Datenschutz und Datensicherheit erfolgen unter anderem durch ein rollenbasierendes Rechtesystem, in dem autorisierte Benutzer und deren Berechtigungen explizit festgelegt sind. Mittels eingebetteter Mail-, Kalender- und Aufgabenfunktionalitäten können sich städtische Mitarbeiter direkt untereinander abstimmen. Weiterführende Informationen können in eine Dokumentenmanagementstruktur integriert werden. Dadurch können Wissensbestände, Fachapplikationen und Prozesse noch besser miteinander verzahnt und für die städtische Verwaltungsarbeit nutzbar gemacht werden.
Bei der Einführung eines City-Cockpits gilt es, die jeweilige städtische Entwicklungshistorie sowie die Zukunftsperspektiven und -zielsetzungen umfassend zu berücksichtigen. Dies sowohl vor dem Hintergrund der fachlich-thematischen Ausgestaltung als auch der IT-systemischen und organisatorischen Voraussetzungen. Für eine zukunftsfähige Systemintegration sollten - zusätzlich zur thematischen Anpassung und Einführung stadtspezifischer Themen - Strukturen, Organisationsprozesse, die Lizenzlage, und Betreuung der vorhandenen IT-Landschaft in die Planung und Realisierung einbezogen werden. Die Verfolgung dieser Themen wird optimal durch integrierte, City-Cockpit-spezifische Projekt-, Qualitäts- und Veränderungsmanagement-Konzepte unterstützt.
Stadtmanager können also mittels City-Cockpit, trotz limitierter finanzieller Budgets und personeller Ressourcen, die vielfältigen Anforderungen aus Politik, Wirtschaft und von Bürgerseite mit einer ganzheitlichen und nachhaltigen Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle effizient und effektiv zugleich meistern.