren, können Alt und Neu gleichermaßen bedienen - eine Flexibilität, die sich vor allem in Unternehmen mit heterogener ITK-Infrastruktur auszahlt.
Neben modernen IP-basierenden Kommunikationslösungen - teils mit Integration von Videokonferenzen, Social Networks oder Chat - wirken klassische Dienste wie Fax?, Sprach- und SMS-Kurznachrichten fast schon veraltet. Für Unternehmen allerdings spielen diese traditionellen Kommunikationsmethoden nach wie vor eine entscheidende Rolle. So stellt Fax nach E?Mail die am häufigsten genutzte zeitasynchrone Kommunikationsmethode dar. Unternehmen nutzen allerdings meist eine zentrale Fax-Server-Lösung statt einzelner Faxgeräte. Der Fax-Server sollte sich dabei gut in die IT- und TK-Struktur des Unternehmens einfügen, damit die Anwender die Vorteile einer zentralen Lösung tatsächlich nutzen können. Erst recht muss eine Fax-Server-Lösung in der Lage sein, sich flexibel den Veränderungen der IT- und der TK-Strukturen in Unternehmen anzupassen, wie sie beispielsweise der Trend zu IP-basierender Kommunikation mit sich bringt. Eine Fax-Server-Lösung steht sowohl mit der IT- als auch mit der TK-Welt in unmittelbarer Verbindung. Innerhalb der IT-Welt spielten dabei bislang Messaging-Systeme wie Microsoft Exchange und IBM Lotus Domino, in der TK-Welt die ISDN-basierenden TK-Anlagen die Hauptrolle. Eine Fax-Server-Lösung hat sich im klassischen Konzept beispielsweise über Connectoren in das Messaging-System integriert und mit der TK-Anlage via ISDN verständigt. Die Standards oder Schnittstellen, die der Fax-Server bedienen musste, waren relativ überschaubar.
Inzwischen bietet sich Unternehmen eine Vielzahl neuer Alternativen zur Realisierung der grundlegenden IT- und TK-Struktur: Open-Source-Lösungen wie Scalix oder Open-Xchange sowie Cloud-Konzepte ermöglichen eine völlig andere Messaging-Struktur. Und im TK-Bereich eröffnen IP-TK-Anlagen, hybride oder virtuelle TK-Anlagen ("IP Centrex") den Weg nicht nur Richtung IP, sondern ebenfalls in Richtung Cloud Computing.
Dezentrale Konzepte
Doch nicht nur die IT- und TK-Welt präsentieren sich heute vielfältiger, auch Unternehmensstrukturen sind oft komplexer als früher. Unternehmen besitzen häufiger weltweit verteilte Niederlassungen oder eigenständige Tochterunternehmen, die dann jeweils andere IT- und TK-Systeme nutzen als die Unternehmenszentrale. So kommen beispielsweise in der Zentrale Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino mit SAP sowie eine ISDN-basierende TK-Anlage zum Einsatz, während die Niederlassung entsprechende Services aus der Cloud bezieht und die TK-Anlage auf IP basiert. Denkbar sind dabei die unterschiedlichsten Kombinationen - unternehmensweit homogene Strukturen finden sich aufgrund der Fülle an Möglichkeiten immer seltener.
Ein Unternehmen, das nicht gerade neu gegründet wird, hat bereits eine funktionierende IT- und TK-Struktur im Einsatz. Gleiches gilt für mögliche weltweite Niederlassungen. Diese vorhandene Struktur wird üblicherweise nicht komplett durch eine neuere, moderne ersetzt, sondern die Umstellung erfolgt schrittweise. Auch ist nicht gesagt, dass in der Zentrale und den Niederlassungen die gleichen Modernisierungsmaßnahmen stattfinden. So führt beispielsweise die Zentrale ein neues Messaging-System in der Cloud ein, während die Niederlassung eine neue TK-Struktur plant. Die Fax-Server-Lösung sollte sich den unterschiedlichen Anforderungen anpassen, den Weg der schrittweisen Migration mitgehen und sich in all diesen Welten möglichst unauffällig verhalten. Sie sollte problemlos funktionieren - gleichgültig, ob das Unternehmen herkömmliche Lösungen oder die allerneuesten Techniken einsetzt, ob es "On-Premises" vor Ort oder "On-Demand" aus der Cloud bevorzugt und ob es schrittweise migriert oder komplett umstellt.
Standardprotokolle als Basis
Diese hohen Anforderungen an die Flexibilität einer Fax-Server-Lösung lassen sich nur dann erfüllen, wenn die Fax-Server-Lösung auf Standards basiert. Dann kann sie in den unterschiedlichsten Umgebungen und Strukturen über die jeweiligen Standards mit den anderen Komponenten - Messaging-System und TK-Anlage - zusammenarbeiten. Je nach Konstellation spielen unterschiedliche Standards eine Rolle. Die Integration einer Add-on-Fax-Server-Lösung in das Messaging-System erfolgt über einen Connector - unabhängig davon, ob der Anwender das Messaging-System On-Premises oder aus der Cloud nutzt.
Steht das Messaging-System im Haus, verwendet eine integrierte Fax-Server-Lösung die vorhandene Architektur mit Datenbanken, Message Transfer Agent und Benutzerpostfach. Als Standards für die Kommunikation zwischen Faxlösung und Messaging-System gelten SMTP, IMAP und LDAP: SMTP ermöglicht das Senden und Empfangen der Faxnachrichten, über IMAP erfolgt der Zugriff auf die Postfächer, und LDAP erlaubt den Zugriff auf Benutzerdaten inklusive Berechtigungen. Diese Standards bedienen die etablierten Messaging-Systeme ebenso wie Open-Source-Lösungen.
Unified Messaging als Erweiterung
Kommt das Messaging-System aus der Cloud, dann basiert die Kommunikation mit der Fax-Server-Lösung auf dem SMTP-Standard, unabhängig davon, ob Letztere On-Premises oder On-Demand arbeitet. Der Zugriff auf Postfächer und die Berechtigungsprüfungen erfolgen über die Fax-Server-Lösung. Ist der Fax-Server ebenfalls in der Cloud angesiedelt, übernimmt beispielsweise eine On-Site-Komponente vor Ort die systemunabhängigen Aufgaben.
Auf welcher Basis sich Fax-Server und TK-Anlage verständigen, hängt vom TK-System ab. Kommt eine herkömmliche TK-Anlage zum Einsatz, verständigen sich die beiden Komponenten über ISDN, die Faxübertragung erfolgt über das Standardprotokoll T.30. Nutzt ein Unternehmen eine IP-basierende TK-Anlage On-Premises, verstehen sich die beiden Komponenten via SIP oder H.323, die Faxübertragung kann mittels T.38-Protokoll oder auf der Basis von G.711 und dem korrespondierenden Passthrough-Verfahren "Softfax" erfolgen. Bei einer TK-Anlage aus der Cloud kommunizieren Fax-Server und IP Centrex via SIP. Die Faxübertragung erfolgt wie im Fall einer IP-TK-Anlage.
Unterschiedliche Systeme und Strukturen in der Zentrale und in den Niederlassungen können folglich dieselbe Fax-Server-Lösung einsetzen, sofern sie auf Standards basiert. Diese passt sich dann den jeweiligen Gegebenheiten an. Darüber hinaus können Fax-Server-Lösungen durchaus mehr bieten. So unterstützt beispielsweise Ixi-UMS von Servonic über den zugehörigen Message Distribution Server (MDS) die Möglichkeit, Nachrichten so zu routen, dass die Übertragungskosten möglichst gering sind. Dann kann etwa der Versand eines Faxes, das ein Benutzer in Australien an einen Empfänger in Frankreich schickt, über die dortige Niederlassung erfolgen.
Flexibilität ist bei einer Fax-Server-Lösung auch hinsichtlich zusätzlicher Funktionen wünschenswert. Je nach Bedarf und im Unternehmen bereits eingesetzter Software sollen beispielsweise weitere Unified-Messaging-Funktionen wie SMS oder Voice die vorhandenen Kommunikationsmöglichkeiten abrunden. Diese Dienste sollten sich dann modular und skalierbar ergänzen und ebenso flexibel wie Fax in die ITK-Struktur einbinden lassen.
Eine vollständige UM-Lösung, die alle Dienste für Fax, SMS und Voice ermöglicht, kann dabei noch Zusatznutzen durch Abrufsysteme mittels IVR (Interactive Voice Response) sowie automatische Benachrichtigungen bieten - Features, die andernfalls eine spezifische zusätzliche Lösung erfordern würden. Beispielsweise könnten sich Unternehmenskunden telefonisch mittels IVR zu bestimmten Informationen "durchfragen", die sie dann auf unterschiedlichen Kommunikationskanälen wie Telefon, SMS oder Fax empfangen. Ebenso wäre es möglich, sich automatisch über die UM-Lösung in vordefinierten Situationen per Fax, SMS oder Sprachnachricht benachrichtigen zu lassen. Unternehmen sollte sich daher für eine standardbasierende, flexible Fax-Server-Lösung entscheiden, die auch noch weitere UM-Funktionen und Einsatzmöglichkeiten eröffnet.
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