Die Mailbox schlank halten

Oftmals sind die Anhänge einer E-Mail-Nachricht wichtiger als die Nachricht selbst. Aber sie lassen das E-Mail-Archiv auch enorm anwachsen. Mit einem Kniff lässt sich das bei Microsoft Outlook verhindern.

Wer Outlook für den Zugriff auf ein POP-Konto nutzt und alle Nachrichten auf dem lokalen Computer speichert, kann Folgendes tun, um die Mailbox schlank zu halten und Outlook zu beschleunigen: Die Dateianhänge in einem Ordner auf der Festplatte speichern und sie aus den Nachrichten entfernen.

Wie ein Dateianhang gespeichert wird, dürfte den meisten Benutzern geläufig sein: Das Kontextmenü eines Dateianhangs enthält dafür den Eintrag »Speichern unter …«. Was aber nur wenige beachten (oder wissen), ist, dass der Dateianhang durch das Speichern in einem Ordner nicht aus der Mailbox verschwindet.

Benötigt der Benutzer die Nachricht nicht mehr, die den Dateianhang enthält, löscht er sie einfach und damit den Anhang. Möchte er aber die Nachricht behalten, muss er den Anhang explizit entfernen.

Und genau dafür gibt es im Kontextmenü des Dateianhangs den Eintrag »Entfernen«. Mit einem Klick darauf löscht Outlook den Anhang in der Mailbox, nicht aber die in einem anderen Ordner gespeicherte Kopie.