5 Profitipps für trickreiche Excel-Funktionen

2. TIPP: Umgangssprachliche Formeln verwenden

Wenn Sie in Excel eine Summe berechnen wollen, sieht das in der Regel etwa so aus: „=SUMME(F2:F12)“. Solche Formeln sind natürlich im Nachhinein nur schlecht nachvollziehbar. Viel schöner wäre es, wenn Sie anstelle von „=SUMME(F2:F12)“ einfach schreiben könnten: „=SUMME(Mai)“. Und noch schöner ist: Das klappt mit Excel viel einfacher als Sie glauben.

Damit dieser Trick funktioniert, muss die Option „Beschriftungen in Formeln zulassen“ eingeschaltet sein. Sie finden sie unter „Extras/Optionen“ auf dem Register „Berechnungen“. Die Einstellung bezieht sich immer auf die aktuelle Arbeitsmappe. Standardmäßig ist die Option ausgeschaltet.

Legen Sie nun eine Tabelle an, deren Spalten und Zeilen beschriftet sind (ähnlich wie in der Abbildung). Um jetzt zum Beispiel die Werte einer Tabellenspalte zu summieren, müssen Sie nicht die üblichen Zellbezüge à la „=SUMME(F2:F12)“ verwenden, sondern können einfach „SUMME(Mai)“ schreiben, wobei „Mai“ die Beschriftung der gewünschten Spalte ist.

Auch mehrere Spalten oder Zeilen lassen sich mit dieser Methode problemlos ansprechen. Um etwa die Summe der ersten Quartale zu berechnen, verwenden Sie die Formel „=SUMME(Jan:Mrz)“. Und auch wenn Sie auf eine bestimmte Zelle der Tabelle zugreifen möchten, lässt sich das dank ihrer Beschriftungen komfortabel und lesefreundlich lösen. Verwenden Sie dazu einfach die Syntax „Spaltenbeschriftung + Leerzeichen + Zeilenbeschriftung“. Um also in der hier abgebildeten Tabelle auf die Umsätze für Januar 2008 zuzugreifen, schreiben Sie „ = Jan ‚2008‘“. (Die Apostrophe sind notwendig, da es sich hier um Jahresangaben, also um Zahlen handelt).

Sie können die Bereiche Ihrer Tabellen, die Sie als Beschriftung verwenden, auch per Hand festlegen. Markieren Sie dazu die gewünschten Zellen und rufen dann mit „Einfügen/Namen/Beschriftung“ das Dialogfeld „Beschriftungsbereiche“ auf. Teilen Sie Excel mit, ob es sich um eine Zeilen- oder eine Spaltenbeschriftung handelt und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Anschließend erkennt Excel auch Zahlen und Datumsangaben als Spaltenbeschriftung und ergänzt in Formeln automatisch die erforderlichen Apostrophe. Wenn Sie die Zellen, die Sie als Beschriftungsbereiche definiert haben, sichtbar machen wollen, stellen Sie die Vergrößerung des Tabellenblattes einfach auf einen Wert kleiner als 40% ein. Excel rahmt die betreffenden Zellen dann Blau ein.

1. 5 Profitipps für trickreiche Excel-Funktionen
2. 2. TIPP: Umgangssprachliche Formeln verwenden
3. 3. TIPP: Gestapelte Beschriftungen
4. TIPP 4: Tabellen mit SVERWEIS durchsuchen
5. TIPP 5: Bereiche dynamisch ändern