Startseite > Security > Collaboration-Daten – automatisch ins Archiv

Datenschutz-konforme Archivierung

Collaboration-Daten – automatisch ins Archiv

2. Juni 2021, 14:49 Uhr | Autor: Patrick Englisch / Redaktion: Lukas Steiglechner

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Daten zwischen Archiven migrieren

Grundsätzlich ist es für Unternehmen wichtig darauf zu achten, die Anzahl an Speicherplätzen gering zu halten. Das verbessert die Übersicht bei der Datenablage. Bestenfalls befinden sich sämtliche Informationen in einem einzigen Archiv. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass Unternehmen oft nicht vermeiden können, mehrere Speicher parallel zu betreiben. Damit stehen sie immer wieder vor der Aufgabe, archivierte Daten von einem Speicherort in einen anderen zu migrieren. Selbst wenn sich On-Premises-Systeme aus datenschutzrechtlichen oder Kostengründen nicht mehr nutzen lassen, müssen die dort gelagerten Daten umgezogen werden. Eine Cloud-Migration kann Abhilfe schaffen. Dabei müssen Unternehmen jedoch mehrere Aspekte beachten.

Daten klassifizieren: Zunächst müssen IT-Verantwortliche überprüfen, welche Daten für eine Migration in die Cloud grundsätzlich in Betracht kommen und welche datenschutzrechtlichen Anforderungen bestehen. Dazu ist es zweckmäßig, die Informationen nach Merkmalen wie Datentyp und Datenvolumen sowie nach Aufbewahrungsrichtlinien zu ordnen. So sind Word-Dokumente, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter dokumentieren, anders zu behandeln als persönliche Daten, die über Videocollaboration-Tools verschickt wurden.
Cloud-Alternativen in Betracht ziehen: E-Mails können auf verschiedenen Wegen archiviert werden. Eine verbreitete Variante besteht darin, Mails, die in der Cloud liegen, in einer On-Premises-Anwendung zu speichern. Aufgrund von regulatorischen Vorgaben kommt dieses Szenario in vielen Organisationen zum Einsatz. Alternativ ist es möglich, die Daten im Rahmen einer Software-as-a-Service-Lösung in die Wolke zu verschieben.
Kosten für Altsysteme beachten: Wesentlich für die Planung der Migration ist die Entscheidung, ob bereits existierende Archivsysteme weiterhin in Betrieb bleiben sollen. Unter Umständen ist es ratsam, nur Informationen mit einem Alter von bis zu zwei Jahren in eine neue Archivierungslösung zu migrieren. Die älteren Daten verbleiben dann in den bestehenden Systemen, bis sie aus Compliance-Gründen gelöscht werden können oder müssen. Ob es betriebswirtschaftlich sinnvoll ist, auf eine doppelte Infrastruktur zu setzen, lässt sich nur im Einzelfall entscheiden. Dabei sollten Unternehmen die Ausgaben für das Altsystem mit den Vorteilen einer schnelleren Migration und geringeren langfristigen Kosten für das neue Archivierungssystem abwägen.
Reihenfolgen der Datentypen festlegen: Im Normalfall wird ein Datentyp nach dem anderen migriert. Dabei sollten die Informationen Vorrang haben, die den größten Geschäftswert liefern. Bei Collaboration-Tools und -Plattformen muss also definiert werden, welche Daten am relevantesten sind, beispielsweise Inhalte aus Bibliotheken, Instant-Messaging-Diensten oder aus Social-Media-Kanälen.
Zielumgebung einrichten: Bei einem cloudbasierten Archiv richtet der Anbieter die entsprechende Umgebung ein. Unternehmen, die auf eine selbst verwaltete Archivierungsinfrastruktur setzen, können mithilfe von Deduplizierung die Speicherkosten reduzieren. Zum Beispiel lässt sich eine Datei, die über Collaboration-Tool an mehrere Kontakte gesendet wurde, auf eine einzige komprimierte Instanz im Archiv reduzieren.
Migrationsvorgang überwachen: Während der Migration sollten die IT-Verantwortlichen die Berichte der Quell- und der Zielumgebung sorgfältig im Auge behalten und verschiedene Faktoren berücksichtigen. Dazu zählt unter anderem, die Datenintegrität in der Zielumgebung zu testen. Damit lässt sich sicherstellen, dass Migration, Indizierung, Deduplizierung, Single-Instancing und Komprimierung wie geplant funktioniert haben. Um die Compliance einzuhalten, ist es essenziell, dass die Sicherheitseinstellungen für sensible Daten, etwa aus der Buchhaltung oder Rechtsabteilung, zusammen mit den jeweiligen Inhalten migriert werden. So sind die Informationen im Archiv nicht für Personen ohne entsprechende Berechtigung zugänglich. Unabhängig vom Datentyp muss zudem dokumentiert werden, bei welchen Daten die Migration fehlgeschlagen ist.