E-Mail für wen?

Akzeptanz bei den Mitarbeitern als Erfolgsfaktor

Wie erfolgreich ein Migrationsprojekt ist, hängt letztlich nicht nur von der technisch reibungslosen Abwicklung ab. Vielmehr geht es auch darum, dass die Anwender gerne mit dem neuen System arbeiten und auch von Anfang an die für sie relevanten Funktionalitäten voll ausnutzen können.

Um sicherzustellen, dass das neue System akzeptiert wird, bedarf es einer gut aufgesetzten Kommunikationsstrategie, die die Mitarbeiter von Anfang an ins Boot holt. Denn nur wenn sie verstehen, warum ein neues Mailsystem notwendig ist, werden sie sich darauf einlassen. Parallel sollte Mitarbeitern ein umfassendes Schulungsprogramm geboten werden: Die Trainings sorgen dafür, dass die Anwender weniger Scheu vor dem Umgang mit dem neuen System haben. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer von Anfang an hohen Produktivität.

Planung, technische Umsetzung, Kommunikation, Schulung: Der Aufwand für eine Mailmigration ist hoch. Auf der anderen Seite ist der Nutzen nur beschränkt. Der Anwender arbeitet vor der Umstellung mit einem funktionieren Mailsystem und danach auch. Mailservices sind mittlerweile Basisleistungen, mit denen kein Unternehmen mehr Wettbewerbsvorteile erzielen kann.

Kein Wunder, dass immer mehr Anbieter externe E-Mail-Services offerieren. Dem Hype Cycle des Marktforschungsunternehmens Gartner zufolge gehört Cloud Computing zu den fünf Technologien, die in den kommenden Jahren grundlegende Veränderungen im Geschäftsleben auslösen werden. Doch die Analysten gehen davon aus, dass dies noch fünf bis zehn Jahre dauern wird. Ähnlich schätzt auch IDC die Situation ein. Eine aktuelle Studie belegt, dass sich 75 Prozent der befragten Unternehmen noch nicht einmal mit Cloud Computing befasst haben (siehe auch Artikel in der InformationWeek 9/09 vom 24. September). Ein klares Zeichen dafür, dass das Thema in Deutschland noch nicht angekommen ist. Anbieter, die erfolgreich auf der Cloud-Welle mitschwimmen wollen, sollten sich dennoch bereits heute auf Rahmenbedingungen wie Datenschutzrichtlinien oder Sicherheitsstandards in Europa einstellen.

Erste Basislösungen wie Microsoft live, Notes live oder Google Mail sind schon auf dem Markt. Dabei hat Google eine besonders starke Position: Das Unternehmen ist sehr web-orientiert, bringt daher eine große Erfahrung mit und bietet stetig neue Services an. So wurde Google Mail erst kürzlich um eine Funktion erweitert, mit der die Aufgabenliste verschickt werden kann. Damit ist zwar noch keine richtige Teamaufgabenverwaltung möglich, aber der Weg in Richtung Kollaboration ist deutlich erkennbar.

In den USA gibt es schon viele Unternehmen mit konkreten Cloud-E-Mail-Projekten – wie sich das Umfeld weiter entwickelt, bleibt abzuwarten. Unternehmen, die aktuell vor der Herausforderung Migration stehen, brauchen heute die richtige Lösung. Das Mittel der Wahl ist im Wesentlichen eine planvolle Herangehensweise und eine sorgfältige Analyse. Diese erspart in jedem Fall teure Überraschungen.

Dr. Nikolaus Krasser ist Vorstand der Pentos AG

1. E-Mail für wen?
2. Die richtige Migrationsvariante
3. Akzeptanz bei den Mitarbeitern als Erfolgsfaktor