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Digital durchgespielt
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Gemeinsam besser werden
Verglichen mit dem Altsystem bietet esoffice umfassende Unterstützung in der Stammdatenpflege wie bspw. beim Erfassen von potentiellen Kunden und Anlagen, oder auch bei der Nachverfolgung von Angeboten und der Materialbeschaffung. „Unser Ziel ist es, esoffice vollumfänglich zu nutzen, damit wir sämtliche Prozesse über die Software abbilden können und Daten nicht doppelt und dreifach vorliegen“, bringt es Maximilian Lieberz auf den Punkt.
Um die Lösung noch besser auf die etablierten Abläufe auszurichten, sucht er permanent das Gespräch zu den Kollegen aus den Abteilungen. „Nur so können wir jeden einzelnen Mitarbeiter auf den Weg in die Digitalisierung mitnehmen, damit am Ende alle Beteiligten von durchgängigen, transparenten Prozessen profitieren.“
Ein aktuelles Beispiel hierfür sind die Urlaubsanträge, die bis vor kurzem noch in Papierform eingereicht wurden. Heute sind sie mit der Personaleinsatzplanung in esoffice verknüpft. Genehmigter Urlaub wird automatisch angezeigt, sodass sich die Dienstpläne für die einzelnen Mitarbeiter komfortabel erstellen lassen. Die Dienstpläne selbst sind wiederum bei den einzelnen Technikerlizenzen hinterlegt, d.h. die Mitarbeiter im Außendienst können auch von unterwegs bspw. per Smartphone darauf zugreifen. Über die mobile Anwendung „esweb“ lassen sich darüber hinaus sämtliche Arbeits- und Fahrtzeiten sowie Materialverbräuche standortunabhängig mobil erfassen. Diese werden dann direkt an esoffice rückgemeldet und auf das jeweilige Projekt gebucht.
Verknüpfung von Produktion und Lager
Ein weiteres Projekt, dem sich Maximilian Lieberz derzeit verstärkt widmet, ist die digitale Verknüpfung von Produktion und Lager. „Wir können für jedes unserer Produkte in esoffice eine Stückliste erstellen. Das fertige Erzeugnis wird dann umgebucht, das heißt, wir müssen nicht jede Schraube einzeln ausbuchen, sondern die Produktion übernimmt einfach die Kaskade als Stückliste für das fertige Produkt“, erklärt er. Über die ERP-Software lassen sich dann sowohl Quell- als auch Ziellager definieren. Letzteres kann auch ein Kunde bzw. ein Auftrag sein, d.h. das fertige Erzeugnis wird direkt auf das Projekt gebucht. „Unsere ERP-Lösung multipliziert die Anzahl der hergestellten Produkte mit den Kaskaden und dieser Materialverbrauch wird dann automatisch aus unserem Lager gebucht.“
Schritt für Schritt besser werden
Hilfreich für die Arbeit von Maximilian Lieberz sind die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten der Software. So ließen sich einzelne Felder und Masken ohne viel Aufwand an die eigenen Unternehmensbedürfnisse anpassen. Obwohl alles in einer Software angelegt ist, können Zugriffsrechte für jede einzelne Lizenz individuell vergeben werden.
„Mit esoffice können wir unser gesamtes Tagesgeschäft digital durchspielen und exakt dokumentieren, vom ersten Kundenkontakt, über das Angebot und den Auftrag, bis hin zur Projektabwicklung und den anschließenden Servicearbeiten“, so Maximilian Lieberz. „Zu jeder Zeit ist dokumentiert, was beim jeweiligen Auftrag kommuniziert und geplant wurde. Das macht uns langfristig professioneller und unsere Kunden sind zufriedener.“
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