E-Mail für wen?

Die richtige Migrationsvariante

Erst nach der Bestandsaufnahme kann entschieden werden, welche Migrationsvariante für das Unternehmen am besten geeignet ist. Vor allem bei Unternehmenszusammenschlüssen kann eine Koexistenzphase notwendig sein, in der beide Systeme für eine gewisse Zeit parallel laufen. Schneller und kostengünstiger ist eine sogenannte kalte Migration, bei der von heute auf morgen das neue System läuft. Problematisch ist bei beiden Varianten, dass keine Altdaten übernommen werden. Die Benutzer müssen so bei einer Koexistenz von einem Programm in ein anderes wechseln, um an alte Informationen zu kommen. Wichtige Daten werden dann per »copy & paste« manuell übertragen. Bei einer kalten Migration stehen die alten Daten nur dann zur Verfügung, wenn diese vorab auf einem Datenträger gespeichert wurden. Beide Möglichkeiten sind daher für den Anwender nicht wirklich komfortabel, was sich auch negativ auf die Akzeptanz des neuen Systems auswirken kann.

Benutzerfreundlicher sind Szenarien, die eine teilweise oder komplette Übernahme der Altdaten vorsehen. Die Migration ist in diesem Fall sehr komplex und nur möglich, wenn eine Software die automatisierte Datenübernahme gewährleistet.

Doch auch innovative Migrationstools können Stolperfallen, die den Erfolg des Projektes gefährden, nicht ganz aus dem Weg räumen. Dazu gehören beispielsweise wiederkehrende Kalendereinträge, die oft gar nicht oder nur rudimentär übernommen werden. Auch verschlüsselte E-Mails sind häufig ein Problem: Nur wenn der Schlüssel zentral hinterlegt ist, können diese automatisiert ent- und nach der Migration wieder verschlüsselt werden. Andernfalls sind die Administratoren auf die Mithilfe jedes einzelnen Schlüssel-Besitzers angewiesen. Speziell bei der Umstellung von IBM Lotus Notes/Domino auf Microsoft Exchange kann es zu fatalen Folgen kommen, wenn nicht vorab geprüft wird, welche Anwendungen und welche Workflows mit dem Mailsystem verbunden sind. Werden nur die Mailboxen migriert, sind die dahinterliegenden Anwendungen mit Workflow-Funktionalitäten, die in das Mailsystem eingebunden sind, verloren.

1. E-Mail für wen?
2. Die richtige Migrationsvariante
3. Akzeptanz bei den Mitarbeitern als Erfolgsfaktor