Datenschutz-konforme Archivierung
Collaboration-Daten – automatisch ins Archiv
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Automatisierte Aufbewahrungsprozesse nutzen
Vor allem bei großen Datenbeständen brauchen Unternehmen automatisierte Prozesse, die dafür sorgen, dass datenschutzrechtliche Vorschriften eingehalten werden. Geht nämlich die Übersicht verloren, kann nicht mehr gewährleistet werden, dass die Daten ordnungsgemäß identifiziert und archiviert werden. So kann es beispielsweise passieren, dass Informationen ins Archiv wandern, die dort nicht hingehören, oder dass zu archivierende Daten nicht vorschriftsgemäß abgelegt werden. Automatisierungswerkzeuge zur Einhaltung von Compliance-Regeln können unter anderem dafür sorgen, dass das System bestimmte Daten selbstständig löscht. Müssen oder dürfen Informationen etwa ab einem bestimmten Stichtag nicht mehr archiviert werden, werden sie ohne menschliches Zutun entfernt. Tagging, basierend auf eine Indizierung, hilft dabei, dass relevante Informationen sicher und richtlinienkonform in den Aufbewahrungsprozess einbezogen werden.
Daten finden mit Booleschen Operatoren
Wenn MitarbeiterInnen nach bestimmten Informationen im Archiv suchen, können sie von den sogenannten Booleschen Operatoren Gebrauch machen, die mit Wahrheitswerten operieren. So können MitarbeiterInnen Daten anhand verschiedener Suchkriterien aufspüren. Die technische Grundvoraussetzung dafür sind Metadaten. Sie stellen sogenannte Tags dar, die archivierten Daten zugeordnet werden. Nach diesen Tags oder Attributen können AnwenderInnen suchen und die Attribute logisch miteinander verknüpfen. Die Suchoperatoren „UND“ und „ODER“ stellen dabei die zwei grundlegenden Möglichkeiten für den Suchvorgang dar. Sind die Attribute durch ein „UND“ miteinander verbunden, werden nur Suchergebnisse ausgegeben, die die Anforderung an sowohl den einen als auch den anderen Tag erfüllen. Bei einer „ODER“-Verknüpfung gibt das Systeme sämtliche Ergebnisse aus, die entweder der einen oder der anderen Vorgabe entsprechen. Mittels Indizierung können alle AnwenderInnen dabei auch Dateiinhalte berücksichtigen. So können logische Zuordnungen vorgenommen werden und zusätzlich zu den Metadaten auch inhaltsbezogene Tags in die Suche einfließen.
Patrick Englisch, Technical Sales Manager, Veritas Technologies
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