Microsoft Surface Hub und Skype for Business
Neue Impulse für virtuelle Meetings
Die Erwartungen an den seit Kurzem verfügbaren "Microsoft Surface Hub" sind groß. Dieses neuartige Endgerät soll die Zusammenarbeit in virtuellen Teams deutlich verbessern. In Kombination mit Plattformen wie "Skype for Business" eröffnet der Surface Hub tatsächlich zahlreiche Vorteile. Dennoch sollten Unternehmen bei Einführung und Betrieb einige Dinge beachten.
Der seit Jahren steigende Wettbewerb setzt Unternehmen unter Druck, möglichst effizient und produktiv zu arbeiten. Gleichzeitig erhöht sich der Bedarf an Informationsaustausch in realen und virtuellen Teams sowie mit Kunden und Partnern. So nimmt die Zahl der Meetings stetig zu. Die Frage, wie sich diese Besprechungen möglichst produktiv umsetzen lassen, beschäftigt Unternehmen schon sehr lange. Microsoft will mit seinem neuen Surface Hub nun endlich die Lösung für solche Herausforderung gefunden haben. Doch kann dieser tatsächlich die Effizienz von Meetings erhöhen?
Die reinen Hard- und Softwarefunktionen erscheinen auf den ersten Blick dafür recht unspektakulär: Der Multitouch-fähige PC ist mit einem Bildschirm in zwei unterschiedlichen Größen und Auflösungen (55 Zoll und Full HD, 84 Zoll und 4K) erhältlich. Zwei integrierte Kameras fokussieren sich automatisch auf die gerade sprechenden Nutzer und ermöglichen daher den Einsatz als Tool für Video- und Web-Konferenzen. Mithilfe der sogenannten Kinect-Kameratechnik mit integrierter Gesichtserkennung, die aus der Xbox bekannt ist und hier in ähnlicher Form zum Einsatz kommt, kann das Konferenz-Whiteboard aktive Sprecher identifizieren und die Kameras bestmöglich auf die aktuelle Situation im Besprechungsraum anpassen.
Außerdem sind die Nutzer in der Lage, über das Gerät gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Der Touchscreen lässt sich mithilfe eines Digitalstifts wie eine Leinwand beschriften - auch von mehreren Nutzern und mit unterschiedlichen Farben. Das Besondere beim Surface Hub ist aber, dass diese Dokumente automatisch wieder gelöscht werden, sobald die Gruppe oder der Anwender den Raum verlässt. Damit betritt die nächste Besprechungsgruppe einen leeren Konferenzsaal und kann ihre spezifischen Unterlagen öffnen und bearbeiten.
In Bezug auf die Software basiert Microsoft Surface Hub auf einer für die Anforderungen im Meeting-Raum angepassten Version von Windows 10. Für Unternehmen ist jedoch entscheidend, wie sich das Gerät in andere Bereiche wie die Client-Infrastruktur, Sharepoint, Office-365-Applikationen, Kommunikations- und Produktivitätsplattformen wie Onedrive und Onenote sowie Web- und Prozessapplikationen integrieren lässt.
Neuartiges Meeting-Gefühl
Vor allem in eine bestehende Microsoft-Infrastruktur lässt sich die Lösung erwartungsgemäß einfach und schnell einbinden. Dabei bietet sie einen erheblichen Mehrwert: Surface Hub kombiniert nämlich Videokonferenzen mit Instant Messaging und Desktop-Sharing. Zusätzlich ermöglicht er den gleichzeitigen Zugang zu Microsoft-Services wie Onenote, Onedrive und Microsoft-Office-Anwendungen. Somit ist Surface Hub deutlich flexibler als die häufig eingesetzten Raumsysteme auf der Basis von Lync.
Zwar gibt es vergleichbare Lösungen, die ähnliche Interaktionsmöglichkeiten, Touch-Bedienung, Spracherkennung und weitere praktische Funktionen bieten. Aber die nahtlose Integration von Surface Hub in die Microsoft-Office-Infrastruktur ist bislang einzigartig, ebenso wie die intuitive Bedienung. Dies erklärt auch, warum zahlreiche Unternehmen Demogeräte sowie Anwendungen für Proofs of Concept anfragen.
Praktische Einsatzmöglichkeiten
Das wohl größte Potenzial im praktischen Einsatz liegt in der Kommunikation und Collaboration über große Distanzen hinweg. Davon profitieren alle virtuell arbeitenden Teams. Doch Surface Hub bietet zahlreiche weitere Merkmale. Zum Beispiel lässt sich das interaktive Gerät im Besprechungsraum deutlich effizienter und einfacher bedienen als andere Lösungen. Es enthält eine Vielzahl an Verbindungsmöglichkeiten - etwa HDMI, NFC, Bluetooth und Funkprojektion - sowie Anschlüsse für Peripheriegeräte. Außerdem lässt sich die Lösung dank ihrer flexiblen Montagekonfigurationen sehr gut an die Anforderungen des Unternehmens anpassen.
Neben dem Einsatz in Konferenzräumen gibt es weitere Nutzungsmöglichkeiten. Zum Beispiel steht Fertigungsbetrieben häufig nur eine limitierte Anzahl an Experten zur Verfügung, die die zunehmend komplexeren Maschinen und Anlagen warten können. Via Surface Hub lassen sich diese Fachleute per Video- oder Web-Konferenz hinzuschalten. Über eine ähnliche Lösung können Banken und Finanzdienstleister auch in kleinen Filialen Experten mit Spezialwissen von anderen Standorten aus in ein Verkaufsgespräch einbinden. In Ämtern und Behörden kann Surface Hub etwa als digitales Informationsportal dienen, das Bürgern erste Auskunft über öffentliche Angebote gibt - auch in diversen Fremdsprachen, um Sprachbarrieren für ausländische Mitbürger und Immigranten zu überwinden.
Integration mit Skype for Business
Diese Einsatzbeispiele zeigen, dass Surface Hub zahlreiche neue Möglichkeiten der Kommunikation und Collaboration birgt. Durch die Integration mit Skype for Business transportiert das Gerät zudem auch einfach nutzbare Telefonie in den Besprechungsraum. Dabei bietet es denselben Bedienkomfort und die gleiche intuitive Bedienbarkeit, die Anwender von Skype auf ihrem Desktop-PC oder Mobilgerät kennen.
Die Integration in bestehende Microsoft-Umgebungen verläuft auch bei Skype for Business problemlos. Für mobile Geräte mit Microsoft-, Android- und Apple-Betriebssystem steht die Skype-for-Business-App zur Verfügung. Zudem gibt es für OS X einen Client, für den Microsoft eine umfassende Neuentwicklung im Lauf dieses Jahres angekündigt hat. Völlig unabhängig vom verwendeten Gerät lässt sich die Skype-for-Business-Web-App für die Teilnahme an Konferenzen nutzen, da diese Browser-basierende Version nicht auf bestimmte Plattformen beschränkt ist.
Diese einfache Integration mit Surface Hub im Konferenzraum ist aber nicht der einzige Vorteil von Skype for Business. Zum Beispiel gibt es auch Synergieeffekte mit aktuellen Microsoft-Lizenzen. So ist in der "Enterprise Suite E5" unter anderem die aktuelle "Office 2016 Suite" enthalten. Diese enthält neben dem Client für Skype for Business auch Word, Outlook, Powerpoint, Excel, Onenote, Publisher und Access. Muss ein Unternehmen ohnehin seine Office-Applikationen aktualisieren, kann es im Zuge der Einführung von Office 365 ganz nebenbei auch Skype for Business installieren.
Neuerungen in Skype for Business
Anfang Dezember 2015 hat Microsoft mit der neuen Enterprise Suite E5 seiner Cloud-Lösung Office 365 auch die Möglichkeiten von Skype for Business wesentlich erweitert. Zum Beispiel können nun Anwender die gleichen Telefoniefunktionen in der Cloud und am On-Premise-System nutzen. Dafür sorgt die neue "Cloud-PBX"-Funktion. Eine weitere Innovation stellt "PSTN Calling" dar, das aus der Cloud heraus Sprachverbindungen mit dem öffentlichen Telefonnetz ermöglicht. Umgekehrt können Mitarbeiter ihre herkömmliche Telefonnummer in die Cloud mitnehmen und dort darüber angerufen werden. Diese momentan nur in den USA verfügbare Funktion wird in Kürze auch in Deutschland erhältlich sein.
Ebenfalls neu in Skype for Business ist die Funktion "PSTN Conferencing". Diese bietet die Möglichkeit, sich auch mit einem klassischen Telefon in die Konferenz einwählen zu können. Umgekehrt kann der Konferenzleiter weitere Teilnehmer über das öffentliche Telefonnetz hinzufügen. "Meeting Broadcast" erhöht dabei die Kapazitäten von Web-Konferenzen auf bis zu beeindruckende 10.000 Teilnehmer.
Was müssen Unternehmen bei der Einführung von Skype for Business beachten? Meist nur die üblichen Kriterien im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse auf der Basis der möglichen Einsatzszenarien wie Integrationsaufwand, Lizenzkosten und Effizienzsteigerung. Für die meisten Office-für-Windows-Anwender dürfte die Entscheidung zugunsten von Skype for Business ausfallen, da Aufwand und Kosten für die Einführung und Migration in der Regel gering sind und Skype for Business ein Bestandteil des ohnehin genutzten oder geplanten Office-365-Pakets ist.
Aufwand, Kosten und Nutzen
Demgegenüber ist vor allem durch die neuen Funktionen "Cloud-PBX" und "PSTN Calling" ein hoher Mehrwert zu erwarten. Zum Beispiel lassen sich dadurch herkömmliche Telefonanrufe mithilfe des Skype-for-Business-Clients durchführen, ohne eigene Skype-for-Business-Server zu betreiben. Dabei können Mitarbeiter ganz normal anrufen und angerufen werden - inklusive Funktionen wie Halten, Übergabe und Weiterleitung. Somit ließe sich theoretisch die Telefonie vollständig auslagern.
Durch die integrierte Nutzung verschiedener Business-Anwendungen bietet Surface Hub neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. So können Mitarbeiter an verschiedenen Orten gemeinsam Präsentationen, Tabellenkalkulationen oder Textdokumente bearbeiten. Mit Skype for Business lassen sich Kollegen per Mausklick hinzuschalten. Diese präsentieren Beiträge von ihrem Notebook, Tablet oder Smartphone aus auf dem großen Bildschirm. Zudem können sie mit der neuen Version von Skype for Business mit jedem herkömmlichen Telefon an der Konferenz teilnehmen. Trotz dieser neuen Möglichkeiten bleiben persönliche Meetings im richtigen Rahmen natürlich weiterhin sinnvoll. Aber Surface Hub und Skype for Business ermöglichen vor allem für virtuelle Teams eine deutlich effizientere Zusammenarbeit.
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