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Elektronische Signatur und PKI

New Work braucht die digitale Unterschrift

18. Januar 2021, 7:00 Uhr | Michael Rave/wg

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

E-Signatur und IT-Implementierung

Browser und Endgerät spielen bei der Implementierung keine entscheidende Rolle: Die meisten Lösungen funktionieren für Mac, Windows und Android gleichermaßen. Das Setup der Umgebung inklusive Tools zur Durchführung der E-Signatur und des kompletten restlichen Vertragslebenszyklus sollte nur wenige Tage in Anspruch nehmen. Zudem sollten sich die CI (Corporate Identity) und andere Unternehmensrichtlinien von Anfang an integrieren lassen, sodass die spätere Nutzung möglichst einfach und frei von Fehlerquellen ist. Denn je einfacher die Nutzung für den Endanwender, desto weniger Support muss das IT-Team des Unternehmens später leisten. Deshalb sollte sich die E-Signatur auch in bestehende Applikationen wie Salesforce, SAP oder ServiceNow integrieren lassen. Das erlaubt es, sie in Administrationsabläufe zu integrieren, ohne dass ein System separat zu hosten wäre. Bei der Integration kann man je nach Kenntnisstand der Mitarbeiter auch schrittweise vorgehen: Unternehmen können mit der E-Signatur starten und dann Stück für Stück alle weiteren Bestandteile des Anbieterportfolios implementieren. Idealerweise unterstützt die E-Signaturlösung hunderte Integrationen mit den APIs der Anwendungen, Workflows und Prozesse. Dadurch entsteht ein Cloud-basiertes CLM-Netz (Contract-Lifecycle-Management), das jeden Schritt von der Erstellung eines Vertrags über die Signatur, die Bearbeitung und die Archivierung digital abdeckt. Eine vollständige Integrierbarkeit erleichtert den Einstieg, aber auch den späteren Support durch die IT-Administratoren erheblich.

Unternehmen sollten zudem darauf achten, dass die Uptime eines solchen Systems bei mindestens 99,99 Prozent liegt. Nutzer sollten sich automatisiert erzeugen lassen, und das CLM sollte ein permanentes History-Tracking für jedes einzelne Dokument unterstützen. So lässt sich der Aufwand für ein manuelles Eingreifen des Administrators möglichst gering halten. Falls es doch zu Downtime oder anderen Problemen kommt, sollte ein persönlicher Support durch den Provider zur Verfügung stehen.