Elektronische Signatur und PKI
New Work braucht die digitale Unterschrift
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Herausforderungen für die IT
Ist ein E-Signatur- oder CLM-System einzurichten, stellt sich für das IT-Team des Unternehmens zunächst die bekannte Frage nach dem „Was, Wie und Wer“. Denn die meisten dieser Systeme sind flexibel und lassen sich auf die Bedürfnisse einzelner Abteilungen und Mitarbeiter abstimmen. Wichtig: Es sollte klar sein, wie das Backup der Dokumente im eigenen Account angelegt werden soll. Denn der Sender eines sogenannten „Envelopes“ – dieser „Umschlag“ enthält das abzustimmende oder zu unterzeichnende Dokument – ist automatisch auch der Technical Owner. Das hat Einfluss auf die Art und Weise, wie der Transfer und die Extraktion der Daten aufzubauen sind. Im Fall einer Integration in Bestands-CLM-Systeme sollte ein Unternehmen keine bereits bestehenden Nutzerdaten hinterlegen: Die Nutzung eines separaten „Integration Users“ ist auf jeden Fall zu empfehlen.
Insgesamt sind digitale Signaturen und Contract-Lifecycle-Management etwas, mit dem sich IT-Administratoren in Zukunft noch viel stärker beschäftigen müssen. Doch mit ihren großteils Cloud-basierten Systemen, hohen Security-Standards und individuellen Integrationsmöglichkeiten sind die Anbieter digitaler Signatursysteme auf Implementierung und Support gut vorbereitet. Man kann davon ausgehen, dass diese Standards sowie die Anpassungsfähigkeit der Systeme mit dem Fortschreiten von „New Work“-Modellen weiter wachsen und so dauerhaft eine noch bessere Grundlage für die Integration in Unternehmensnetzwerke bieten werden. Der reibungslosen Implementierung von Systemen großer Anbieter scheint aber schon jetzt nichts im Weg zu stehen.
Michael Rave ist Solution Architect bei DocuSign, www.docusign.com.
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- E-Signatur und IT-Implementierung
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