Trotz strenger Vorschriften agiert jedes dritte europäische Unternehmen nur wenig systematisch

Europas mittelgroße Unternehmen bewahren zu viele Informationen zu lange auf. Dies ergab eine neue Studie des weltweit tätigen Aktenarchivierungs- und Informationsmanagement-Spezialisten Iron Mountain. Dies gilt auch für Deutschland: 46 Prozent der deutschen Unternehmen halten ihre Mitarbeiter dazu an, Mitarbeiter-, Kunden- und Finanzinformationen "für den Fall der Fälle" aufzubewahren.

Europäische Vorschriften zur Datenaufbewahrung sind komplex, unterscheiden sich in den einzelnen Mitgliedstaaten teilweise erheblich und ändern sich häufig. Während beispielsweise unternehmensbezogene Daten und Unterlagen wie Bilanzen, Jahresabschlüsse oder Handelsbriefe durchschnittlich mindestens fünf bis 10 Jahre lang aufzubewahren sind, müssen die Daten abgewiesener Bewerber möglicherweise schon nach einigen Monaten wieder gelöscht werden. Für Arbeitnehmerdaten gelten je nach Art der Daten ganz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Spezielle Vorschriften gibt es für steuerrechtlich relevante Dokumente oder solche, die sich auf Betriebssicherheit oder Umweltschutz beziehen.

In der Fertigungsindustrie und Maschinenbaubranche gibt beispielsweise rund die Hälfte (45 Prozent) der befragten Unternehmen an, alles aufzubewahren. 10 Prozent der befragten Unternehmen räumen ein, keine unternehmensweite Aufbewahrungsstrategie zu verfolgen (siehe Tabelle). Im Finanzdienstleistungssektor bewahren 39 Prozent der Unternehmen alles auf und neun Prozent besitzen keine unternehmensweite Aufbewahrungsstrategie.

1. Trotz strenger Vorschriften agiert jedes dritte europäische Unternehmen nur wenig systematisch
2. Informationen als Lebensader
3. Aufbewahrungsleitfaden